De meeste eigenaren van kleine bedrijven zijn begraven in e-mail. Dit is ontmoedigend omdat ze niet altijd de belangrijkste beantwoorden. Zakelijke etiquette suggereert dat elke e-mail binnen 24 uur moet worden beantwoord.
Berichten langer onbeantwoord laten dan dit kan een diepgaand negatief effect hebben op relaties in hun bedrijf. De afzender is bang dat de e-mail niet is ontvangen of dat een "geen antwoord" een negatief antwoord betekent. In veel gevallen betekent dit geen van beide.
$config[code] not foundEen goede e-mailetiquette is van cruciaal belang omdat het zakelijke fortuin stijgt en daalt met de economische tijden. Je ontmoet dezelfde mensen op weg naar boven als je onderweg tegenkomt. Met andere woorden, vandaag heb je iets van mij nodig en morgen heb ik iets van je nodig. Als ik nooit je e-mail heb teruggestuurd wanneer je me nodig hebt, wat denk je dat er zal gebeuren als de rollen worden omgekeerd?
10 manieren om een vloed van e-mails op één dag te beantwoorden
Hier leest u hoe u elke e-mail binnen 24 uur beantwoordt, vooral op een drukke dag.
1. Gebruik Auto-responders
Stel een automatische reactie van uw e-mailsysteem in om afzenders op de hoogte te stellen van hoe lang het gemiddeld duurt voordat u op e-mail reageert. Door deze verwachting in te stellen, weet de afzender dat hun e-mail is ontvangen en ongeveer wanneer ze van u horen. Het belangrijkste is dat je je bij het beantwoorden aan het beloofde tijdskader houdt.
2. Wees kort
Reageer niet met een roman of iets dat moet worden gezegd in een persoonlijk telefoongesprek of in een persoonlijk gesprek. Door antwoorden op enkele woorden of een enkele zin te behouden, kost het minder tijd. Vergeet niet dat het ook moeilijker wordt om lange e-mailantwoorden op smartphones te lezen.
3. Vraag genummerde vragen
Dit maakt het veel gemakkelijker om te antwoorden waar u de vragen uit de e-mails kunt kopiëren en ze kort op elke e-mail kunt reageren.
4. Deadlines
Zoek naar een tijdspanne waarin een antwoord wordt verwacht. Stel vervolgens een follow-up voor deze datum in om het antwoord op dat moment te overwegen. Plaats e-mail in specifieke mappen voor verschillende categorieën of klanten.
5. Heb het, later
Als je geen tijd hebt om het nu te beantwoorden. Typ 'Got It, will reply'. In feite kan dit worden ingesteld als een snelkoppeling met een paar streken op uw bureaublad of handheld-apparaat. Deze tekstuitbreiders kunnen veel tijd besparen. Stel vervolgens een follow-up in zodat u later kunt antwoorden.
6. Voeg niet toe aan de puinhoop
Vergeet alles beantwoorden. Dit voegt gewoon een e-mail toe die iemand anders kan lezen.
7. Houd woede uit
Antwoord nooit als je boos bent. Het verbrandt veel energie en kan onbedoelde slechte gevolgen hebben. Als je jezelf moet uiten, typ dan een antwoord op jezelf en lees het 24 uur later voordat je overweegt het naar de beoogde ontvanger te sturen. Telefoongesprekken of persoonlijke gesprekken zijn altijd productiever dan boze e-mails.
8. Meldingen uitschakelen
Stel bepaalde tijden in de loop van de dag in waarop je je kunt concentreren op het beantwoorden van e-mails zonder multitasking. Je zult veel meer bereiken en effectief zijn.
9. Gebruik regels en mappen
Stel regels in uw e-mailsysteem in zodat specifieke e-mails met bepaalde titels in speciale mappen worden geplaatst, zodat u deze eerst of binnen een bepaald tijdsbestek kunt bekijken. Dit voorkomt dat u naar een monolithische inbox kijkt, wat overweldigend kan zijn.
10. Schema voor de toekomst
Met veel e-mailprogramma's kunt u plannen voor de toekomst. Beantwoord het nu en laat het systeem het later verzenden.
Efficiënt communiceren is altijd de beste manier om het relatiekapitaal op te bouwen dat u nodig heeft voor uw zakelijk succes en het helpt u een overvloed aan e-mails op één dag te beantwoorden.
Opnieuw gepubliceerd met toestemming. Origineel hier.
Handgemaakte zeepfoto via Shutterstock
11 Opmerkingen ▼
