Naarmate kleine bedrijven veranderen en groeien, wordt het vermogen om snel op te schalen of af te bouwen een noodzaak. Het toevoegen van nieuwe werknemers vereist bijvoorbeeld dat het bedrijf zijn telefoonsysteem aanpast om tegemoet te komen aan de behoefte aan meer lijnen.
Dat is moeilijker om te bereiken met traditionele on-premise telefoniesystemen als gevolg van hogere instellings- en onderhoudskosten, de behoefte aan hardware op locatie en afhankelijkheid van IT-ondersteuning. Een cloud-gebaseerd telefoonsysteem zou kleine bedrijven in staat stellen om communicatiediensten op een minder dure, meer gestroomlijnde en behendige manier te beheren.
$config[code] not foundDe volgende punten, afgeleid van een e-mailuitwisseling tussen Small Business Trends en Aaron Charlesworth, VP van productmarketing bij Vonage, schetsen de voordelen die kleine bedrijven kunnen bieden door over te schakelen van traditionele PBX-systemen naar cloudgebaseerde VoIP-technologie.
Voordelen van een cloud-gebaseerd telefoonsysteem
1. Volledig geïntegreerd communicatiesysteem
Een rapport van het onderzoeksbureau Gartner wijst erop dat de integratie van de communicatie van een bedrijf met zijn dagelijkse applicaties voor bedrijfsprocessen en workflows de efficiëntie verhoogt.
Bedrijfstools die in de cloud werken, kunnen eenvoudig worden geïmplementeerd, waardoor werknemers verbonden kunnen blijven, ongeacht of ze zich op kantoor of onderweg bevinden.Op deze manier biedt de cloud een consistente zakelijke aanwezigheid en helpt deze de productiviteit te verhogen met naadloze toegang tot CRM-tools, e-mail, instant messaging, spraak- en videoconferenties.
2. Controle over manieren van communicatie
Een cloud-gestuurd systeem zet bedrijven in de stoel van de bestuurder, zodat ze kunnen kiezen en kiezen welke functies ze nodig hebben, met toegang om ze eenvoudig aan of uit te zetten.
Bovendien bieden cloudoplossingen werknemers altijd en overal toegang via een smartphone, bureautelefoon of softphone voor al hun belfuncties. Beter nog: ze kunnen real-time toegang krijgen tot hun bedrijfssoftware.
3. Toplijn zakelijke functies
Een cloud-gebaseerd telefoonsysteem zou kleine bedrijven toegang geven tot de soorten netwerkapplicaties die men doorgaans bij grotere bedrijven zou vinden. Deze omvatten functies zoals een Virtual Assistant, Auto Attendant, Never Miss a Call of Call Center-oplossingen.
4. Mobiliteit en gebruiksgemak
De huidige werkplek wordt steeds mobieler, en kleine bedrijven moeten vooral vanuit meerdere locaties kunnen werken.
Met een cloudgebaseerd systeem hebben werknemers in kleine bedrijven toegang tot functies waarmee ze zich overal kunnen aanmelden, zodat ze onderweg bereikbaar zijn, waardoor klantgerichte en omzetproducerende medewerkers meer controle hebben over hun productiviteit.
5. Tijdbeheer en efficiëntie
Webgebaseerde klantportals stellen IT-medewerkers in staat hun systeem efficiënter te beheren. Met inzicht in de installatie, serviceconfiguratie, probleemmeldingen, training, facturering en oproepanalyses, biedt deze volledige toegang tot het systeem en account van een klant de mogelijkheid om minder middelen aan projectbeheer te spenderen en zich meer te richten op werk dat bijdraagt aan de bedrijfsresultaten.
Bovendien kunnen cloudoplossingen gemakkelijk worden geïntegreerd met andere cloudgebaseerde applicaties, waardoor mobiele medewerkers toegang hebben tot alle functies en functionaliteit die ze nodig hebben om net zo efficiënt te werken als op kantoor.
6. Flexibiliteit om op te schalen (en neer)
Naarmate een bedrijf groeit, neemt ook de behoefte om nieuwe werknemers aan te nemen, nieuwe kantoren te openen en nieuwe klanten aan boord toe. Dit vereist een communicatiesysteem dat kan worden opgeschaald - of omlaag - als de behoefte zich voordoet.
Met een cloud-gebaseerd telefoonsysteem kunnen bedrijven net zoveel extensies toevoegen als nodig is om een hoger belvolume te krijgen, of, indien nodig, eenvoudigweg bellen om deze extra extensies te deactiveren. In tegenstelling tot traditionele systemen betalen bedrijven alleen voor de verlengingen die ze nodig hebben zolang ze ze nodig hebben.
7. Bedrijfscontinuïteit
Door met een telefoonsysteem "in the cloud" te werken, kunnen bedrijven verbonden blijven met hun klanten, ongeacht de omgeving. Een cloud-gebaseerd communicatiesysteem wordt waarschijnlijk niet beïnvloed door externe factoren, zoals slecht weer of andere problemen waardoor medewerkers mogelijk niet op kantoor kunnen komen.
Met een cloudgebaseerd systeem kunnen bedrijven een consistente aanwezigheid behouden en toegang krijgen tot de benodigde tools om de zaken soepel te laten verlopen.
8. Verbeterde klantenservice
Met de functie Virtual Receptionist (VR) of Auto Attendant kunnen bedrijven eenvoudig naar verschillende afdelingen doorverwijzen en zelfs begroetingen maken die uniek zijn voor een bepaalde afdeling.
Een bedrijf kan bijvoorbeeld van tevoren een vakantiegroet instellen (via de beheerportal) en het vooraf instellen om terug te keren naar de niet-vakantiegroet op een specifieke datum. Het kan ook een wachtbericht toevoegen over speciale promoties of veelgestelde vragen.
9. Nieuwe servicefuncties die eenvoudig zijn toegevoegd
Tijdens drukke seizoenen voegen sommige bedrijven premium-belfuncties toe om de efficiëntie van het bellen te verhogen en de bezetting te maximaliseren. Oproepgroepen staan bijvoorbeeld toe dat inkomende oproepen op meerdere extensies overgaan.
Call Queues bieden een "dynamische wachtkamer" voor bellers waarmee bedrijven de wachttijd kunnen aanpassen en het belvolume beter kunnen beheren. Beide helpen om voicemails, gemiste oproepen en bezetsignalen te verminderen, waardoor service mogelijk is voor zoveel mogelijk bellers.
10. Kostenbesparingen
Kostenbesparingen zijn een ander voordeel van cloud-gebaseerd telefoonsysteem. Het verplaatsen van telecommunicatie van PBX-platforms naar de cloud kan minder duur zijn in vergelijking met maandelijkse servicetarieven vergeleken met een traditioneel systeem, waardoor de kosten worden verlaagd en uiteindelijk de winstgevendheid wordt verhoogd.
Cloud Phone Photo via Shutterstock
7 Opmerkingen ▼
