Een van de verantwoordelijkheden van personeelsleden die op verschillende overheidsniveaus werken, is het schrijven van briefingsmemo's voor beleidsmakers, die de memo's gebruiken om zichzelf voor te lichten over problemen en hen te begeleiden bij het opstellen van protocollen, procedures en wetten. Een briefingsmemo is een beknopte samenvatting van een kwestie of een geval dat een oproep voor actie aan de lezer voorstelt. Een succesvolle memo overtuigt de lezer om te handelen door concreet bewijs te leveren dat gemakkelijk te begrijpen en te evalueren is.
$config[code] not foundBegin de notitie door "Aan:" en "Van te schrijven". Voer de naam van de afzender en de ontvanger in achter de dubbele punten. Schrijf op de volgende regel de datum waarop u de memo hebt geschreven. Beëindig deze sectie door "Onderwerp:" te schrijven, gevolgd door het onderwerp waarnaar de memo verwijst.
Geef de actie op die u wilt lezen in de eerste zin of alinea van de memo.
Houd de aandacht van de lezer met behulp van korte, beknopte paragrafen die niet langer zijn dan 5 zinnen lang. Vermeld bij het vermelden van de redenen voor het ondernemen van actie elke reden in een afzonderlijke alinea.
Gebruik empirisch bewijs om de lezer te overtuigen van de noodzaak van de voorgestelde gedragslijn. Citeer bijvoorbeeld woningstatistieken met lage inkomens bij het zoeken naar een verandering in een bepaald bestemmingsbeleid. Voorkom generalisaties die u niet met feiten kunt ondersteunen.
Maak een schets van de alternatieve handelwijzen of beleidsmaatregelen, waarin de voor- en nadelen van beide worden beschreven.
Vermijd onnodig omslachtige of formele uitdrukkingen, bijvoorbeeld 'volgens onze discussie' en technisch jargon wanneer u feiten en cijfers citeert. Gebruik eenvoudige, directe taal die elke lezer kan begrijpen.
Gebruik de actieve stem, in tegenstelling tot passief, gedurende de hele memo om actie aan te moedigen. Als u de ontvanger van de notitie goed kent, gebruikt u voornaamwoorden als 'Ik' en 'wij', omdat mensen eerder geneigd zijn iets te doen voor mensen die zij persoonlijk kennen. Benadrukken van dergelijke persoonlijke verbindingen verder met behulp van weeën, zoals "Ik ben".
Herhaal de noodzaak van actie aan het einde van de memo. Geef aan of er een deadline is voor actie waaraan moet worden voldaan.
Waarschuwing
Een briefingsbrief die langer is dan twee pagina's, wordt een rapport dat de lezer waarschijnlijk niet meteen na ontvangst zal lezen.
