Georganiseerd blijven is van fundamenteel belang om ervoor te zorgen dat het kantoor soepel functioneert. Als uitvoerend assistent word je vaak gevraagd om het kantoor efficiënt te houden en als je er niet klaar voor bent, kan het hectisch worden. U wordt gevraagd om taken uit te voeren op een dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis. Zonder organisatie is het gemakkelijk om in de war te raken en belangrijke deadlines te vergeten.
To Do Area
Beschrijf een deel van uw bureau als het "to-do" gebied in plaats van overal plaknotities en papier te hebben. Plaats items in een doos of map op uw bureau en controleer deze regelmatig gedurende de dag. Naarmate taken worden voltooid, verwijdert u de items van het bureau naar een "map" of naar een box voor archivering. Geef aan het begin van elke dag een volledige lijst met taken voor de dag en plaats deze in de map "Aan de slag". Kras taken af als ze zijn voltooid. Voeg taken toe wanneer ze naar u toe komen en zorg er aan het eind van de dag voor dat alles is voltooid.
$config[code] not foundStel dagen in
Bepaal dagen voor wekelijkse taken. "Je kunt je week zo organiseren dat je weet, in zekere zin hoe dan ook, wat je gaat doen", zegt Victoria Moran van OfficePRO Magazine. Kies bijvoorbeeld woensdag als shred-dag en bewaar papieren die moeten worden vernietigd in een vak tot het tijd is. Of, tel contant geld op vrijdag. Dit kan ook werken met dagelijkse activiteiten. Moran stelt voor om op bepaalde tijden per dag stem en e-mail te retourneren. (REF1) Op die manier hoef je niet te stoppen met wat je vaak doet gedurende de dag.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingKleur codering
Het gebruik van kleurcodering kan u helpen organiseren wat moet worden gedaan en wanneer. "Denk altijd na over welke taken je uitvoert en hoe vaak je ze uitvoert", zegt Judith Allen van Admin Secrets. (REF2) Code wekelijkse taak één kleur zoals rood; geef dagelijkse taken blauw, maandelijkse taken geel enzovoort. Plaats taken in codemappen en pak vervolgens uw kalender en markeer wat er moet gebeuren met een gekleurd vierkant erachter. Typ in elektronische agenda's de woorden in de taakkleuren als u geen vak kunt maken.
Verantwoordelijkheid delen
Het delen van verantwoordelijkheden is een essentieel onderdeel om georganiseerd te blijven. Het lijkt misschien moeilijk omdat je de persoon bent waaraan de meeste taken zijn gedelegeerd, maar het kan worden gedaan. Soms hangt de tijdigheid van uw taak af van de acties van uw leidinggevenden en medewerkers. Als je de baas bent over het evenwicht boek, geef je collega's een deadline om hun stomp in te leveren. Laat ze ook elke cheque uitschrijven die ze uit het boek nemen. Als je baas op reis gaat, laat hem dan noteren of een checklist geven van wat er moet gebeuren. Geef hem dan een kopie van de lijst om er zeker van te zijn dat u allebei op dezelfde pagina bent. Geef collega's ook speciale mappen om alle kassabonnen in één map in te leveren. Op die manier hoef je niemand op te zoeken wanneer het tijd is om de lade te verzoenen.
