Hoe minuten in een vergadering te accepteren

Het maken van notulen tijdens een vergadering is een effectieve en nuttige manier om actiepunten, beslissingen en vragen op te sporen die moeten worden opgelost tijdens een zakelijke bijeenkomst, waar mensen misschien te betrokken zijn bij discussies om aantekeningen te maken. Normaal gesproken is er een aangewezen notulist, wiens taak het is om notities te maken tijdens de vergadering, ze in een leesbare indeling te rangschikken en ze aan de deelnemers uit te reiken na afloop van de vergadering. In formele vergaderingen moeten de notulen van de vorige vergadering worden overeengekomen en worden aanvaard in de transcriptie van de notulen van de vergadering door de aanwezigen.

$config[code] not found

Minuten accepteren

Bepaal of een quorum aanwezig is op de huidige vergadering. Een quorum wordt gedefinieerd als het minimum aantal leden dat nodig is om een motie goed te keuren en definitieve beslissingen te nemen overeenkomstig de statuten van de vereniging of groep. Zonder een quorum kan er geen officiële vergadering plaatsvinden.

Lees, of laat de secretaris van de vereniging, het bestuur of de groep, lees de notulen hardop van de vorige vergadering, noteer de aanwezigen en alle acties die hebben plaatsgevonden.

Bespreek de notulen van de vorige vergadering en breng eventuele correcties aan vóór goedkeuring. De discussie moet feitelijk en vriendelijk zijn en geen oude discussies of conflicten openen.

Roep om een beweging vanaf de vloer. De voorzitter of de voorzitter van het bestuur, de groep of de vergadering vraagt om een motie om de notulen van de vorige vergadering als gelezen of met besproken wijzigingen te accepteren, zoals opgemerkt. De motie kan door elk lid van de stemcommissie worden ingediend en moet door iemand anders worden gedetacheerd. De voorgaande minuten moeten worden geaccepteerd voordat de huidige vergadering kan doorgaan.

Vraag alle aanwezigen om te stemmen om de notulen te accepteren. Dit gebeurt door een handopsteking, door stem of door de voorzitter die elke deelnemer afzonderlijk vraagt. Noteer in de notulen van de huidige vergadering dat de vorige zijn geaccepteerd.

Minuten notuleren

Vraag een exemplaar van de vergaderagenda aan om te bepalen wat er besproken moet worden. Dit geeft een overzicht van de stroom van de te nemen notulen. Onder Robert's Rules of Order moeten de vorige notulen van de vergadering als agendapunt worden gelezen en geaccepteerd voordat de vergadering begint.

Ga naast de persoon die de vergadering voorzit tijdens de vergadering verder ter verduidelijking. Gebruik een taperecorder om procedures vast te leggen en notities te verifiëren zodra de vergadering voorbij is.

Noteer de titel van de notulen en noteer de datum, tijd en locatie van de vergadering, evenals de namen van elke deelnemer aan de vergadering.

Maak aantekeningen terwijl de vergadering doorgaat en noteer elk agendapunt dat wordt besproken. Noteer de namen van degenen die moties maken en ook of ze worden aangenomen of afgewezen. Noteer hoe deze beslissing werd genomen, of het nu door een handopsteken of een andere methode was.

Verslag notities van vergaderingen zo snel mogelijk na het einde van de vergadering, terwijl de besprekingen nog vers zijn.

Gebruik de sjabloon van vorige vergaderingen om de huidige minuten op te schrijven. Als er geen voorgaande minuten zijn, maakt u een sjabloon met duidelijk de titel van de vergadering, de datum en de deelnemers.

Toon duidelijk alle gemaakte resoluties, met volledige details van wat die resolutie is.

Voeg eventuele aanvullende documenten die tijdens de vergadering zijn ingediend bij de notulen bij als bijlage.