In het verleden werd een secretaresse vaak beschouwd als een van de laagste op de totempaal van het bedrijf. De tijden zijn echter veranderd en de rol van secretaris is de administratieve assistent geworden, de persoon die vaak de hoeksteen is van het functioneren van een hele organisatie. Of ze nu werken voor een enkele manager, meerdere managers of de hele organisatie, de assistentie van een assistent voor administratieve taken stelt iedereen in staat meer tijd te besteden aan strategische prioriteiten en het bedrijf te laten groeien, veilig in de wetenschap dat de details onder controle zijn.
$config[code] not foundOverzicht van administratieve taken
In de meest algemene zin zijn administratieve taken de taken en activiteiten die deel uitmaken van de dagelijkse activiteiten van een bedrijf. Ze omvatten het beantwoorden van oproepen, het nemen van berichten, het beheren van correspondentie, het bestellen van benodigdheden en het georganiseerd en functioneel houden van de gedeelde kantoorruimtes. Tot de taken behoren ook het maken van rapporten, het invoeren en beheren van gegevens, het beheren van bestanden, elementaire boekhouding en andere financiële taken. Veel van deze taken worden beheerd door administratieve assistenten, wiens taak het is om een individu of een team te helpen door sommige of alle administratieve taken op zich te nemen, maar veel posities op instap- en midlevelniveau omvatten ook een behoorlijke hoeveelheid administratief werk. Administratieve assistenten kunnen bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het bijwerken van hun eigen werk in een projectbeheersysteem of het reageren op e-mails. Het merendeel van de administratieve taken is administratief en komt vaak neer op het beheren en verspreiden van informatie.
Technologie
Weten hoe de technologie is een van de belangrijkste aspecten van administratieve taken. Dit omvat het gebruik van hulpmiddelen zoals computers, faxmachines, kopieerapparaten, scanners, telefoons en andere kantoorapparatuur. Het gebruik van algemene computerprogrammatuur, zoals tekstverwerking, spreadsheet-, database- en desktoppublishingsoftware, is over het algemeen vereist voor het meeste administratieve werk. De mogelijkheid om problemen met gedeelde apparatuur op te lossen, maakt ook deel uit van veel administratieve functieomschrijvingen. Het is bijvoorbeeld niet ongebruikelijk dat administratieve professionals worden opgeroepen om papierstoringen te verhelpen of de toner in printers en kopieermachines te wijzigen.
In sommige bedrijven wordt van administratieve assistenten ook verwacht dat ze weten hoe ze plannings- en projectbeheersoftware moeten gebruiken. Degenen die direct voor leidinggevenden werken, worden meestal opgeroepen om de agenda van hun baas te beheren en de afdeling administratieve assistenten worden opgeroepen om vergaderingen te plannen, vakanties en ziektedagen bij te houden en over het algemeen te weten waar mensen zijn en wat ze doen.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingCommunicatie
Een andere belangrijke administratieve taak is communicatie. Administratieve assistenten worden vaak gevraagd om te communiceren, zowel schriftelijk als mondeling. Ze kunnen worden gevraagd om memo's te schrijven, met collega's of klanten te corresponderen via e-mail, bedrijfshandboeken of websites bij te werken of het werk van anderen te bewerken en proeflezen. Medewerkers zijn ook meestal verantwoordelijk voor het beantwoorden van de telefoon, het voeren van oproepen namens hun baas en het communiceren met bezoekers. Daarom moet een succesvolle administratieve assistent uitstekende communicatieve vaardigheden hebben en in staat zijn om duidelijk en professioneel te schrijven en te spreken.Een goed begrip van spelling, grammatica en de standaarden van professionele schriftelijke communicatie is belangrijk omdat een assistent zijn of haar baas vertegenwoordigt.
Boekhouding en inkoop
Het bijhouden van de kosten is belangrijk in elk bedrijf, en die taak valt vaak onder de verantwoordelijkheid van een administratieve assistent, die mogelijk wordt gevraagd om onkosten in een spreadsheet of boekhoudprogramma in te voeren, onkostendeclaraties van werknemers te verzamelen en te verifiëren en vergoedingen te beheren. In een klein bedrijf kan een administratief medewerker ook omgaan met debiteuren, het verzenden van rekeningen en het verwerken van betalingen en het verwerken van stortingen voor het bedrijf. Administratieve professionals zijn soms ook verantwoordelijk voor kleine bedragen, houden uitgaven bij en voegen zo nodig fondsen toe. Andere taken in dit domein kunnen zijn: het analyseren van uitgaven, het helpen bij het budgetteren en het omgaan met geschillen met leveranciers.
Op het gebied van inkoop zijn administratieve medewerkers doorgaans verantwoordelijk voor de benodigdheden, wat betekent dat zij kantoorbenodigdheden organiseren en controleren en indien nodig aanvullingen bestellen. Ze doen onderzoek naar leveranciers en vragen of geven bestellingen uit als dat nodig is. In sommige gevallen kunnen administratief medewerkers ook verantwoordelijk zijn voor het volgen en beheren van licenties voor software of abonnementen, zodat deze snel worden betaald en correct worden gebruikt.
Onderzoek en planning
Veel administratieve professionals worden ingeschakeld om onderzoeksprojecten te beheren en informatie te verzamelen. Het kan zo simpel zijn als het zoeken naar een telefoonnummer of adres, of een complexer project kan betrekking hebben op het opzoeken van klantinformatie, het verwijzen naar details en het maken van uitgebreide spreadsheets of rapporten. Deze projecten vereisen meestal werken binnen strakke deadlines en het presenteren van informatie.
In veel gevallen omvatten administratieve taken ook planning. Van wekelijkse personeelsvergaderingen tot grote evenementen, administratieve assistenten worden opgeroepen om voor de details te zorgen. U bent mogelijk verantwoordelijk voor het boeken van een vergaderruimte voor een vergadering of het beheren van kamerreserveringen voor het gehele gebouw of de hele verdieping, het bestellen van verfrissingen en ervoor te zorgen dat alle technische apparatuur gereed is en werkt wanneer de vergadering begint. Reisplanning is een andere grote verantwoordelijkheid. Als het bedrijf geen reisafdeling heeft, kan de administratief medewerker degene zijn die onderzoeken en vluchten en hotels boekt, reserveringen maakt en voor andere details zorgt, zoals conferentieregistraties.
Gespecialiseerde taken
In specifieke bedrijfstakken worden administratieve professionals ingeschakeld voor taken waarvoor gespecialiseerde kennis of vaardigheden vereist zijn. De juridische en medische administratieve assistenten moeten bijvoorbeeld vaak taken uitvoeren die een goed begrip van de terminologie en procedures van de bedrijfstak vereisen. Juridische secretarissen kunnen worden opgeroepen om het papierwerk in te vullen en te documenteren voor juridische documenten, zoals dagvaardingen, beroepsprocedures of claims, waarvoor een basisniveau van juridische kennis en begrip vereist is. Een goed begrip van het rechtssysteem en de procedures is ook belangrijk voor deze administratieve assistenten, net als weten hoe juridisch onderzoek moet worden uitgevoerd.
De taken in een personeelsafdeling richten zich op werkgelegenheidskwesties en kunnen planningsinterviews omvatten, achtergrondcontroles verwerken en de eerste beoordeling van aanvragen uitvoeren om te verzekeren dat ze volledig zijn. Iemand in deze hoedanigheid zal hoogstwaarschijnlijk een kennis van en ervaring met personeels- en arbeidsrecht nodig hebben. In wezen zijn het specifieke veld en de afdeling waar een administratieve assistent in werkt, bepalend voor de specifieke taken, waarbij sommige velden meer ervaring en kennis vereisen dan andere.
Qualifications voor assistent-assistenten
Hoewel de meeste banen minstens enkele administratieve taken omvatten, worden de meeste behandeld door administratieve medewerkers. Er zijn kansen in bijna elke sector en de meeste instapniveau's staan open voor personen met een middelbare schooldiploma of het equivalent daarvan. Sommige werkgevers geven de voorkeur aan administratieve assistenten of secretaresses met een bachelordiploma of ervaring in het veld. Bepaalde velden, zoals wetgeving en geneeskunde, vereisen meestal dat assistenten extra onderwijs hebben dat relevant is voor het vakgebied.
Ongeacht het opleidingsniveau zoeken de meeste werkgevers administratieve assistenten die ervaring en vaardigheden hebben in administratief werk, waaronder tekstverwerking, spreadsheets en databasebeheer. Werkgevers vereisen meestal dat assistenten over vaardigheden in Microsoft Office-producten beschikken. Sommige community colleges, uitzendbureaus en programma's voor volwasseneneducatie bieden certificaatprogramma's aan in office management, wat u een voordeel kan geven wanneer u op zoek bent naar een baan. De meeste werkgevers bieden ook on-the-job training om assistenten op snelheid te brengen en vertrouwd te maken met hun specifieke taken.
Naast administratieve vaardigheden willen werkgevers mensen aannemen met uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling), organisatorische vaardigheden, besluitvorming en probleemoplossend vermogen en interpersoonlijke vaardigheden. Professionaliteit is ook een vereiste, net als het vermogen om te multitasken en prioriteiten te stellen. Omdat zoveel werkgevers omgaan met gevoelige informatie en vaak gebonden zijn door federale regelgeving, zijn discretie en het vermogen om vertrouwelijkheid te behouden ook belangrijke eigenschappen.
Loon- en werkgelegenheidsvooruitzichten
Het gemiddelde salaris voor een administratief medewerker varieert aanzienlijk, met instapassistenten aan de onderkant van het spectrum verdienen ze salarissen in de lage tot midden $ 20-jarigen en de best betaalde uitvoerende assistenten verdienen bijna zes cijfers. PayScale.com meldt dat administratieve assistenten een mediane salaris verdienen van $ 38.736, een cijfer dat nauw wordt weerspiegeld door cijfers van Bureau of Labor Statistics, waarin het gemiddelde salaris op 37.770 dollar staat, het punt waarop de helft van de administratief medewerkers meer verdient en de helft minder verdient. De BLS meldt dat de best betaalde assistenten meer dan $ 62.000 per jaar verdienen, en dat bedrag springt naar $ 85.000 voor directiesecretaresses. Loonsverhogingen met jarenlange ervaring, met degenen die de meeste ervaring hebben, die het meest verdienen.
Jammer genoeg, projecteert de BLS ook dat de vraag naar administratieve assistenten waarschijnlijk zal verminderen met 5 procent tegen 2026, omdat de meeste posities niet nieuw zullen zijn, maar vervanging van werknemers die vertrekken. De ontwikkeling van technologie en de verschuiving van veel administratieve taken naar andere werknemers zijn verantwoordelijk voor een groot deel van de achteruitgang. Omdat veel organisaties de activiteiten stroomlijnen, worden assistenten toegewezen aan meer dan één manager of afdeling en nemen ze meer verantwoordelijkheden op zich.
Hoe te slagen in uw administratieve taken
Vaak staan geweldige administratieve assistenten bovenaan de lijst voor promoties, vooral als ze een universitaire graad hebben en een diepgaand inzicht hebben in de industrie en het bedrijf. Je werk serieus nemen kan leiden tot grotere en betere dingen, dus het is in je eigen belang om manieren te vinden om onmisbaar te worden voor je baas en collega's.
Een van de beste manieren om dit te doen, is meer te weten te komen over de doelen en prioriteiten van je baas en te anticiperen op zijn of haar behoeften. Kijk vooruit en heb de vooruitziende blik om je voor te bereiden op verzoeken of behoeften voordat je baas ze zelfs maar realiseert. Als uw baas bijvoorbeeld elke week of maand een bepaalde vergadering bijwoont, lees dan vooraf de notulen van de vergadering en bereid documenten of rapporten voor die uw baas verwacht op de vergadering ruim van tevoren te presenteren. Als je ziet dat je supervisor de hele dag in vergaderingen zal zijn zonder veel pauze, bestel dan lunch om te worden bezorgd en houd de koffiepot vers. Vergeet niet dat het jouw taak is om de baas er goed uit te laten zien, dus doe wat je moet doen om de meest professionele en competente afbeelding te presenteren.
Door bij te blijven met je branche, kun je ook een rockster-assistent worden. Leer de terminologie en houd trends op de voet. Op deze manier kunt u bijdragen aan gesprekken en nauwkeuriger zijn in uw werk. Details zijn van belang, dus inzicht in waar iedereen over spreekt, zal u helpen kostbare fouten te voorkomen. Geweldige assistenten zijn ook vindingrijk en weten wanneer ze actie moeten ondernemen en precies wat ze moeten doen. Je kunt niet naar je baas rennen met elke vraag of kwestie; je baas verwacht dat je voor dingen zorgt, wat teruggaat tot leren. Als u uw organisatie van binnen en van buiten kent, waar u informatie en het bedrijfsbeleid en de procedures kunt vinden, kunt u vindingrijker zijn en problemen oplossen.
Tot slot vereist het zijn van een geweldige assistent uitzonderlijke organisatorische vaardigheden. U kunt op elk moment worden gevraagd om vragen te beantwoorden, statusupdates te geven of andere problemen op te lossen. Als u niet georganiseerd bent, kunt u dit niet doen. De belangrijkste administratieve taak is om alle platen draaiende te houden en georganiseerd te zijn, vormt de basis van die vaardigheid.
