Communicatie op de werkplek gericht op "bestand" moet voldoen aan het proces en de structuur voor arbeidsregistraties, evenals het basisformaat voor zakelijke correspondentie. Bestandsmemo's zijn bedoeld om dergelijke acties als personeelswijzigingen of werkbeslissingen te documenteren. Ze bewaren ook de feiten en omstandigheden met betrekking tot personeelsactiviteiten en onderzoeken op de werkplek.
De geadresseerde
Hoewel uw memo bedoeld is om het bestand te documenteren, kunnen er nog steeds geadresseerden zijn die rechtstreeks een kopie van de communicatie zouden moeten ontvangen. Als u bijvoorbeeld het bestand van een werknemer documenteert over haar aandacht voor een promotie, wilt u misschien haar huidige supervisor en de supervisor vermelden aan wie zij in de nieuwe rol rapporteert. Geef de medewerker bovendien een kopie van de memo.
$config[code] not foundGevoelige informatie
Memoranda op de werkplek over gevoelige informatie moeten alleen worden geadresseerd aan mensen die dit moeten weten en de memo's moeten duidelijk als 'vertrouwelijk' worden gemarkeerd als ze informatie bevatten die niet mag worden besproken met HR en de supervisor van de werknemer. In sommige gevallen moeten de memo's om bestanden over gevoelige zaken te maken, helemaal niet in het werknemersbestand worden geplaatst. In gevallen van onderzoeken op de werkplek, zoals seksuele intimidatie, wordt bijvoorbeeld een dossiermemorandum in het onderzoeksdossier opgenomen en niet het personeelsdossier van de werknemer.Memoriamolumenten die voor onderzoeksdoeleinden worden bewaard, blijven vertrouwelijk en alleen toegankelijk voor personeelsleden die hiervan op de hoogte moeten zijn, zoals HR-medewerkers, bedrijfsleiders en -eigenaars of juridisch adviseurs.
Memo Inhoud
Tenzij deze memo deel uitmaakt van de lopende correspondentie, moet u mogelijk de omstandigheden beschrijven of de reden voor uw documentatie uitleggen. Als het een personele kwestie is - anders dan een onderzoek - begin de memo met de naam, afdeling, functie en duur van de werknemer. Als u bijvoorbeeld het verzoek tot overdracht van een werknemer samenvat, moet uw eerste alinea relevante informatie bevatten, zoals de positie van de werknemer en de functie of afdeling waarvoor zij om een overdracht heeft verzocht. De notitie zou ook details bevatten over de vraag of haar verzoek om overdracht werd ingewilligd, overwogen of geweigerd.
Distributie en archieven
Als u naar het bestand van een werknemer schrijft, moet een kopie van de notitie in het algemene HR-correspondentiebestand worden opgenomen als onderdeel van de distributielijst. Bovendien ontvangt de werknemer een kopie en ook andere partijen die mogelijk informatie van werknemers ontvangen, tenzij de notitie deel uitmaakt van een vertrouwelijk onderzoek op de werkplek. In dat geval moeten alleen HR en het personeel dat aan het onderzoek werkt toegang hebben tot de memo. Wanneer het bestand met de memo naar uw archieven wordt verzonden, behoudt de HR-afdeling een kopie van de memo in het algemene correspondentiebestand van de afdeling.
