Een georganiseerd bedrijf is een productief bedrijf. Je zou jezelf misschien niet als gezegend met natuurlijke organisatorische vaardigheden beschouwen, maar nu is het de perfecte tijd om je bedrijfs- en werkruimte georganiseerd te krijgen.
Hieronder staan 10 tips om u daarbij te helpen en op weg te gaan in het nieuwe jaar.
Hoe u uw kleine onderneming organiseert
Zuiver uw kantoor
Zelfs als je het niet erg vindt een beetje rommel en stof te maken, kan te veel rommel bijdragen aan de dagelijkse stress en chaos.Rommel bestaat omdat we denken dat alles belangrijk is. Met het nieuwe jaar gooi je wat is verouderd, niet meer relevant of een duplicaat.
$config[code] not foundBijvoorbeeld:
- Recycle de kapotte elektronica die je in een kast hebt verstopt.
- Verwijder al die oude spraakberichten.
- Doneer alles wat je niet nodig hebt of gebruikt.
- Houd de basis en alles wat u het afgelopen jaar hebt gebruikt; al het andere kan gaan.
Wanneer uw werkruimte schoon en overzichtelijk is, zult u genieten van tijd doorbrengen aan uw bureau en zult u geen tijd verspillen met zoeken door rommel of het verplaatsen van stapels rond.
Organiseer uw papieren bestanden
Eén studie toonde aan dat de gemiddelde persoon meer dan 4 uur per week verspilt aan het zoeken naar papieren. Blader door uw archiefkasten en vernietig alles dat verouderd is of niet langer relevant is voor uw bedrijf.
Als u zich zorgen maakt, hebt u misschien vier jaar oude aantekeningen van een klantproject nodig, scant u de originelen en gooit u de papieren bestanden weg om meer ruimte te maken.
Papieren ontvangstbonnen
Aangezien de IRS elektronische kopieën van kwitanties accepteert, is er eigenlijk geen reden om door te gaan met al die kleine stukjes papier van restaurants, taxi's, kantoorbenodigdheden, etc.
Zoek naar een scanbeheer-scanner of -app voor uw smartphone (zoals Neat Receipts) en zorg ervoor dat u met uw oplossing gegevens kunt exporteren naar elke kostenrapportage / accounting-app die u gebruikt.
Gebruik de cloud voor opslag en delen
Als u dit nog niet hebt gedaan, kunt u cloudgebaseerde hulpprogramma's gebruiken om documenten te delen en op te slaan. Met Google Drive kunt u bijvoorbeeld gratis tot 15 GB opslaan en klanten of collega's toegang geven tot samenwerking. Andere hulpmiddelen zijn Dropbox en Box.
Door bestanden in de cloud te huisvesten, kunt u helpen uw persoonlijke opslag op te schonen en waardevolle tijd besparen bij het e-mailen van documenten heen en weer wanneer u samenwerkt met anderen.
Tame Your Inbox
Als je e-mailinbox een catchall is geworden voor elke e-mail die je de afgelopen jaren hebt ontvangen, is het tijd om je huis schoon te maken. Het is mogelijk om uw e-mailinbox te beheren, zodat u alleen de berichten ziet die u nog moet afhandelen en al het andere netjes wordt gearchiveerd voor bewaring. Begin met een schone lei door alles weg te vijlen waar u niet langer op hoeft te reageren.
Beperk vervolgens het niveau van nieuwe e-mails die je elke dag ontvangt door je af te melden voor nieuwsbrieven of andere abonnementen die je niet meer leest. Maak specifieke mappen waarin niet-essentiële e-mails automatisch worden verzonden, zodat ze uw dagelijkse stroom niet onderbreken.
Verkrijg de juiste tool om notities te maken
Een sleutel om georganiseerd en effectief te blijven als eigenaar van een klein bedrijf is de juiste oplossing te hebben voor het noteren van taken of inspiraties wanneer ze toeslaan.
Of u nu liever pen en papier gebruikt, spraakopnamen op uw smartphone of een app als Evernote, het belangrijkste is dat de oplossing past in uw levensstijl, zodat u deze consistent gebruikt.
Ruim uw social media-profielen op
Het is niet alleen uw e-mailinbox en desktop die ten prooi vallen aan rommel. Uw sociale media-profielen kunnen ook verstopt raken en verouderd zijn.
Neem eerst de balans op van waar uw bedrijf een sociale aanwezigheid heeft en laat alle accounts die niet langer in gebruik zijn, verwijderen. Het heeft geen zin om meerdere Pinterest-, Twitter-, Facebook-, LinkedIn-, Tumblr- en Instagram-profielen te hebben als je niet actief elke account post en bewaakt.
Je kunt ook een tool zoals JustUnfollow gebruiken om volgers die inactief zijn of je niet volgen, te verwijderen.
Maak kennis met een belastingadviseur
Wacht niet tot het tijd is om uw aangiften in te dienen om na te denken over belastingen. Maak begin van het jaar een afspraak met een CPA of belastingadviseur.
Als uw bedrijf nog steeds is gestructureerd als een eenmanszaak, is dit het moment om na te denken over het beschermen van uw persoonlijke vermogen en het verkrijgen van andere voordelen via een formele bedrijfsstructuur zoals een LLC of een bedrijf.
Neem de leiding over uw boeken
Als u een klein bedrijf hebt, hebt u al een soort proces voor het factureren, verwerken van betalingen, het registreren van uitgaven en het volgen van projecten. Maar als u uw proces de laatste tijd niet heeft bijgewerkt, is er waarschijnlijk een app om deze administratieve taken eenvoudiger en efficiënter te maken.
Bekijk uw tablet / smartphone-app store voor een nieuwe tool waarmee u zich in het nieuwe jaar beter kunt organiseren en uw boeken kunt beheren. Er zijn bijvoorbeeld FreshBooks, Mint, Kashoo en InDinero om er maar een paar te noemen.
Bind eventuele juridische losse einden vast
Dit is een perfecte gelegenheid om eventuele losse eindjes aan elkaar te knopen die je in voorgaande jaren hebt uitgesteld. Heeft u bijvoorbeeld een DBA (Doing Business As) voor uw bedrijfsnaam ingediend? Heb je een btw-nummer gekregen? Zijn al uw licenties en lokale vergunningen in orde? Heeft u wijzigingen aangebracht in uw bedrijf en LLC en moet u nog steeds een statutenwijziging indienen om deze wijzigingen bij de staat te registreren?
Welke andere tips kunt u aanbieden om uw bedrijf dit jaar te organiseren?
Organisatie Concept Foto via Shutterstock
40 Opmerkingen ▼
