Werkend onder inkoopmanagers coördineren inkoopassistenten inkoopactiviteiten, zorgen voor efficiënte inkoop van goederen tegen eerlijke prijzen.Ze adviseren managers over de producten die moeten worden aangeschaft, onderhouden de communicatie met leveranciers, volgen bestellingen en houden nauwkeurige inkooprecords bij. Inkoopmedewerkers, die meestal een middelbare schooldiploma nodig hebben en enige administratieve of administratieve ondersteuning om te worden aangenomen, kunnen werken voor bedrijven, lokale autoriteiten, overheidsinstanties en non-profitorganisaties. Volgens Simply Hired verdiende inkoopmedewerkers een gemiddelde jaarsalaris van $ 42.000 vanaf februari 2014.
$config[code] not foundAdvies geven
Om ervoor te zorgen dat een organisatie kwaliteitsproducten koopt, geven inkoopassistenten informatie over de verschillende merken producten die op de markt verkrijgbaar zijn. Op een universiteit kan de assistent bijvoorbeeld zijn kennis van briefpapierproducten gebruiken om faculteitsleden te adviseren over de beste producten die ze kunnen gebruiken. Wanneer de afdelingen van de instelling een aanvraag tot bestellen plaatsen, controleert hij deze op volledigheid en nauwkeurigheid. Als een aanvraag niet accuraat is - misschien bestelt een afdeling een ongewoon hoog aantal kopieerpapier - is het de taak van de assistent om het probleem te onderzoeken voordat contact wordt opgenomen met leveranciers.
Contracten regelen
Na ontvangst van inkooporders coördineert de inkoopassistent de aankoop en de daaropvolgende levering van de goederen. Als de organisatie een contract met een leverancier wil sluiten, vraagt de assistent leveranciers om offertes in te dienen, compleet met prijslijsten van bestelde producten. Ze kan dan samenwerken met de inkoopmanager om de biedingen te beoordelen en een betrouwbare leverancier te kiezen met de beste prijzen. De assistent neemt contact op met de geselecteerde leverancier en plant een vergadering waarin ze onderhandelen over de leveringsvoorwaarden en het inkoopcontract ondertekenen.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingMonitoring van contractantprestaties
Inkoopassistenten houden toezicht op de prestaties van gecontracteerde leveranciers. Wanneer een leverancier bijvoorbeeld een briefpapier aan de universiteit levert, inspecteert de assistent de kwaliteit van het kopieerpapier, veerbestanden, schrijfgerei en andere items om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de specificaties van de instelling. Als sommige producten niet van de vereiste kwaliteit zijn, instrueert de assistent de leverancier om vervangingen te leveren. Inkoopassistenten houden managers op de hoogte van de prestaties van verschillende leveranciers en bevelen vaak passende acties aan, zoals contractbeëindigingen, tegen slecht presterende leveranciers.
Aankooprecords behouden
Het is de taak van inkoopassistenten om up-to-date records van inkoopdocumenten bij te houden, zoals inkooporders, biedingsvoorstellen en recensies van leveranciers. Om dit te doen, moeten ze een geschikt archiefsysteem ontwikkelen en implementeren. Als deze assistenten bijvoorbeeld een stalen archiefkast kiezen in plaats van een elektronisch archiefsysteem, kunnen ze vergelijkbare of regelmatig gebruikte documenten in dezelfde lade plaatsen, zodat als inkoopmanagers voorstellen moeten doen die zijn ingediend door bepaalde leveranciers, de assistenten in staat zijn om gemakkelijk terughalen.
De relevante vaardigheden gebruiken
Om effectief te zijn, moeten inkoopassistenten georganiseerde individuen zijn met een scherp oog voor kleine details en sterke wiskundige vaardigheden. Ze gebruiken bijvoorbeeld organisatorische vaardigheden om efficiënt te werken met verschillende stukken inkoopdocumenten en wiskundige vaardigheden om nauwkeurige berekeningen te maken van de totale kosten van bestellingen. Verbale communicatieve vaardigheden zijn ook belangrijk, omdat de assistenten vaak in frequente communicatie met leveranciers en verkopers zijn.
