Sommige werkplekken hebben een open-deurbeleid dat medewerkers in staat stelt om over hun zorgen te klinken wanneer de baas beschikbaar is. In sommige bedrijven is de enige manier om uw stem te laten horen, echter het schrijven van een brief of e-mail. Als je op het tweede soort plek werkt, neem dan de tijd om ervoor te zorgen dat je brief goed geschreven, grammaticaal correct is en een professionele en ontwikkelde toon bevat.
Zal dit overal gebeuren?
Voordat je gaat zitten om die brief te schrijven, vraag je jezelf af of het de moeite waard is, adviseert loopbaancoach Marie G. McIntyre, Ph.D., op haar website van Your Office Coach. Bedenk of uw baas iets gaat doen aan het probleem waarmee u wordt geconfronteerd. Als uw zorgen over de baan bijvoorbeeld een vervelende collega met zich meebrengen, is het misschien niet de moeite waard en kunt u beter uw klachten indienen voor iets dat de moeite waard is in de toekomst.
$config[code] not foundBeslissen wat je wilt
Nu u hebt vastgesteld dat uw baas iets aan uw zorgen kan doen, definieert u dat 'iets' zo duidelijk mogelijk. Dit wordt de kern van je brief. Zonder een verzoek om actie, zal je brief lijken te klagen. De oplossing ligt misschien voor de hand, maar je baas leeft niet in je schoenen en zal niet noodzakelijk dezelfde oplossingen bedenken als jij. Voordat je die brief schrijft, oefen het schrijven van een eenvoudig verzoek dat je wilt zien, of eentje die duidelijk is gedefinieerd. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ik verzoek om een wijziging in de rangschikking van de bureaus." Als u meerdere verzoeken hebt, geeft u deze prioriteit in een lijst met korte opsommingen, met eerst de belangrijkste aanvraag.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingNoem het probleem
Nu is het tijd om de brief te maken. Richt het hartelijk en stel jezelf vervolgens voor, indien nodig. In een groter bedrijf moet je baas mogelijk je positie of afdeling herinneren. Leg vervolgens een directe verklaring af over het probleem, bijvoorbeeld 'Ik schrijf u om u te informeren over een situatie op de X-afdeling'. Leg daarna de feiten vast zoals u ze hebt waargenomen. Geef deze feiten aan zonder de schuld te geven of emotioneel te worden. Op die manier dragen ze meer gewicht.
Waarom je baas geeft
Geef in de tweede alinea duidelijk aan hoe dit probleem van invloed is op de productiviteit, het moreel van het bedrijf, de bedrijfsresultaten of enige andere factor waar de baas zich mogelijk mee bezighoudt. Stel dat u zich zorgen maakt over de luchtkwaliteit op kantoor bijvoorbeeld. Je baas is misschien niet de man die zich automatisch zorgen maakt om je persoonlijke comfort - zelfs als hij dat zou moeten doen - maar als je hem duidelijke cijfers geeft die laten zien hoe het probleem je productiviteit op de werkplek beïnvloedt, kan hij opletten.
Wikkel het allemaal op
Gebruik de laatste alinea om de oplossingen voor het probleem aan te geven waarmee je bent gekomen voordat je met het schrijven van de brief begon. Als uw oplossing meer inspanning van uw kant vereist, doet het geen pijn om de wielen een klein beetje te smeren en hem te laten weten wat uw persoonlijke investering zou kunnen zijn. Als er nog andere vervolgzaken zijn om te bespreken, laat je baas dan weten wanneer je beschikbaar zou kunnen zijn. Aan het einde van de brief bedank je baas voor de gelegenheid om met het bedrijf samen te werken en het te ondertekenen. Laat uw telefoonnummer en e-mailadres achter in de brief staan, als u niet zeker weet of uw baas het heeft.
