De dagen van administratieve assistenten zijn gevuld met meerdere taken, waaronder plannen, e-mails verzenden en projecten beheren. Daarnaast is het soms nodig om een bericht voor je baas te nemen wanneer ze niet beschikbaar is. Een onduidelijke, slecht geschreven boodschap kan je baas frustreren. Als u indruk op haar wilt maken, geeft u een gedetailleerd bericht met een samenvatting van de aard van de oproep en de gevraagde reactie. Zelfs als je geen administratief assistent bent, moet je af en toe berichten sturen voor een baas die niet beschikbaar is.
$config[code] not foundTerwijl u aan de telefoon bent
Vraag de beller of hij een bericht wil achterlaten. Als het antwoord "nee" is, neem dan even de tijd om een bericht aan te moedigen. Zeg hem dat je baas de hele dag in vergaderingen zal zijn, dus terugbellen is misschien niet de beste optie.
Vraag de beller om een gedetailleerd bericht te geven. Sommige bellers zullen antwoorden met: "Laat haar gewoon terugbellen." Helaas is uw baas misschien niet tevreden met zo'n vage boodschap. Beantwoord in dit geval met: 'Natuurlijk, wat kan ik haar vertellen dat hiermee wordt bedoeld?'
Vraag een volledige naam van de beller. Voornamen kunnen verwarring veroorzaken voor je baas. Vraag gewoon: "Mag ik uw volledige naam?" bij het verwijderen van het bericht.
Vraag naar het telefoonnummer van de beller. Hoewel dit vanzelfsprekend lijkt, is het eenvoudig om het aantal te vergeten wanneer het op andere aspecten van het gesprek is gericht. Als de beller liever per e-mail wordt gecontacteerd, noteer dan ook dit.
Noteer al deze informatie op scrappapier terwijl u de vragen stelt. Schrijf ook de datum en het tijdstip van de oproep op.
Het bericht doorgeven
Organiseer uw aantekeningen voor de oproep op een klein stukje papier. Elk bericht moet slechts één vel papier vullen. Vermijd het schrijven van meer dan één bericht op elke strook.
Noteer de datum en tijd van de oproep, gevolgd door de voor- en achternaam van de beller bovenaan het papier. Als ze ook haar positie of relatie aan je baas heeft gegeven, zoals een accountant of een leverancier, kun je dit hier ook vermelden.
Vat het doel van de oproep samen in één korte zin. Schrijf dit onder de naam van de beller. Wees kort en specifiek zodat je baas zich niet hoeft af te vragen waar dit over gaat.
Noteer het telefoonnummer van de beller onderaan het bericht.
Schrijf "DRINGEND" in hoofdletters in de rechterbovenhoek van de notitie als de oproep erg belangrijk was. De meeste telefoonboodschappen vallen niet onder deze categorie. Dringende berichten verwijzen naar familiale noodsituaties of zakelijke problemen die een groot nadelig effect kunnen hebben op het bedrijf.
Relay de berichten aan je baas zodra hij beschikbaar is. Als je hem elk bericht geeft, lees het dan hardop. Op deze manier is er geen kans dat hij een belangrijke boodschap zal missen.
Tip
Weet wanneer je moet spreken. Als een bericht echt een noodgeval is, onderbreek met name de familie van de baas, onderbreek haar en vertel haar onmiddellijk over de beller. Sommige dingen in het leven zijn belangrijker dan een zakelijke bijeenkomst.
