Als uw bedrijf om welke reden dan ook inkomende oproepen registreert, moet u de beller op de hoogte brengen van federale en staatswetten.
Wanneer uw bedrijf deze wetten niet naleeft, kan dit gepaard gaan met hoge boetes. In veel staten worden boetes opgelegd per oproep waarbij de inkomende beller niet op de hoogte wordt gebracht dat deze worden opgenomen.
Er kunnen veel redenen zijn waarom uw bedrijf zijn telefoontjes opneemt. Sommigen doen het misschien alleen om te verzekeren dat hun protocollen worden gevolgd. Andere bedrijven willen graag een permanent record. Hoe dan ook, inkomende bellers melden dat ze worden opgenomen, is de wet, schrijft Brian Gabriel, Chief Operations Officer van Sound Telecom. Het bedrijf biedt callcenter-, antwoord- en andere diensten voor zakelijke klanten:
$config[code] not found"Als u gesprekken opneemt en geen nalevingsmededelingprogramma hebt, loopt u een groot risico op directe juridische stappen. Niet-naleving van de huidige federale en nationale voorschriften wordt serieus genomen en op veel niveaus gehandhaafd. "
In een recent rapport over het officiële Sound Telecom-blog belicht Gabriel een recent incident waarbij een bedrijf met enorme boetes werd geslagen nadat een potentiële klant had gebeld en hem vroeg of ze werden opgenomen. Toen de persoon bij dat bedrijf antwoordde dat de oproep inderdaad werd opgenomen, zei de beller eenvoudig: "Dank u wel" en hing de telefoon op.
Een paar weken na die oproep ontving het bedrijf bericht dat het werd opgeroepen voor een bedrag van $ 2.500 per oproep waarbij het bedrijf een beller niet op de hoogte bracht van de opnames.
Deze wetten gelden ook voor callcenteroperaties. Uw kleine onderneming kan een beroep doen op een extern callcenter om veel telefoonverkeer te verwerken. Als dit het geval is, is het belangrijk ervoor te zorgen dat die service ook voldoet aan de wet.
Afhankelijk van in welke staat uw bedrijf opereert, kan de wet en de ernst van de straf voor het overtreden van de wet sterk variëren. Gabriel merkt op dat Californië de strengste wetten heeft met betrekking tot gespreksopname. Een recente golf van rechtszaken heeft de nationale rechtbanken daar onder water gezet.
Zelfs als uw bedrijf uitsluitend actief is in een staat die geen melding door twee partijen vereist van een telefoongesprek dat wordt opgenomen, moet u er rekening mee houden. Deze wetten veranderen altijd, meldt Gabriël. Dus waakzaamheid is belangrijk.
"In de eenvoudigste bewoording, moeten bedrijfseigenaren het standaardprocedure maken om alle bellers te allen tijde op de hoogte te stellen wanneer ze oproepen opnemen, wat er ook gebeurt. Dit is de meest strikte interpretatie van de wet. "
Klantenservice Foto via Shutterstock
