Een carrière als vergaderplanner biedt u de mogelijkheid om naar interessante bestemmingen te reizen terwijl u aan een breed scala aan zakelijke activiteiten werkt. U kunt als interne medewerker werken voor een bedrijf, een non-profitorganisatie of een bedrijf voor vergaderingen en evenementen, of uw beroep uitbouwen als een onafhankelijke consultant. Veel van het werk van een conferentieplanner komt nadat het evenement is gepland; organisatie en aandacht voor detail zijn belangrijke eigenschappen van succesvolle vergaderingen professionals.
$config[code] not foundPlanning
Conferentieplanners helpen bij het ontwikkelen van vergaderingen, zelfs als de klant gedetailleerde ideeën heeft. Tijdens de eerste planningsvergadering bespreekt de planner de doelen van de klant; deze doelen kunnen het genereren van winst omvatten, het creëren van een lidmaatschapswerving en retentie-uitkering of het belonen van actieve leden of belangrijke professionals uit de sector met sprekende slots. Het planningsteam bespreekt locaties die de meeste aanwezigen kunnen aantrekken, de beste datums, een thema voor de vergadering, de geschiedenis van het afgelopen evenement, de agenda en logistieke behoeften.
budgettering
Na de eerste vergadering maakt een conferentieplanner de eerste versie van het budget, inclusief gedetailleerde projecties van inkomsten en uitgaven. Nadat de klant het budget heeft goedgekeurd, gaat de planner verder met onderhandelen en boeken van de locatie, evenals leveranciers en leveranciers. Het onderhandelen van kamerprijzen, cateringkosten, audiovisuele prijzen en andere uitgaven is een hoofdverantwoordelijkheid van een conferentieplanner. Het vermogen om de beste deals te vinden en deze kosten te verlagen, is een belangrijk verkoopargument voor veel professionals bij vergaderingen. In sommige gevallen is de planner gemachtigd om namens de klant contracten te ondertekenen; in andere gevallen bereidt de planner ze voor op de beoordeling en handtekening van de klant.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingLogistiek
Zodra de contracten zijn voltooid, beheert de planner de vele details die aan de conferentie zijn gekoppeld. Dit omvat marketing, registratie, het maken van badges, het boeken van spreekkamers, het verkopen van advertenties, stands en sponsoring, het regelen van eten en drinken, het creëren van kinderen en partneractiviteiten en het organiseren van externe evenementen zoals golf- en tennistoernooien. Dit werk vergt aanzienlijke monitoring en tracking, met details werken een primaire verantwoordelijkheid van de planner van de conferentie. Vergeten om badges te bestellen kan bijvoorbeeld de hele vergadering beschadigen.
Uitvoering
Tijdens het evenement is de conferentieplanner vaak ter plaatse en verschijnt hij vroeg om kennis te maken met het personeel van de site. De planner bewaakt de setups van de seminarruimte, het beursterrein, de registratiebalie en de eetruimtes en logboeken bij alle zendingen naar de locatie. De conferentieplanner moet altijd beschikbaar zijn om eventuele problemen op te lossen. Ervaren planners hebben altijd een back-upplan klaar in het geval van een probleem. Als de klant betaalt voor eten en drinken op basis van het aantal deelnemers, bevestigt de planner de bezoekersaantallen bij de cateringmanager bij elk evenement.
Opvolgen
Na afloop van het evenement beoordeelt de planner alles wat er tijdens de conferentie is gebeurd en bereidt hij een rapport na de conferentie voor. De planner beoordeelt en keurt alle contracten goed, bekijkt deelnemers en stelt de resultaten samen en stuurt facturen voor stands, advertenties, sponsoring of registratie die nog niet zijn verzameld. Belangrijk is dat de planner de klanten ontmoet om hun evaluatie van het evenement te bespreken.
