Effectieve communicatie is essentieel bij het plannen en beheersen van de middelen van een organisatie om de bedrijfsdoelen te bereiken. Het belang van zakelijke berichten maakt effectieve communicatievaardigheden tot een essentiële zakelijke tool en een essentieel werknemersattribuut. Volgens Herta Murphy, Herbt Hildebrandt en Jane Thomas, de auteurs van "Effective Business Communications," zal het gebruik van "de zeven C's", zoals volledigheid en beknoptheid, ervoor zorgen dat werknemers betere communicators worden, in staat om de berichtinhoud en -stijl te selecteren die het best past bij het doel en de ontvanger van een bericht.
$config[code] not foundVolledigheid
Een compleet zakelijk bericht bevat alle informatie die de ontvanger nodig heeft om het bericht te begrijpen en mogelijk te beantwoorden. Een volledig bericht beantwoordt zes vragen: wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe. Als u bijvoorbeeld een medewerker vraagt om een rapport op te stellen, geeft u aan welk rapport vereist is, wanneer het rapport moet zijn voltooid, aan wie en waar de medewerker het rapport moet leveren en hoe het rapport moet worden gemaakt.
Beknoptheid
Beknopte zakelijke berichten zijn zowel tijd- als kosteneffectief omdat de berichten alleen op een beknopte manier relevante informatie overbrengen zonder herhaling van ideeën. Beknopte berichten bevatten geen onnodige details en enkele woorden, in plaats van uitdrukkingen, worden waar mogelijk gebruikt. Bovendien gebruikt de communicator spaarzaam "welke" en "die" zinsdelen. Bijvoorbeeld: "Slechts vijf leveranciers zijn goed voor driekwart van de crediteuren van deze maand."
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingOverweging
Een effectieve communicatie is er een die voldoet aan de behoeften van een specifieke luisteraar. Bijvoorbeeld: "U kunt de crediteurenadministratie van het bedrijf sneller afstemmen als u de afstemmingsrapporten voor open rekeningen en de journaalafstemming gebruikt die om drie uur op uw bureau staan."
concreetheid
Vage communicatie wordt vermeden door de effectieve communicator die specifieke of definitieve informatie, zoals feiten en cijfers, gebruikt om ideeën over te brengen. Bijvoorbeeld: "Ons rapport over accounts met ouderdomsverplichtingen geeft aan dat we Smith Electric $ 15.000 verschuldigd zijn in 30 dagen, $ 45.000 in 60 dagen, voor een totaal van $ 60.000." Berichten zijn ook concreter als expliciete woorden worden gebruikt. "Journaalafstemmingsrapport" is bijvoorbeeld duidelijker dan "rapport over te betalen afstemming."
helderheid
Duidelijkheid stelt een luisteraar in staat moeiteloos een bericht te begrijpen. Om duidelijk te spreken, gebruikt een spreker precieze taal en bekende woorden. Een spreker kan bijvoorbeeld zeggen "na de reconciliatie van accounts" in plaats van "na de afstemming van accounts." Duidelijkheid vereist ook het vermijden van technisch en zakelijk jargon, tenzij de spreker er zeker van is dat de luisteraar bekend is met de voorwaarden. De spreker vermijdt ook lange zinnen en de ongemakkelijke opstelling van woorden.
Beleefd
Hoffelijke communicatie respecteert de lezer of luisteraar. Dergelijke berichten vermijden ook twijfelachtig humor. Bijvoorbeeld, in plaats van 'Uw bericht is volledig niet te ontcijferen', zou een beleefde boodschap kunnen luiden: 'Ik mis de ervaring die nodig is om de instructies goed te interpreteren.'
Juistheid
Juistheid verwijst naar het gebruik van de juiste interpunctie, grammatica en spelling en het gebruik van nauwkeurige feiten en cijfers. Daarom suggereert de juistheid dat alle informatie in een communicatie dubbel gecontroleerd moet worden op juistheid en op het juiste moment komt. Correctheid vereist bijvoorbeeld dat indien mogelijk originele gegevensbronnen worden gebruikt.
