E-mail is de zegen en de vloek van het moderne bedrijfsleven. Een hulpmiddel dat zelfstandig uw marketing, communicatie, klantenservice en projectbeheer voor een bedrijf kan veranderen. Tegelijkertijd is e-mail de eindeloze meedogenloze communicatie-uitbarsting die een onmogelijke last wordt om in het bedrijfsleven op te letten.
De gemiddelde kantoormedewerker besteedt nu 28% van zijn tijd aan het verschuiven via e-mail. Daarom is het alleen logisch dat we bedrijven helpen de e-mailruis in hun inbox te verminderen.
$config[code] not foundE-mailclutter vandaag nog verminderen
Hebben een specifieke tijd van de dag om e-mail te controleren
Als u uw e-mail altijd controleert, krijgt u nooit iets gedaan.
Timothy Ferriss, auteur van de 4 Hour Work Week, is de meester hiervan. Hij controleert zijn e-mail eenmaal per week. Hoewel dat voor de meeste ondernemers misschien een beetje extreem is, moet u er rekening mee houden dat u de hele dag niet voor uw e-mail hoeft te zitten. Dat is een grote afleiding.
Maak Boilerplate-antwoorden
Meer dan waarschijnlijk heb je een paar e-mails die je constant via e-mail moet versturen. Maak een aantal boilerplate-sjablonen die u gemakkelijk kunt vervangen, zodat u niet steeds dezelfde informatie steeds opnieuw hoeft te schrijven.
Als een freelance schrijver vragen klanten me bijvoorbeeld voortdurend naar mijn schrijfportfolio. Ik heb een e-mail in concept die ik herhaaldelijk gebruik met links naar verschillende blogposts die ik in de loop der jaren heb geschreven. Dit bespaart me de moeite om ze constant opnieuw te schrijven, en de klant krijgt een goede weergave van mijn werk. Maar let op: zorg ervoor dat u de e-mail voldoende aanpast voor elke ontvanger. Hoewel sommige delen van de e-mail standaard kunnen zijn, moeten anderen specifieke vragen beantwoorden die uw ontvanger heeft.
Een ander idee is in plaats van boilerplate-sjablonen te maken, sommige van deze sjablonen om te zetten in video- of blogberichten. Op deze manier kun je zelfs een paar generieke vragen afwenden, en nieuwe prospects die naar je blog of YouTube-kanaal komen, komen meer te weten over je bedrijf.
Stel een paar e-mailaccounts in
Een van de grootste uitdagingen die de meeste ondernemers hebben, is dat ze voor alles een e-mail hebben. Naarmate u groeit, wilt u echter e-mails scheiden op basis van de taak. Hoewel u e-mails kunt doorsturen naar een e-mail van alles, kunt u uiteindelijk de verschillende e-mailadressen gebruiken om taken aan assistenten te delegeren.
Daarnaast is het aanbevolen dat u een spam-account hebt om uw e-mail te beschermen. Ik gebruik Gmail, omdat ik ongewenste e-mails blokkeer door Unroll (zie hieronder).
E-mailketens stoppen
Heb je een hekel aan die kleine e-mailketens met een paar woorden per e-mail. Nogmaals, de 4 Hour Workweek, is briljant in het verminderen van deze tijdzuigende e-mails. Verzend gedetailleerde e-mails met meerdere opties om het aantal e-mailketens te verminderen. Een lange e-mail kan minder tijd in beslag nemen dan 5-10 korte e-mails.
afrollen
Het is verbazingwekkend hoeveel één product je leven kan veranderen. UnRoll is een Gmail-product waarmee u alle e-mailabonnementen kunt samenvoegen in één dagelijkse e-mail. In plaats van het ontvangen van e-mails gedurende de dag, kunt u kiezen welke e-mails u in een dagelijkse e-mail wilt laten opnemen.
Voor degenen die hun e-mailprocessen batchen, zoals hierboven besproken, is dit een ideale tool om al je e-mails tegelijk te legen. U krijgt dagelijks een e-mail waarin u kunt kiezen en kiezen welke e-mails relevant zijn voor uw behoeften.
Ik zou dit echter niet gebruiken voor persoonlijke communicatie met klanten, maar dit is geweldig voor regelmatige abonnementen en herinneringen voor afspraken.
Email Genie
Deze Outlook-plug-in gebruikt een algoritme om te bepalen of de informatie belangrijk is of niet. In essentie sorteert Email Genie de belangrijke e-mails die u eerst moet lezen door de belangrijke e-mails te markeren, zodat u weet welke e-mails als eerste moeten worden gelezen.
De grote uitdaging met deze plug-in is dat deze alleen werkt op Microsoft Outlook Exchange, die niet iedereen gebruikt.
E-mail gebruiken voor uw bedrijf
E-mail is een geweldige tool om u te helpen uw productiviteit te verhogen. U moet het echter goed beheren om uw bedrijf op te bouwen. Zoals ze zeggen, werk in versus werken aan uw bedrijf, e-mail werkt op dezelfde manier.
Zorg ervoor dat u het gebruikt om uw bedrijf te verbeteren en wees niet overweldigd door het te vaak te gebruiken. De ideeën die hierboven zijn besproken, zullen u helpen om productiever te zijn met uw e-mailgebruik.
Computerfoto via Shutterstock
6 Opmerkingen ▼
