Als u net als andere eigenaren van kleine bedrijven bent, hebt u waarschijnlijk de afgelopen jaren steeds meer tijd besteed aan online vergaderingen. Maar er zijn lastige situaties betrokken bij dit soort vergaderingen, versus de oude schoolbijeenkomst rond een vergadertafel of in het kantoor van een klant, wilt u misschien onthouden. Om ervoor te zorgen dat u hoffelijk bent naar alle andere deelnemers aan de vergadering, volgen hier 50 tips voor online etiquette voor zakelijke bijeenkomsten.
$config[code] not foundOnline zakelijke bijeenkomst Etiquettetips
Plan alleen noodzakelijke vergaderingen
De eerste regel van vergaderingen, zelfs online, is dat ze een specifiek doel dienen. Als het iets is dat u gewoon in een snelle e-mail kunt sturen of op een andere, minder tijdrovende manier kunt oplossen, zorg er dan voor dat uw team niet een hele vergadering doorbrengt.
Nodig essentiële mensen uit
Evenzo moet uw vergadering alleen degenen bevatten die essentieel zijn voor het gesprek. Als u iemand uitnodigt voor wie de informatie niet echt relevant is, verspilt u gewoon hun tijd.
Nodig niet onaangekondigde gasten uit
Je moet ook iedereen duidelijk maken dat iedereen op de gastenlijst staat. Je wilt niet dat iemand verrast wordt als de vergadering begint.
Vraag mensen over plannen
Voor online vergaderingen kan het ook een goed idee zijn om essentiële deelnemers te vragen naar tijden die voor hen werken in plaats van ze alleen in te plannen en vervolgens mensen uit te nodigen.
Stuur een officiële uitnodiging
Nadat je een tijd en datum hebt gekozen, kun je een officiële uitnodiging sturen naar een programma zoals Google Agenda, zodat mensen een eenvoudige manier hebben om die specifieke tijd te reserveren.
Bevestig indien nodig
Als je een vergadering ruim van tevoren hebt ingepland, kun je ook de mensen met wie je een dag eerder een afspraak hebt, snel bevestigen om er zeker van te zijn.
Stuur een specifieke agenda uit
Breng vóór de vergadering, indien mogelijk minimaal een paar dagen tot een week eerder, een agenda naar alle deelnemers met details over wat de vergadering zal behandelen.
Bied een set-tijdschema aan
Je moet ook tijden op je agenda zetten zodat deelnemers de mogelijkheid hebben om de rest van hun dag te plannen.
Laat mensen weten wat ze kunnen verwachten
Als u mensen nodig hebt om documenten of ander materiaal tijdens de vergadering toegankelijk te maken voor de vergadering, of het nu gaat om een belangrijk document of contactgegevens van een klant, maak dat dan vooraf duidelijk.
Zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot online conferentiezalen
Als u een virtuele vergadering houdt, is het een goed idee om vooraf met iedereen in te checken om ervoor te zorgen dat ze toegang hebben tot het programma dat u wilt gebruiken. Laat ze met voldoende tijd weten voor het geval ze een app moeten downloaden om deel te nemen aan uw vergadering.
Heb vooraf een test
Het is ook een goed idee om uw eigen vergaderapp of -programma van tevoren te testen om er zeker van te zijn dat de vergadering soepel verloopt.
Heb een passende gebruikersnaam en foto
Als u een programma zoals Skype voor vergaderingen gebruikt, moet u ervoor zorgen dat uw gebruikersnaam en foto geschikt zijn voor professionele vergaderingen.
Bevestig tijdzones
Bij virtuele vergaderingen moet u ook duidelijk zijn over de tijdzone tijdens het plannen. Ga er niet van uit dat er nieuwe contacten in je tijdzone staan.
Op tijd verschijnen
Of u nu de vergadering leidt of gewoon als gast deelneemt, u moet op tijd verschijnen. Realistisch gezien zou je een beetje vroeg moeten zijn om veilig te zijn.
Bel als je een conflict hebt
Als u een noodgeval of conflict heeft waardoor u een vergadering mist of te laat komt, moet u de gastheer of aanwezigen zo snel mogelijk laten weten. Als uw conflict zich voordoet op de dag van de vergadering, betekent dit waarschijnlijk dat u de persoon moet bellen zodat u zeker weet dat deze de melding ontvangt.
Wacht tot iedereen is gearriveerd
Zodra u heeft gebeld of uw online conferentiezaal bent binnengegaan, verwelkomt u mensen wanneer ze opduiken, maar wacht tot iedereen die u kent aanwezig is voordat u echt gaat duiken.
Kies een rustige locatie
Hoewel je overal online vergaderingen kunt houden, kun je het beste ergens rustig kiezen waar er niet veel afleiding of ruis is.
Stel volumes meteen in
Wanneer iedereen op een online conferentie verschijnt, laat iedereen dan gedag zeggen om het volume te testen, zodat u indien nodig meteen aanpassingen kunt doen.
Jurk passend
Als u deelneemt aan een videoconferentie, moet u wel rekening houden met uw uiterlijk. Het is misschien niet zo belangrijk als voor persoonlijke vergaderingen. Maar je moet er nog steeds professioneel uitzien.
Maak introducties
Als u mensen hebt uitgenodigd die elkaar misschien niet kennen tijdens een online vergadering, moet u ze persoonlijk introduceren of hen de gelegenheid geven om zichzelf aan het begin van de vergadering voor te stellen.
Onthoud Namen
Of je nu voor de eerste keer of voor de zevende keer iemand ontmoet, het onthouden van namen en het daadwerkelijk gebruiken ervan bij het begroeten van mensen kan een lange weg gaan.
Blijf op de hoogte
Tijdens de vergadering kunt u van tijd tot tijd opzij gaan. Maar zorg ervoor dat je het gesprek altijd terug naar het hoofddoel leidt en houd de klok in de gaten, zodat je hoffelijk kunt zijn van ieders tijd.
Spreek luid
Wanneer u tijdens een vergadering spreekt, zorg er dan voor dat u luid genoeg spreekt en spreekt zodat iedereen u kan horen.
Anderen niet onderbreken
En wanneer anderen praten, laat ze dan altijd eindigen voordat je een eigen gedachte aanbiedt.
Vermijd om meteen te spreken
Wanneer een vraag wordt gesteld aan de hele groep, kunt u ongemakkelijke onderbrekingen vermijden door een seconde te wachten om iets te zeggen. Als anderen dit meteen doen, wacht dan op uw beurt. Als niemand spreekt, kun je gaan.
Vraag voor het delen van lange gedachten
Als je een lange gedachte of een goed idee hebt om te delen, vraag dan of het op voorhand goed is om dit te doen, voor het geval je te weinig tijd hebt. Je kunt het altijd later in een e-mail afronden of delen in een andere vergadering.
Dempen wanneer u niet spreekt
Om te voorkomen dat achtergrondgeluiden een afleiding voor anderen worden, dempt u gewoon uzelf wanneer u niet voor een behoorlijke hoeveelheid tijd spreekt.
Luister goed
Ook terwijl anderen praten, moet je echt luisteren. Je wilt niet iets missen en het later in een vraag stellen.
Laat zien dat je aan het luisteren bent
Je moet mensen ook daadwerkelijk laten zien dat je aan het luisteren bent wanneer ze praten, als je op een videoconferentie zit. Stop niet alleen je hoofd in je aantekeningen. Bekijk ze en oefen actief luisteren.
Gebruik zorg met humor
Als je tijdens vergaderingen behoefte hebt aan humor, zorg er dan voor dat het geschikt is voor je publiek. Dit is veel gemakkelijker wanneer je alleen maar praat met nauwe teamleden. Gebruik echter meer voorzichtigheid bij het ontmoeten van klanten of mensen die u niet goed kent.
Kopieën van essentiële documenten bezorgen
Als u tijdens uw vergadering naar belangrijke documenten verwijst, verzendt u deze items vóór of tijdens de vergadering naar deelnemers, zodat ze ter referentie beschikbaar zijn.
Wees voorbereid met presentatiemateriaal
En als u apparatuur nodig hebt om een presentatie te geven, moet u ervoor zorgen dat alles op voorhand in orde is, zodat u geen tijd verspilt met proberen om het te laten werken.
Ken je publiek
Bij het voorbereiden van uw presentatie of andere agendapunten, is het ook belangrijk dat u rekening houdt met uw doelgroep en speciaal uw berichten verzorgt voor hen. Verspil geen tijd van mensen met pitches die niet relevant zijn. En gebruik geen toon of onderwerp dat waarschijnlijk niet in de smaak zal vallen bij de mensen waarmee u bent geconfronteerd.
Zet je telefoon weg
U moet uw telefoon ook tijdens vergaderingen laten zwijgen, zodat deze niet wordt onderbroken.
Vermijd zenuwachtige gewoonten
Het is in sommige gevallen natuurlijk voor deelnemers aan een vergadering om zenuwachtige gewoonten te oefenen zoals het klikken op pennen of smakkende kauwgom. Maar maak een bewuste poging om die tijdens professionele vergaderingen te vermijden.
Eet niet tijdens het praten
Je moet ook vermijden om te eten tijdens online vergaderingen. Dus vooraf een snack.En drink alleen water als iemand anders aan de beurt is om te praten als dat nodig is.
Stel een vaste tijd voor vragen
Het is ook een goed idee om een vaste tijd te hebben voor mensen om vragen te stellen als u degene bent die de vergadering leidt. En als u aanwezig bent, zorg er dan voor dat u die kans op de agenda krijgt zodat u weet wanneer u punten moet verzamelen.
Domineer het gedeelte Vragen niet
Wanneer die vragenrubriek er is, kun je een paar vragen stellen. Maar domineer het gesprek niet. Geef anderen ook een kans.
Bied tegoed voor ideeën
Als u tijdens een vergadering iets opvoedt dat aanvankelijk niet uw idee was, zorg dan dat u de opdrachtgever opgeeft. Als je dat niet doet, zullen mensen gewoon aannemen dat het jouw idee was.
Bespreek persoonlijke zaken na de vergadering
Als er iets opkomt tijdens een groepsbijeenkomst die eigenlijk alleen relevant is voor u en een andere persoon, maak dan tijd om er later over te praten in plaats van de tijd van anderen in beslag te nemen.
Roep mensen niet op
U kunt ook situaties tegenkomen waarbij een lid van uw team een fout maakt die een negatieve invloed heeft op uw vergadering. Maar gebruik geen ontmoetingstijd om hen te woord te staan. Bel later een privévergadering met die persoon om te bespreken indien nodig.
Blijf kalm
En het maakt niet uit met wie je te maken hebt, verliest je geduld niet tijdens een vergadering.
Geef pauzes voor lange vergaderingen
Als je een vergadering organiseert die een paar uur of langer duurt, neem dan geplande pauzes op in je agenda, zodat mensen iets te eten kunnen pakken, hun telefoons kunnen checken en de badkamer kunnen gebruiken.
Einde op tijd
Houd tijdens de vergadering de klok in de gaten, zodat u zeker weet dat u de vergadering moet beëindigen wanneer u zei dat u dat zou doen.
Geef mensen de mogelijkheid om te vertrekken
Als je toevallig niet de kans hebt gehad om alles te bespreken wat je wilde in de toegewezen tijd, kun je mensen vragen of ze willen blijven en de vergadering beëindigen. Maar geef mensen de kans om op tijd te vertrekken als ze eerdere verplichtingen hebben.
Bedankt iedereen voor het bijwonen
Als u de vergadering hebt opgebeld, moet u ook iedereen bedanken die aanwezig was voordat ze weggingen.
Wees Cognizant van andere talen en culturen
In sommige gevallen ontmoet je misschien ook mensen met verschillende achtergronden en culturen. Zorg dus dat u zich vóór uw ontmoeting zo goed mogelijk bewust bent van hun taal en gebruiken.
Follow-up met notities
Na uw vergadering is het een goed idee om enkele opmerkingen of herinneringen met mensen te delen via e-mail. Of als u niets speciaals heeft om op in te gaan, stuur dan snel een bedankbriefje.
Vermijd het delen van vergaderinformatie met anderen
Als het op vergaderingen aankomt, moeten de besproken onderwerpen binnen de groep aanwezigen blijven, tenzij u duidelijk anders hebt uitgelegd. Deel dus geen details met anderen die niet aanwezig waren.
Voer alle actie-items uit
En als u zich vrijwillig aanmeldt om taken na uw vergadering te voltooien, moet u ervoor zorgen dat u deze items meteen opvolgt.
Videoconferentie foto via Shutterstock
Meer in: Populaire artikelen Commentaar ▼
