Hoe een klachtenbrief te schrijven over een collega

Als u te maken hebt met een collega wiens gedrag slecht genoeg is om een ​​klacht te rechtvaardigen, moet u uw klacht zo snel mogelijk laten schrijven en in de handen van de mensen die u kunnen helpen. Zoals bij alle zakelijke correspondentie of klachtenbrieven, moet de brief de feiten vermelden zonder toevlucht te nemen tot scheldwoorden of emotionele verklaringen.

Werkplaatsprotocollen bekijken

Kijk eerst in uw medewerkershandboek voordat u begint met schrijven zoek uit of er al een protocol bestaat voor klachten van medewerkers. In sommige gevallen is er een intern formulier dat u moet invullen, of u wordt gevraagd de brief naar een bepaalde persoon in het bedrijf te sturen. Soms is dat uw directe supervisor, maar het kan ook de personeelsfunctionaris van het bedrijf zijn. Als het probleem iets illegaals met zich meebrengt, zoals seksuele intimidatie of illegale activiteiten, documenteer dan alle incidenten die je hebt gezien, voor het geval je die informatie later moet delen.

$config[code] not found

Bekijk het probleem

Voordat je schrijft, ook denk na over waar de geadresseerde zich zorgen over gaat maken - wat in de meeste gevallen de gezondheid en productiviteit van het bedrijf is. Als de collega irritant gedrag vertoont, is het niet voldoende om de geadresseerde te vertellen dat uw collega iets irritants doet. Schrijf in plaats daarvan over hoe dat vervelende gedrag u of de werkplek beïnvloedt. Als het bijvoorbeeld voor u moeilijk is om uw werk tijdig af te ronden, zal dat de algehele productiviteit van het bedrijf beïnvloeden. Als u het probleem bekijkt en constateert dat het gedrag van de collega de productiviteit van het bedrijf of de algehele gezondheid niet echt beïnvloedt, merkt u misschien dat de klachtenbrief niet nodig is, herinnert bedrijfsdeskundige Alison Green van het Amerikaanse nieuws- en wereldrapport.

Video van de dag

Gebracht door jou, geboren door Sapling

Geef de feiten aan

Begin de brief met iets als "Ik schrijf om u te informeren over een probleem dat van invloed is op de productiviteit van het kantoor." Dit zal de aandacht van de geadresseerde trekken. Dan vermeld de feiten van het probleem, voldoende details om de geadresseerde een idee te geven van wat er gaande is, maar niet zo veel details dat ze verzandt. Ook focus op "I" -verklaringen, suggereert je kantoorcoach Marie G. McIntyre, sprekend over hoe het probleem je beïnvloedt in plaats van alleen over het gedrag van de collega te praten. Bewaar dit gedeelte voor een of twee paragrafen; een beknopt verslag van het probleem is de beste manier om te gaan, zegt Green.

Vraag om een ​​resolutie

In de laatste alinea van de brief, bespreek wat je hebt gedaan om het probleem op te lossen. Als u bijvoorbeeld persoonlijk met de medewerker heeft gesproken, vermeld het dan. Dan vraag de hulp van de geadresseerde bij het oplossen van het probleem. Dit heeft de voorkeur boven een vraag, want het lijkt minder op tattelen en meer op een samenwerkingsoplossing. Aan het eind, onderteken de brief hartelijk en voeg een datum toe aan de boven- of onderkant, dus er is een definitieve melding van wanneer je probeerde het probleem opgelost te krijgen. In het beste geval zal uw baas of personeelsfunctionaris het probleem vanaf dat punt afhandelen.