Senior secretaresses worden doorgaans in kantoren werkzaam en vervullen belangrijke administratieve taken om ervoor te zorgen dat dagelijkse bedrijfsprocessen efficiënt verlopen. Een senior secretaresse kan werken onder een of meer managers en er wordt verwacht dat hij een nauwkeurige registratie bijhoudt van alle belangrijke correspondentie binnen een bedrijf. Senior secretaresses zijn werkzaam in een breed scala van bedrijven in de publieke en private sector.
Ondersteunende rol
De primaire rol van een senior secretaris is om tijd vrij te maken voor zijn supervisors door het uitvoeren van belangrijke administratieve taken. Senior secretaresses spelen een sleutelrol bij het accuraat en tijdig afleveren van berichten aan de vereiste partijen. Een senior secretaresse dicteert doorgaans notities van het senior management, typt de notities in brief- of rapportindeling en verspreidt de informatie naar de beoogde ontvangers, zoals aangegeven op de Champaign County-website. Een senior secretaris moet daarom een goed begrip hebben van de grammaticale regels en interpunctie en bekwaam zijn in het gebruik van basissystemen voor kantoorsoftware om statistische gegevens weer te geven of briefsjablonen te gebruiken. Van een senior secretaresse wordt ook verwacht dat hij een nauwkeurig afsprakingsschema bijhoudt voor haar supervisor en regelingen voor zakelijke bijeenkomsten met alle verwachte deelnemers bevestigt. Ze kan ook worden belast met het maken van reisarrangementen en het boeken van accommodatie-arrangementen voor off-site conferenties.
Communicatierol
Een senior secretaresse zal soms worden gevraagd om de belangrijkste werkopdrachten te coördineren en te superviseren die aan administratief personeel worden gegeven om ervoor te zorgen dat ze efficiënt en op schema worden voltooid. Van hogere secretarissen wordt ook verwacht dat zij nieuw personeel trainen en het bestaande personeel omscholen wanneer wijzigingen in de normale bedrijfspraktijk worden aangepast. Een senior secretaris kan ook telefoongesprekken voeren vanuit interne en externe bronnen, berichten doorgeven tussen afdelingen en schermoproepen van managers om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie wordt genoteerd. Ze kan ook worden belast met het invullen van vragen van bezoekers aan de receptie, zoals beschreven op de Total Jobs-website.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingAanvullende taken
Een senior secretaris kan ook minuten notuleren tijdens vergaderingen en heeft doorgaans de taak om correspondentie nauwkeurig in te dienen vanuit interne en externe bronnen. Een senior secretaris is ook verantwoordelijk voor het bewaken van belangrijke kantoorbenodigdheden en het maken van nieuwe orders om deze aan te vullen. Hij kan ook helpen bij het opstellen en verwerken van budgetramingen en verkoopfacturen en vaak helpen met salarisadministratie. Senior secretaresses verrichten vaak onderzoek en genereren rapporten over de prestatieniveaus, verkoopcijfers en inkoopkosten, zoals beschreven op de website van Monterey County.
