Verhoogde handhaving van immigratie is nu een kenmerk van het bestuur in Washington. In de eerste 100 dagen na de inauguratie van Trump zijn de immigratie-arrestaties door de Amerikaanse immigratie- en douanehandhaving (ICE) met bijna 40 procent toegenomen in vergelijking met 2016. Daarnaast voegt de administratie 10.000 nieuwe agenten toe aan ICE.
Met een intensievere handhaving op deze manier zouden werkgevers zich moeten voorbereiden op een toename van ICE-audits en immigratie-onderzoeken.
$config[code] not foundHet is nu een goed moment om het beleid te controleren om er zeker van te zijn dat uw bedrijf voldoet aan de I-9-vereisten voor archivering. Het is ook belangrijker dan ooit om op de hoogte te blijven van veranderingen in de immigratiewetgeving.
Als je dat niet doet, kan de impact groot zijn. Zelfs schijnbaar kleine archiveringsfouten kunnen dure gevolgen hebben, zoals boetes, bedrijfsstoringen of erger.
Hier zijn drie dingen die u moet doen om uw bedrijf te beschermen:
1. Gebruik het nieuwe I-9-formulier vanaf 18 september
Weet u dat alle werkgevers verplicht zijn om werknemers te laten invullen en I-9-formulieren te ondertekenen als ze worden aangenomen? Het is al decennia de wet. Het is een vereiste of werknemers zijn geboren in de Verenigde Staten.
Dit is wat er is veranderd. Op 17 juli 2017 is een nieuw I-9-formulier uitgegeven. Het is verplicht voor alle werkgevers om gebruik het nieuwe formulier I-9 vanaf 18 september 2017, of geconfronteerd met mogelijke boetes voor het gebruik van een verouderde vorm.
Op 18 september moet u het I-9-formulier gaan gebruiken met een revisiedatum van 17-07-2017.
Dus hoe blijf je op de hoogte om ervoor te zorgen dat je de juiste I-9-formulieren gebruikt in je onboardingproces? Een eenvoudige manier is om de HRdirect I-9 en W-4 Smart-app te gebruiken.
2. Doe een Compliance-zelfcontrole
Ondanks de beste bedoelingen is het al te gemakkelijk voor bedrijven om te struikelen over hun I-9-archivering voor huidige en vroegere werknemers - met dure gevolgen.
De boetes verdubbelden het afgelopen jaar. Boetes voor archiveringsovertredingen bedragen nu $ 2.156 per overtreding. Boetes springen naar $ 4.313 voor degenen die willens en wetens werknemers zonder papieren aannemen. In het geval van herhaalde overtredingen, kunnen straffen hoger zijn dan $ 20.000 en zelfs gevangenisstraf omvatten.
Door een I-9-zelfcontrole uit te voeren, kunt u vroeg genoeg handelen om ernstige gevolgen tot een minimum te beperken of te voorkomen. Een I-9-zelfcontrole helpt uw bedrijf:
- fouten identificeren en herstellen,
- records verwijderen die uw bedrijf niet langer hoeft te houden, en
- ervoor te zorgen dat u niet per ongeluk een werknemer zonder papieren in dienst neemt.
De tijd om een I-9-zelfcontrole uit te voeren, is voordat ICE bij u aan de deur staat en gegevens opvraagt.
ComplyRight heeft een handige handleiding voor het uitvoeren van een zelfcontrole. Download hier de gratis I-9 zelf-audit gids.
3. Voorbereidingen treffen voor hoe te reageren op ICE Audits
Federale ICE-onderzoekers hebben het recht om onaangekondigd op een bedrijf te verschijnen met een kennisgeving van inspectie om I-9-formulieren voor huidige werknemers te controleren. Werkgevers in heiligdomsteden, en bedrijven in bijvoorbeeld landschapsarchitectuur, horeca en restaurants, komen mogelijk extra onder de loep. Het maakt niet uit hoe klein het bedrijf is - het jouwe kan willekeurig gekozen worden.
Hoewel ICE het recht heeft om een audit uit te voeren, zijn er zaken die werkgevers kunnen doen om de reikwijdte van dergelijke acties te beperken:
- Bewaar I-9-documentatie op één plaats, los van andere werknemersrecords.
- Beperk de records die u opgeeft alleen naar wat u nodig heeft.
- Ga niet akkoord met een zoekopdracht in niet-openbare gebieden zonder een juridisch huiszoekingsbevel.
- Laat u niet onder druk zetten om af te zien van uw toegestane opzeggingstermijn. Meestal hebben bedrijven recht op een opzegtermijn van drie dagen.
Geef ook één medewerker aan om de reactie van het bedrijf op ICE-audits te coördineren. Die werknemer moet van tevoren grondig worden getraind, inclusief wanneer hij juridisch advies moet inwinnen.
Door dergelijke 'best practices' te volgen, kan een ICE-audit worden gehouden op een kleine bedrijfsoverlast, in plaats van een grote verstoring met steile boetes en andere boetes.
In de omgeving van vandaag is het belangrijker dan ooit om de juiste stappen te nemen, zoals de drie bovenstaande acties. ComplyRight is gespecialiseerd in het helpen van bedrijven van alle groottes om te navigeren door de complexiteit van naleving van immigratiewetgeving en heeft veel bronnen op zijn site die kunnen helpen.
Afbeelding: Immigratie en handhaving van de douane
Meer in: gesponsord
