Zakelijke bijeenkomsten via audio- en videoconferenties zijn een vast onderdeel geworden van elke organisatie. Voorbij zijn de dagen dat alleen IT-giganten online-samenwerkingssoftware kochten om zakelijke bijeenkomsten via internet te houden.
Tegenwoordig realiseren zelfs kleine bedrijven zich de voordelen van het gebruik van samenwerkingshulpmiddelen voor webconferenties.
Het resultaat is de langzame dood van persoonlijke ontmoetingen, die we ongeveer vier jaar geleden al hebben gezien.
$config[code] not found- Cisco Systems annuleerde zijn verkooptraining in 2009.
- Apple trok zich terug uit zijn toekomstige Macworlds.
- Veel bedrijven hebben hun teamkracht zelfs verlaagd in de event-and-meeting-afdeling, gevolgd door een steile stijging van virtuele vergaderingen.
Met de toepassing van online vergaderhulpmiddelen en -software kunt u 50-80 procent van de kosten besparen, die anders worden besteed aan het weergeven van hotels, verhuur, transport, verpakkingen en marketing. Het hosten van virtuele evenementen kost je misschien slechts $ 10 per dag, in tegenstelling tot een investering van $ 200 tot $ 1.000 voor een fysiek evenement.
Dit betekent dat je hetzelfde krijgt voor minder geld.
Alleen al het hebben van een webvergaderprogramma zorgt niet voor succes bij het houden van online vergaderingen.
Er zijn twee manieren om ernaar te kijken.
- Allereerst moet uw online vergadertool gezegend zijn met alle boeiende en noodzakelijke functies voor een soepele audio- en videoconferentie.
- Ten tweede moet de presentatie-inhoud voldoende aantrekkelijk zijn om een interactieve sessie voort te zetten.
U moet over het juiste platform beschikken om online vergaderingen te hosten met alle waarschijnlijke samenwerkingsfuncties en goed gestructureerde contentpresentatiestrategieën te gebruiken om mensen voor een langere periode te houden.
Tenzij beide aspecten goed worden verzorgd, kunnen virtuele vergaderingen niet slagen. Hier is een lijst met tips voor webconferenties die u misschien ook nuttig vindt.
Hoe zowel de vereisten te beheren
Bedrijven winnen tijdens online vergaderingen, gaat erom hoe u de communicatie eenvoudiger en soepeler maakt tussen uw klanten en uw collega's.
Help ze gewoon om naadloos samen te werken aan alles wat ze willen voorstellen, bespreken, beoordelen of bereiken in het comfort van hun eigen kantoor of zelfs thuis. En je bent thuis.
Gezien het feit dat de aard van afspraken en interacties tijdens online vergaderingen volledig afhangt van presentatiestrategieën, zakelijke verwachtingen en focus van de inhoud van deelnemende individuen, is het aan hen hoe ze de beschikbare hulpmiddelen en bronnen optimaal kunnen gebruiken.
De meer specifieke, samengevatte en actiegestuurde inhoud die u in een vergadering presenteert, hoe hoger u ieders bedrijfsdoelstellingen kunt bereiken en daarmee snelle deals sluiten.
Nu komt aan de primaire eis, dat is het selecteren van de juiste tool. U kunt geen concessies doen aan de premiumfuncties die toonaangevende leveranciers u kunnen bieden. In feite is er geen tekort aan goede hulpmiddelen voor webconferenties op de markt.
Het volgende belangrijke in uw checklist is hoe veel beter u een online vergadertool beoordeelt en een geschikte vergadert voor uw bedrijf. Hoewel velen van ons zich bewust zijn van de onbetrouwbaarheid van het voeren van vergaderingen via VoIP en telefoon, zijn er betere manieren om hun gebruik te optimaliseren.
In dit artikel zullen we al die 5 mogelijkheden bekijken.
Samenwerking eenvoudiger, haalbaar en altijd en overal interessant maken
Uw online vergaderingssoftware zou ze allemaal moeten hebben:
- Volledige compatibiliteit met alle populaire browsers zoals Chrome, Firefox en Safari die deelnemers gebruiken, zodat niemand zich geïsoleerd voelt
- Ondersteuning voor het hosten van interactieve presentaties, productdemonstratie en productrecensies, of zelfs samen herzien van zakelijke contracten … allemaal op het gemak van uw klant
- Mogelijkheid om vergaderingen te registreren, te archiveren en te hergebruiken, intern in teams en organisatie om zo de eisen en feedback van klanten beter te analyseren
- Slimmere manier om uw eigen media te uploaden of afbeeldingen aan uw whiteboard toe te voegen vanuit Flickr, zodat u snel multimedia-inhoud met deelnemers als referenties kunt delen, zelfs als de vergadering bezig is
- Ondersteuning voor het beheren van alle soorten interacties (presenteren, delen, bespreken, bewerken en brainstormen) in real-time en natuurlijk, evenals de flexibiliteit om later de whiteboard-analyse te doorlopen voor een gedetailleerd beeld.
Laat de vergaderruimte er groot en duur uitzien
Ja, uiterlijk en gevoel is erg belangrijk.
Hoe meer u uw vergaderruimte en wachtkamer interessant en boeiend maakt voor klanten, hoe beter de indruk voor uw merk is.
Door een bedrijfslogo toe te voegen, merkkleuren en aantrekkelijke banners te gebruiken voor aankondigingen, kan uw klant denken dat u een aangepast ontwerp hebt toegepast om de vergadering als een speciale en serieuze vorm te behandelen.
Het is helemaal een merkbeleving die uw klanten zullen meenemen naar hun volgende vergaderingen.
Dat, misschien met goede feedback, je kan helpen een cruciale deal te sluiten.
Met merksjabloonsuites kunt u unieke vergaderthema's creëren voor elk van de afdelingen of groepen binnen en buiten de organisatie en zo de bedrijfsidentiteit van uw merk behouden.
Schakel Desktop Sharing en Remote Screen Control in
Een van de gemakkelijkste en meest effectieve manieren om de betrokkenheid van het publiek te vergroten, is het delen van controle tussen deelnemers.
Schermbediening op afstand biedt vrijheid aan collega's, klanten, gasten en bezoekers in hun eigen pitches en presentaties.
Met opties voor het delen van desktops kunnen teams samenwerken aan live-programma's, zoals productdemonstratievideo's, documentrevisie, zakelijke Power Point-presentaties, spreadsheetgrafieken of lopende projecten. Ze krijgen meer controle over hun individuele sessies en houden de discussies open voor 360-graden views.
Locatie, tijdzone, aantal aanwezigen … niets kan een belemmering zijn om uw boodschap door anderen te laten horen en ernaar te handelen.
Schakel de kracht van privé- en gemodereerde chatsessies in
Online vergaderingen moeten soms natuurlijk, interactief en vertrouwelijk zijn.
Privédiscussies tijdens een doorlopende webvergadering helpen bij het verhelderen van veel vragen die anders niet zouden worden opgelost.
$config[code] not foundTijdens een groepsbijeenkomst is het duidelijk dat niet elk lid elk van de discussiethema's in hetzelfde tempo begrijpt. Vaak blijven de aanwezigen onbeheerd achter wat resulteert in verwarringen en grote problemen.
Misverstanden en kortere vragen kunnen leiden tot onenigheid over een gemeenschappelijk zakelijk doel. Dergelijke communicatiekloven moeten snel reageren tijdens de vergadering zelf, anders is het moeilijk om tot een consensus te komen. En dat is het uiteindelijke doel van elke groepsbijeenkomst.
Privé-chatoptie zorgt ervoor dat een deelnemer realtime feedback en reacties krijgt op een bepaalde agenda of een actie-item van een andere deelnemer zonder anderen in de vergaderruimte te storen. Dit helpt deelnemers om elkaars opmerkingen en acties privé en op een betere manier te begrijpen. Dit neemt online samenwerking tot een grotere hoogte.
Snelle één-op-één-chat maakt gesprekken vertrouwelijk, zodat problemen sneller en eerder worden opgelost zonder de gewone sessie te onderbreken.
Pas taalvertaling toe voor wereldwijde gesprekken
Zakelijke vooruitzichten, partners en collega's kunnen afkomstig zijn uit alle delen van de wereld. Daarom kan wereldwijde zakelijke communicatie in elke taal zijn.
Taalvoorkeuren mogen daarom geen belemmering vormen bij online conferenties, vooral als de deelnemers moedertaalsprekers zijn.
U hebt zo'n online vergaderingsplatform nodig waarmee leden kunnen kiezen uit maar liefst 50 verschillende talen die zij het liefst vertalen, allemaal in realtime. Dit verwijdert communicatiebarrières en laat het gesprek stromen in de moedertaal van de spreker.
Als gastheer van een online vergadering moet je ervoor zorgen dat elk lid de taalvoorkeur kan toepassen door met een simpele muisklik op de knop 'Vertalen' te klikken.
Meertalig chatgesprek kan ook nuttig zijn voor klantentrainings- en ondersteuningsteams. Met de instant-chatservice kunnen klanten vragen stellen, aanvragen modelleren en meer doen tijdens productdemonstraties in hun moedertaal. Dit vergroot uw kans om meer zakelijke deals te sluiten en tevreden klanten te behouden.
En last but not least zou uw online vergaderplatform moeten werken, ongeacht de geografische locatie, het besturingssysteem en de tijdzone.
Als uw bestaande online vergaderplatform al deze essentiële functies nog moet integreren, is dit het juiste moment om een alternatief te zoeken. Goede online samenwerkingshulpmiddelen verbeteren niet alleen de productiviteit van uw team, maar creëren ook een indruk van uw merk voor anderen.
Foto's ontmoeten via Shutterstock
3 Reacties ▼
