Administratieve taken, zoals het typen, archiveren en beantwoorden van kantoortelefoons, werden ooit gedegradeerd naar secretaresses, uitvoerende assistenten en administratieve medewerkers. Maar met meer banen die technologische vaardigheden vereisen, is het geen ongebruikelijke verwachting voor professionals (waaronder advocaten, artsen, leraren, etc.) om administratieve taken te gebruiken om hun dagelijkse taken uit te voeren. Omdat veel werknemers computers gebruiken, is administratief werk een essentieel onderdeel geworden van praktisch elke taak en elk beroep. GoodTemps-bijdrager Carissa Doshi bespreekt waarom deze zes administratieve vaardigheden van vitaal belang zijn voor kantoorpersoneel: typen, archiveren, gegevens invoeren, telefoongebruik en vaardigheid met Microsoft Word en Excel.
$config[code] not foundTypische kantoorvaardigheden
Ongeacht of je solliciteert om een uitvoerend assistent of een procureur te zijn, je zou wat administratieve vaardigheden moeten hebben. Afhankelijk van je rol, zou je deze vaardigheden niet als strikt administratief kunnen beschouwen - het kan nauwkeuriger zijn om ze als kantoorvaardigheden te beschrijven.Een administratief medewerker zal uiteraard het grootste deel van zijn werkdag besteden aan het uitvoeren van administratieve taken. Dat gezegd hebbende, advocaten, verpleegkundigen en andere professionals vertrouwen ook op hun typering en aanverwante technologische vaardigheden bij het opstellen van klantbrieven, het samenstellen van medische-kantoorbezoeksamenvattingen, het schrijven van juridische memoranda of het maken van notities op de laptop tijdens het proces. De administratief medewerker kan zijn 'administratieve vaardigheden' gebruiken bij het beschrijven van zijn kwalificaties, terwijl de procureur van het personeel gewoon de term 'kantoorvaardigheden' kan gebruiken om uit te leggen dat zij de weg kent op een toetsenbord. U bent het wijdverspreide en multifunctionele gebruik van administratieve en typische kantoorvaardigheden verschuldigd aan computers, laptops, tablets en smartphones.
Verbeter uw mogelijkheden in typen, Microsoft Word en Excel
Inzicht in de plaatsing van letters op het toetsenbord en de letters waarop u uw vingers rust is de sleutel (geen woordspeling) voor snel en nauwkeurig typen. Voordat u uw aanvraag indient voor een taak waarvoor u als een vereiste kwalificatie moet typen, neemt u een online typetest zoals die op LiveChat wordt aangeboden. Een online typetest meet uw snelheid (woorden per minuut of WPM) en nauwkeurigheid. Veel werkgevers waarderen nauwkeurigheid boven snelheid. Als u bijvoorbeeld 100 woorden per minuut typt en uw nauwkeurigheid slechts 60 procent is, besteedt u tijd aan het corrigeren van uw fouten. U kunt net zo goed streven naar het typen van 50 WPM met een nauwkeurigheid van 100 procent. Er zijn tal van online tutorials om je typevaardigheden te verbeteren.
Administratieve vaardigheden zijn tegenwoordig over het algemeen synoniem aan de mogelijkheid om productiviteitstoepassingen - zoals Microsoft Word, Excel en vaak PowerPoint en Access - op de computer te gebruiken. Uw vaardigheid met Microsoft Word, Excel en andere softwaretoepassingen is ten dele afhankelijk van uw typevaardigheden. Hetzelfde met gegevensinvoer. Wanneer u correspondentie, rapporten of ander geschreven materiaal in een verhalende vorm samenstelt, is het waarschijnlijk dat u Microsoft Word gebruikt. De spreadsheets die u maakt, vereisen kennis van gegevensinvoer en kennis van Microsoft Excel - beide vereisen nauwkeurigheid en in sommige gevallen snelheid, afhankelijk van hoe snel u uw werk moet produceren. De term "gegevensinvoer" verwijst gewoonlijk naar toetsenbordvaardigheden (d.w.z. typen) die getallen omvatten, samen met uw niveau van comfort met de rechterkant van het toetsenbord dat vergelijkbaar is met een 10-toetss optelmachine.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingTelefoon- en kantoorcommunicatie
Secretaresses, administratieve assistenten en receptionisten zijn over het algemeen verplicht om kantoortelefoons te beantwoorden, die kunnen variëren van een enkele telefoonlijn tot een zakelijke telefoon met meerdere lijnen of een switchboard-achtig Voice Over Internet Protocol (VOIP) -systeem.
Ongeacht het aantal telefoonlijnen dat u moet beantwoorden, een goede telefoonetiquette is een belangrijk gebied van administratief werk. De gebruikelijke telefoontaken van een kantoormedewerker omvatten het op een duidelijke en professionele manier beantwoorden van bellers, evenals weten hoe je oproepen correct kunt leiden en omleiden. Zelfs als u niet de receptioniste bent, moet u de juiste manier kennen om te reageren op bellers in het geval dat u een verkeerd geadresseerd gesprek ontvangt. Als u een niet-beheerderlijke functie aanvraagt, moet u de telefoonvaardigheden niet op uw cv vermelden. Raadpleeg gewoon uw schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, want het is onwaarschijnlijk dat u telefoonkosten krijgt toegewezen. Aan de andere kant, als u geïnteresseerd bent in een niet-administratieve positie en u bent de receptionist-back-up of als u het bedienend personeel beheert, geeft u uw kennis van complexe telefoon- of telefooncentralesystemen aan zodat het duidelijk is dat u bekend bent met de apparatuur.
Uw administratieve vermogens beschrijven
Hoe u uw administratieve vaardigheden en capaciteiten beschrijft, kan afhankelijk zijn van de functie waarvoor u solliciteert. Als de vacature specifiek vermeldt dat administratieve taken deel uitmaken van het werk, dan moet je cv en sollicitatie in ieder geval een sectie bevatten voor 'Administratieve vaardigheden'. Geef in dit gedeelte de softwaretoepassingen aan die u bekwaam bent; als je een gevorderde gebruiker bent, neem dat dan op in je beschrijving. Als je in die toepassingen een training of certificering hebt, kun je dat ook opnemen in de beschrijving van je vaardigheden of in een ander deel van je cv voor training en certificeringen. Als u bovendien een aanzienlijk aantal jaren ervaring hebt met het gebruik van bepaalde applicaties, vermeld dat dan ook.
Uw cv zou bijvoorbeeld kunnen vermelden: "Microsoft Word - 10 jaar ervaring, inclusief sterke vaardigheid om complexe rapporten te maken, correspondentie samen te stellen en mail-merge-functies te gebruiken voor het efficiënt verwerken van massamailings Microsoft Excel - 8 jaar ervaring, inclusief 3 jaar met behulp van functies zoals het maken van formules met meerdere verwijzingen, draaitabellen en VLOOKUP. "
Als u solliciteert naar een baan waar u geen deel uitmaakt van het administratieve team of als u niet solliciteert naar een administratieve baan, overweeg dan uw technische vaardigheden te beschrijven op een manier die niet lijkt op dat u een accountant bent die op zoek is naar een secretariaat positie. Als de vacature bijvoorbeeld voor een accountant is die kennis heeft van software en productiviteitstoepassingen, noteer dan niet 'Clerical Skills' in uw cv. Voeg een korte beschrijving van uw vaardigheid toe met specifieke toepassingen, zoals Microsoft Excel, Access en PowerPoint - dit zijn vaak de toepassingen die werknemers in professionele rollen op hun gemak moeten stellen. Nogmaals, als u een gevorderde Excel-gebruiker bent of een training of certificering hebt ontvangen in een toepassing die accountants gebruiken, neemt u die op in uw cv. U kunt de kop "Productiviteitstoepassingen" of iets dergelijks gebruiken, zodat het niet lijkt alsof u meer gericht bent op de administratieve aspecten van het werk dat u wilt, dan de kwalificaties die u naar de tafel brengt voor een hogere positie.
Administratief medewerker Banen die administratieve vaardigheden vereisen
Administratieve assistent-rollen vereisen administratieve vaardigheden, hoewel de vacature niet specifiek vermeldt: "Hier zijn de administratieve vaardigheden die u nodig hebt om in deze rol te functioneren." De vermelde taken zijn voorbeelden van taken waarvoor administratieve vaardigheden vereist zijn. Hier vindt u een voorbeeld van een vacature voor een functie van administratief medewerker waarvoor administratieve en kantoorvaardigheden vereist zijn:
Het ABC Public Health Institute is op zoek naar een administratief assistent die de Laboratoria van het Laboratorium voor Volksgezondheid ondersteunt en helpt bij de dagelijkse werking van de Laboratoria voor volksgezondheid. Deze uitvoerend administratief medewerker bevindt zich op de zevende verdieping van het Instituut om bezoekers, studenten, docenten en personeel te begroeten. Naast het bieden van het hoogste niveau van klantenservice, zal deze persoon algemene kantoorondersteuning bieden aan laboratoriumfaculteiten en -personeel, terwijl hij de Public Health Laboratory Manager en Public Health Institute uitvoerend directeur bijstaat met een verscheidenheid aan administratieve activiteiten en gerelateerde taken.
De uitvoerend administratief medewerker zal: bezoekers verwelkomen, oriënteren en doorverwijzen; directe telefoongesprekken, berichten aannemen en vragen beantwoorden over het Public Health Institute en de Public Health Laboratories; hulp bij het bestellen, ontvangen, opslaan en distribueren van kantoor-, laboratorium- en onderwijsbenodigdheden; assisteren met andere gerelateerde administratieve taken zoals fotokopiëren, faxen en archiveren, indien nodig; dagelijks kantoorbenodigdheden controleren en aanvullen, inclusief verbruiksartikelen zoals papier en toner voor de kopieermachines en printers; controleer de vergaderruimten regelmatig om ervoor te zorgen dat ze voldoende gevuld zijn met kantoorbenodigdheden en presentatiemateriaal; behoud van de netheid en veiligheid van de werkomgeving in de centrale kantoorsuite en andere openbare ruimtes op de hele locatie op de zevende verdieping; de beveiligingsprocedures voor werknemers volgen en de naleving van beveiligingsprocedures voor bezoekers in het hele bedrijfsterrein vereisen; bestellingen plaatsen met behulp van het interoffice-inkoopproces en bijhouden van de administratie van orders en leveringsgebruik op de zevende verdieping; reserve zevende verdieping vergaderzalen voor het Public Health Institute; fungeren als het belangrijkste aanspreekpunt voor de faculteit en het personeel van het laboratorium; onderhoudsaanvragen indienen voor kantoorapparatuur en meubilair; het coördineren van het ophalen en afleveren van diensten voor overnachtingen en expresdiensten (bijv. FedEx, UPS); en dienen als primair aanspreekpunt voor docenten, bezoekers en studenten.
Staff Accountant (niet-administratief) Jobs waarvoor administratieve vaardigheden vereist zijn
Evenzo zijn er andere functies die geen rollen van het administratief assistent-type zijn, maar die vergelijkbare administratieve vaardigheden vereisen, zoals een stafaccountant. Deze voorbeeldfunctie voor een personeels- boekhouder heeft verschillende taken die administratieve vaardigheden vereisen. Ze worden echter niet specifiek vermeld als administratieve of kantoorvaardigheden. Bijvoorbeeld:
De Staff Accountant voor XYZ Industries is verantwoordelijk voor het voorbereiden van journaalposten, maandelijkse en jaareinde afsluitingen, bankafstemming, onderhoud van vaste activa en grootboekafstemming. Daarnaast neemt u deel aan compliance, evalueert u schema's voor de rapportageprocessen en werkt u samen met onze externe auditors voor driemaandelijkse evaluaties en jaarlijkse audits. Belangrijke verantwoordelijkheden - maak journaalposten en rekeningafstemmingen, inclusief, maar niet beperkt tot, contanten, vooruitbetaalde kosten en loonadministratie; maandeinde sluiten, journaalboekingen uitvoeren, zonder toezicht; het bijhouden van vaste activa, afschrijving en reconciliatie; analyse van inkomstenoverzichten en balansen en bevindingen aan het management door te geven; deelnemen aan departementale initiatieven; assisteren bij de afsluitingsprocessen aan het einde van de maand, kwartaal en jaareinde, inclusief de voorbereiding van maandelijkse financiële afsluitende werkmappen; implementeren, onderhouden en naleven van interne controles onder SOX en boekhoudprocedures die zorgen voor naleving van GAAP; rapporteren over financiële gegevens en deze op een nuttige en begrijpelijke manier communiceren; beheer van financiële lease- en maandelijkse betalingsschema's.
Taakvereisten zijn: bewezen analytische vaardigheden, zoals het identificeren van problemen, het verzamelen van relevante gegevens, het trekken van geldige conclusies en het aanbevelen van verbeteringen en corrigerende acties; ervaring met facturering en vertrouwdheid met accountafstemming; debiteurenervaring heeft de voorkeur, evenals vaardigheid met Microsoft Excel; fundamentele kennis in journaalposten en crediteurenervaring; organisatorische, schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden; en het vermogen om binnen spreadsheets en databases te werken; toewijding en vereiste vaardigheden om kritieke zakelijke deadlines te halen.
Onderschat nooit de relevantie van administratieve ervaring
Of u nu solliciteert als administratief assistent of procureur, onderschat het belang van administratieve vaardigheden of administratieve ervaring niet. Weten hoe je omgaat met kantooroperaties en administratieve vaardigheden is een nuttige kwalificatie voor elke klus. Uw bekendheid met kantoorprocessen en hoe u ze moet beheren, is uiteraard essentieel in een administratieve rol. Als u solliciteert naar een rol waarbij u toezicht moet houden op administratief personeel, hebt u managementvaardigheden nodig, maar inzicht in het belang van kantoorvaardigheden is ook waardevol, omdat u hiermee werklasten kunt coördineren en de werkverwachtingen van anderen die aan u rapporteren, kunt beheren. In een niet-administratieve of nonclericale rol suggereert het hebben van kantoorvaardigheid bovendien dat je in staat bent om een teamlid te worden als de administratieve assistent of secretaresse niet beschikbaar is of aan andere prioriteiten werkt.
