Als leider wil je een productief team, dus het is alleen zinvol om de tijdigheid te versterken en teamleden te helpen negeren slechte werkgewoonten zoals uitstelgedrag.
Uitstel gaat ten koste van de productiviteit van de persoon die uitstelt. Meer nog, het voegt stress - stress toe aan de procrastinator en aan de rest van het team, die moeite moeten hebben om de speling op te nemen voor gemiste deadlines.
$config[code] not foundHet leidt ook tot negatieve emoties die teamwork uithollen. De procrastinator draagt een hoop schuld op zich omdat hij niet op tijd is, en anderen in het team voelen wrok omdat ze moeten compenseren voor iemand anders die de bal laat vallen.
Om nog maar te zwijgen, het kan natuurlijk de bedrijfsresultaten aantasten. Uitstelgedrag kan leiden tot ontevreden klanten, boetes voor vertragingen en verloren toekomstige verkopen.
Software biedt een eenvoudige oplossing om uw team te helpen de uitstelgedrag te doorbreken. Hier zijn 5 eenvoudige manieren om software te gebruiken om af te breken van uitstelgedrag en u en uw team productiever te maken.
Gebruik kalenders om hun grootste potentieel
Digitale kalenders zijn perfect om de cyclus van uitstelgedrag te doorbreken - als u ze op de juiste manier gebruikt. Moedig je team aan om deze kalendertechnieken uit te proberen (en gebruik ze zelf om het goede voorbeeld te geven):
- Blokkeer een bepaalde periode om een belangrijk project of een belangrijke taak in uw agenda te doen. Als het in je agenda staat met een uur of twee gereserveerd om het te doen, ben je een stap dichterbij dan simpelweg de taak op een takenlijst zetten.
- Wanneer u de agenda-melding instelt, voegt u links toe aan alle documenten die u nodig hebt voor de taak, rechtstreeks in de aankondiging van de agenda. Op die manier verspil je geen tijd aan het zoeken naar documenten om aan de slag te gaan - of laat je je verleiden.
- Gebruik gedeelde agenda's in uw organisaties om te voorkomen dat u heen en weer gaat om de beschikbaarheid te controleren. Met gedeelde agenda's kun je zien wie er gratis is. Leer ook de functies van uw kalenderprogramma kennen om kleine hacks te vinden die het plannen eenvoudiger maken. Outlook-kalenders hebben bijvoorbeeld iets dat de Scheduling Assistant wordt genoemd en die het instellen van vergaderingen sneller kunnen laten verlopen.
Spoelen en herhalen: sjablonen, sjablonen, sjablonen
Niets bevordert uitstelgedrag zoals kijken naar een leeg scherm en vraagt zich af waar te beginnen voor dat volgende project. Een sjabloon helpt u sneller van taken af te komen, zoals het schrijven van een rapport, het maken van een presentatie of het opstellen van een vergaderagenda.
Er zijn twee soorten sjablonen. Een ervan is generieke sjablonen die u online kunt vinden of zelfs in de Office-suite die u gebruikt. Office 365 heeft bijvoorbeeld veel gratis sjablonen in verschillende modules, zoals spreadsheets en presentaties.
Een ander soort sjabloon zijn die specifiek zijn afgestemd op uw bedrijf. In de loop van de tijd bouwt u sjablonen voor verkooppresentaties, rapporten en meer. De sleutel is ervoor zorgen dat iedereen ze kan vinden wanneer ze deze nodig hebben. Maak een centrale sjabloonbibliotheek en moedig iedereen aan om het te gebruiken. Met gedeelde mappen en opslag van cloudbestanden is het super eenvoudig om dit in te stellen.
Tik op Tock: gebruik timemanagementtimers
Soms wordt uitstelgedrag bevorderd en bevorderd door te veel tijd te besteden aan onbelangrijke taken. Help uw team te begrijpen hoe zij hun tijd beter kunnen verdelen, om het uit te geven aan de meest urgente en belangrijkste taken.
Hier kan iets eenvoudigs als een timer helpen. Als iemand in uw team de neiging heeft om te lang onbelangrijke e-mails te lezen of vergaderingen over te laten lopen, kan een timer minuten besparen die in de loop van een week oplopen tot uren.
Ik heb ondervonden dat meer bewust zijn van tijd verbazingwekkende effecten heeft. Totdat ik begon te volgen, besefte ik niet hoeveel van mijn tijd werd verspild aan taken van laag belang.
Windows 10 heeft een gratis timer-app ingebouwd. Je kunt ook timer-apps op internet vinden of eenvoudig de timer en het alarm op je smartphone gebruiken.
Directe wijzigingen: samenwerken over gedeelde documenten
Stel dat je een persbericht hebt waarvan je wilt dat een deel van je team ernaar kijkt voordat het via internet uitkomt. Het proberen van iedereen die input nodig heeft om het te beoordelen en te beantwoorden, kan tijd vergen - vooral voor de uitstellers in je team.
Hier komt de cloud te hulp in de vorm van gedeelde clouddocumenten.
Wist je dat je aan Word kunt samenwerken door een functie te gebruiken waarmee je in realtime kunt co-auteur worden? U kunt de bewerkingen teken voor teken volgen wanneer iemand anders aan het document werkt. Op die manier kunt u iedereen op gesprek krijgen en alle invoer snel in realtime verzamelen - waardoor de neiging van sommigen om uit te stellen wordt voorkomen.
Microsoft Office 365 biedt ook de multi-party HD video- en audio-platformteams, zodat uw groep nummers, campagnes en projecten van verschillende locaties kan bespreken. Als u een klant heeft die ideeën voor zijn nieuwste campagne samen wil stellen, plaatst dit iedereen op dezelfde online pagina.
Planner is specifiek gebouwd voor Office 365. Het werkt op al uw apparaten. U kunt bestanden, taken toevoegen en zelfs met het team spreken, waar ze zich ook bevinden. E-mailmeldingen maken het gemakkelijk om teamleden te laten weten wanneer ze een nieuwe taak hebben gekregen. Planner betrekt iedereen en houdt ze op de hoogte van eventuele ontwikkelingen.
Office 365-video is een andere optie om uitstelgedrag te voorkomen. Het uploaden en delen van video-inhoud via uw bedrijf zet een gezicht en live actie op geschreven notities en richtlijnen.
Gebruik een virtuele assistent zoals Cortana
Hier is nog een uitstel-ontwijkende hack: gebruik een virtuele assistent om notities te maken en onderzoek te doen voor je volgende project. U kunt Cortana bijvoorbeeld gebruiken om een paar opmerkingen mondeling voor dat grote rapport te dicteren en op te slaan in OneNote. Soms is het veel gemakkelijker om te beginnen als je begint met babystappen, zoals het dicteren van een paar aantekeningen van zaken die je in een rapport wilt opnemen.
Je kunt Cortana ook gebruiken om op gezette tijden webonderzoek voor een project te doen. Het zorgt ervoor dat het minder als bewerkelijk werk gaat en meer als een eenvoudige discussie, als je iets als Cortana gebruikt om dingen op te zoeken.
Zoals deze voorbeelden laten zien, zijn er veel manieren om technologie te gebruiken om aan de slag te gaan en uitstelgedrag te voorkomen. Dus waar wacht je op? Ga aan de slag met enkele van deze tools!
Op het moment van dit schrijven neemt Anita Campbell deel aan het Microsoft Small Business Ambassador-programma.
Man bij Laptop Photo via Shutterstock
Meer in: Microsoft, gesponsord 1
