Microsoft Teams is een communicatiehulpmiddel binnen Office 365 dat kleine bedrijven een eenvoudige manier biedt om te communiceren en samen te werken met werknemers. Voor degenen die geen Microsoft Teams hebben gebruikt, kan het helpen om waardevolle tips en inzichten van experts te krijgen om er het beste van te maken.
Microsoft Teams Tips
Simona Millham is een Microsoft Certified Trainer en een trainer voor IT-leerplatform CBT Nuggets. Ze heeft waardevolle tips gedeeld voor het optimaal benutten van Microsoft Teams voor kleine bedrijven in een e-mailinterview met Small Business Trends.
$config[code] not foundMinimaliseren van e-mailcommunicatie
Een van de grootste voordelen van Microsoft Teams is dat het bedrijven in staat stelt al hun communicatie op één plek georganiseerd te houden, in plaats van te vertrouwen op lange e-mailketens die gemakkelijk verloren kunnen gaan in de shuffle. Dus als u het beste uit Microsoft Teams wilt halen, gebruik het dan in plaats van, niet in aanvulling op, e-mail voor interne communicatie.
Millham zegt: "Als iemand een e-mail stuurt naar het team met een relatief triviale vraag, en iedereen antwoordt, genereert dat ontzettend veel e-mail. Gesprekken vormen de kern van Teams, waardoor het gemakkelijk is om threads in één oogopslag te zien en snel te reageren waar relevant. "
Deel conversaties met nieuwe teamleden
Microsoft Teams kunnen ook nieuwe werknemers makkelijker aan boord helpen. Wanneer u een nieuwe aanwinst doet, of een bestaand teamlid toevoegt aan een nieuw project, kunt u gesprekken vanuit die thread of project met hen delen, zodat ze gemakkelijk bij kunnen praten, in plaats van hen vele e-mails door te sturen of ze omslachtige documenten te overhandigen.
Blijf bij een paar groepen
Met Microsoft Teams kunt u verschillende groepen binnen uw organisatie aanwijzen, zodat u gesprekken kunt voeren met relevante teamleden. Maar ga niet overboord gooien met groepen voor elke mogelijke combinatie van werknemers meteen. Bedenk eens wie het meest samen aan projecten werkt en creëer alleen die groepen die logisch zijn om niet iedereen te overstelpen met tonnen opties. Je kunt altijd later meer toevoegen.
Heb een doel voor elke groep
Als u moeite heeft om te bepalen met welke groepen u begint, kunt u overwegen wat u voor elke groep wilt bereiken. U wilt bijvoorbeeld een groep alleen voor topmanagement, waar u bij het nemen van grote strategische beslissingen naar toe zou moeten gaan. Maar misschien wilt u ook groepen voor specifieke doeleinden, zoals IT-ondersteuning en sociale mediamarketing.
Voeg onderweg groepen toe
Van daaruit kunt u altijd groepen toevoegen als specifieke projecten hen vragen. Stel dat je een speciaal klantproject hebt waarbij mensen van verschillende afdelingen betrokken zijn die normaal niet samenwerken. Maak een groep die alleen voor die instantie is, zodat die werknemers niet in een algemenere thread hoeven te communiceren.
Stel audiovergaderingen in
Microsoft Teams biedt ook een functie voor audioconferenties, zodat u spraakvergaderingen binnen specifieke groepen of alleen met één of twee teamleden kunt hosten. Dit kan een bijzonder handige functie zijn, vooral als u een aantal teamleden hebt die op afstand werken. U kunt het ook gebruiken om te communiceren met externe klanten via een nieuwe gasttoegangsfunctie.
Maak een communicatiestrategie
Microsoft Teams is natuurlijk niet het enige Microsoft-product dat communicatiefuncties biedt, zoals chat- en audio-oproepen. Maar Millham waarschuwt om niet te verstrikt te raken in het gebruik van elke beschikbare optie. Maak in plaats daarvan een specifiek plan dat schetst in welke situaties u Microsoft Teams gebruikt voor communicatie versus andere platforms.
Millham legt uit: "Ik denk dat een van de grootste uitdagingen is om zakelijke gebruikers te helpen te begrijpen WELKE Microsoft Office 365-tool WHEN moet gebruiken. Er is overlap tussen de functionaliteit van Teams, Yammer en Skype voor Bedrijven wat erg verwarrend is voor gebruikers, en ze zullen waarschijnlijk standaard teruggaan naar e-mail zonder enige begeleiding. Dus mijn aanbeveling is dat het bedrijf wat tijd nodig heeft om na te denken over welke tools het best bij verschillende delen van zijn organisatie passen - en om een aantal pilots met verschillende groepen gebruikers uit te voeren - en dan begeleiding en bewustzijn te bieden aan eindgebruikers. "
Test communicatiestrategieën
Zoals Millham al zei, kan het nuttig zijn om verschillende communicatiestrategieën binnen uw organisatie daadwerkelijk uit te testen om te zien wat het beste werkt voor uw specifieke team. U zou bijvoorbeeld kunnen vaststellen dat het verstandig is om Skype te gebruiken voor clientoproepen als de meeste van uw klanten al Skype-ID's hebben en zich niet willen aanmelden voor gasttoegang bij Microsoft Teams. Maar u kunt ervoor kiezen om alle interne oproepen binnen Teams te bewaren omwille van de eenvoud. Blijf gewoon open voor input van medewerkers, zodat u uw plan kunt afstemmen op hun behoeften.
Blijf up-to-date met nieuwe functies
Microsoft Teams verandert voortdurend en voegt nieuwe functionaliteit toe die uw team ten goede kan komen of de manier waarop u het platform gebruikt, kunt veranderen. Microsoft is bijvoorbeeld bezig met het integreren van de Skype voor Bedrijven-functionaliteit in Teams. Millham raadt aan de Microsoft Teams-documentatie en praktische richtlijnen te raadplegen voor meer informatie en updates over eventuele wijzigingen of nieuwe functies.
Train uw werknemers
Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat uw medewerkers begrijpen hoe ze het beste uit Microsoft Teams kunnen halen. En daarvoor zijn voldoende middelen beschikbaar. CBT Nuggets biedt één optie voor training van Microsoft Teams.
Millham zegt: "Voor eigenaars van kleine bedrijven omvat het een overzicht van de middelen die in overweging moeten worden genomen bij het inzetten van Teams en het aanmoedigen van gebruikersacceptatie. Voor werknemers gaat het over het gebruik van kanalen, gesprekken, vergaderingen, het delen van bestanden, wiki's en meer. "
Afbeelding: Microsoft
1
