Er is niets erger dan een saaie werkbijeenkomst. Elke dag zijn er alleen al in de Verenigde Staten zo'n 25 miljoen bijeenkomsten. Om die vergaderingen te faciliteren, geven managers van het middenkader naar schatting 35 procent van hun tijd op kantoor de ruimte, terwijl iemand in het hoger management waarschijnlijk de helft van hun dag kwijt raakt tijdens vergaderingen.
Die verheven tijdsverbintenissen zouden het helemaal waard zijn als al deze bijeenkomsten geweldige ideeën zouden opleveren, maar naar schatting 67 procent van de vergaderingen wordt over het algemeen geclassificeerd als afschrijvingen - waarbij jaarlijks meer dan $ 37 miljard aan verloren productiviteit wordt verspild.
$config[code] not foundMet dat in gedachten, is het alleen maar zinvol om te proberen en te bezuinigen op zinloze vergaderingen. En als u een kleine ondernemer bent zonder een nieuwjaarsresolutie om de manier waarop dingen in uw bedrijf worden uitgevoerd te verbeteren, kan het verwijderen van saaie vergaderingen uit uw werkweek de perfecte manier zijn om het moreel te versterken en 2017 met een knal te starten.
Hoe de tijd besteed aan vergaderingen te verkorten
Om u op weg te helpen, vindt u hier 15 manieren om al uw vergaderingen in 2017 te elimineren of te bespoedigen:
Breng een agenda
Een van de grootste timewasters in een vergadering is een gebrek aan doel. Om ervoor te zorgen dat alles op het goede tempo blijft, moet je ervoor zorgen dat je een gedetailleerde agenda hebt om je zo snel mogelijk door je vergadering te leiden.
Neem het buiten
Als u incheckt met een klein team, is een van de beste manieren om persoonlijkheden te betrekken en mensen aan het praten te krijgen, door de vergadering buiten te nemen. Niet alleen zal een beetje frisse lucht en zonlicht collega's wakker maken en het bloed laten stromen, maar het zal ook creatief denken stimuleren. Een verandering in de omgeving zal bijna altijd een verandering teweegbrengen in de manier waarop werknemers denken en samenwerken.
Sta op en beweeg
Een manier om vergadertijden te verminderen, is iedereen op de been te krijgen en in beweging te komen. Door stoelen van uw vergaderingen te verwijderen, zijn werknemers over het algemeen meer geneigd om iets belangrijks te zeggen en tijdrovende onderwerpen voor een andere tijd weg te schrijven. Als je echt een gevoel van urgentie wilt bijbrengen, en je hebt de ruimte, overtuig dan personeel om onderweg te praten.
Breng Treats
Lunchbijeenkomsten hebben een slechte reputatie als saaie, dagelijkse bezigheden. Maar personeelsleden rond een tafel krijgen kan een van de beste manieren zijn om hen aan te moedigen open met elkaar te praten. Voedsel heeft de neiging om mensen bij elkaar te brengen, en zorgt er altijd voor dat mensen praten - en dus als uw vergaderingen de neiging hebben om gevuld te worden met ongemakkelijke stiltes, probeer dan werknemers te verleiden met een beetje pizza (of iets gezonder).
Houd de tijd
Het vergt meestal maar één langdradige middenmanager en drie domme vragen om een snelle check-in om te zetten in een vreselijke vergadering van twee uur. Een van de beste manieren om teamleden en leidinggevenden aan het werk te houden tijdens een vergadering, is door een stopwatch te nemen, deze gedurende 15 minuten in te stellen en iedereen te laten weten dat wanneer de klok op is, de vergadering voorbij is. Het helpt je niet alleen om de dingen bondiger uit te leggen, maar werknemers zullen het waarderen als ze weten wanneer ze in staat zullen zijn om daarop terug te komen.
Break It Up
Als je echt niet aan een vergadering van vier uur kunt ontsnappen, zal het het leven een stuk eenvoudiger en aangenamer maken als je het in verschillende hoofdstukken opsplitst. Laat collega's aan het begin van je vergadering weten dat je het gaat aanpakken in een paar hapklare brokken. Gebruik elk blok om een groep problemen op te lossen en pauze nadat elk probleem is geadresseerd om in te checken bij andere teams, wat frisse lucht te krijgen en te hergroeperen.
Stop met behulp van PowerPoint
Zelfs in 2017 is PowerPoint nog steeds vrijwel synoniem met zakelijk. We gebruiken PowerPoint voor alles - van onkostenmeldingen en verkooppraatjes tot marketingupdates. En hoewel het ongelooflijk nuttig kan zijn, kun je niet ontkennen dat het een beetje moe is. Er is niets erger dan naar een vergaderruimte te gaan en naar uw lijnmanager te kijken die een presentatie met 30 dia's laadt. Dus als u uw collega's wakker wilt houden, houdt u de lichten aan en praat u mondeling. Het houdt iedereen wakker en ideeën stromen.
Vooruit plannen
Een van de grootste tijdmeesters in vergaderingen wacht op mensen om suggesties en problemen aan te reiken. Om de ongemakkelijke stiltes te verliezen en iedereen sneller de ruimte uit te krijgen, moedig alle aanwezigen aan om aan tafel te komen met minstens één idee of spreekpunt voordat de vergadering begint.
Druk op Record
Als u snel een vergadering wilt doorlopen, kunnen enkele actiepunten gemakkelijk verloren raken in de strijd. Dat leidt vaak tot veel vervolgvragen, omdat je iedereen uit de kamer probeert te krijgen, en het kan een grote tijdwinst zijn. Als je de vragen graag wilt beantwoorden, is het de moeite waard om de vergadering op je telefoon op te nemen en vervolgens het audiobestand naar alle aanwezigen te sturen nadat je bent gepauzeerd. Op die manier weet iedereen wat ze moeten doen en wanneer het moet gebeuren.
Popcorn zinnen
Wilt u zeker weten dat iedereen bijdraagt? Breng het terug naar de basisschool en laat je team een beetje popcorn denken. Begin een zin, neem het rond in een cirkel en laat elk personeelslid de zin afmaken om hun ideeën kenbaar te maken. Dat houdt niet alleen mensen bezig, maar het dwingt werknemers ook buiten de gebaande paden te denken om bij te dragen.
Een standpunt innemen
Als je vaak merkt dat je team uren verspilt met het proberen ogenschijnlijk simpele groepsbeslissingen te nemen, probeer ze dan overeind te zetten en letterlijk een standpunt in te nemen om een beslissing te nemen. Trek een lijn door het midden van de kamer en vraag elke arbeider om aan de kant te staan die overeenkomt met zijn mening. Gebruik dat dan als een snelle springplank om iedereen te dwingen hun keuze te rationaliseren en verder te gaan.
Geef iedereen een baan
Een andere manier om ervoor te zorgen dat dingen snel worden gedaan op elke vergadering, is om elke deelnemer een taak te geven die tijdens die vergadering moet worden uitgevoerd. Vraag bijvoorbeeld een persoon om aantekeningen te maken, een om de tijd bij te houden en een om snacks mee te nemen. Door elke persoon zijn eigen plicht te geven om te presteren, moet de vergadering soepeler verlopen en zullen de mensen meer gefocust zijn.
Ga virtueel
Brengt u veel reistijd door tussen kantoren en locaties om teams te ontmoeten? Stop met rennen van plaats naar plaats en gebruik tools zoals Skype, Google Hangouts of FaceTime. Op die manier kunnen werknemers de essentie van wat je zoekt en wat ze moeten doen zonder hun werkplek te verlaten.
Stop met praten
Als u denkt dat teveel van uw vergaderingen nutteloze monologen blijken te zijn, komt dit waarschijnlijk omdat uw vergaderingen nutteloze monologen zijn. Zeg wat je moet zeggen, snij jezelf dan af en vraag iedereen wat ze denken. Dit kan niet alleen de tijd die je in vergaderingen doorbrengt, terugdringen, maar het geeft anderen ook de kans om hun eigen gedachten te uiten en nieuwe ideeën op tafel te leggen.
Vallen en opstaan
Aan het eind van de dag zijn geen twee bedrijven hetzelfde. Wat werkt voor uw vergaderingen werkt mogelijk niet voor andere bedrijven, dus u moet een beetje vallen en opstaan doen om erachter te komen wat voor soort vergaderingen het beste werken voor u en uw team. Vergeet niet om geduldig te zijn en gefocust op het ontdekken van de perfecte manieren om uw vergaderingen sneller en minder pijnlijk te maken.
Foto's ontmoeten via Shutterstock
1 Reactie ▼
