Wanneer de meeste eigenaren van kleine bedrijven denken dat ze worden gecontroleerd, stellen ze zich natuurlijk een audit voor van de Internal Revenue Service (IRS). Inderdaad, deze kunnen elk klein bedrijf overkomen, maar er zijn ook andere soorten audits. Softwarebedrijven hebben bijvoorbeeld de afgelopen jaren meer softwarelicentie-audits uitgevoerd, waardoor het noodzakelijk is dat bedrijven gelijke tred houden met de status van hun softwarelicenties.
Wat betreft IRS-audits, ze gebeuren echt, dus je hebt geen andere keus dan je op hen voor te bereiden, omdat ze extreem ontwrichtend kunnen zijn, zelfs als je met vlag en wimpel slaagt. Veelvoorkomende situaties die de kans vergroten op een IRS-audit van uw kleine onderneming omvatten:
$config[code] not found- Ongebruikelijk hoge inkomsten voor uw branche
- Overmatige zakelijke inhoudingen
- Interpersoonlijke persoonlijke en zakelijke uitgaven
Hier zijn enkele ideeën voor kleine bedrijven over hoe om te gaan met een audit en wat nog belangrijker is, wat te doen na een audit.
Soorten audits
IRS-audits brengen niet noodzakelijkerwijs angstaanjagende mensen met zich mee die naar uw bedrijf komen om uw boeken te doorzoeken. Er zijn eigenlijk verschillende niveaus van audits, en hoe meer u zich voordoet met kleine problemen, hoe groter uw kansen om een belangrijke te vermijden.
- Correspondentie-audits worden per post of telefoon uitgevoerd en hebben vaak betrekking op een klein bedrag in dollars of een enkel regelitem bij uw terugkeer. Dit zijn de minst storende en dure audits.
- Desk-audits zijn een beetje meer invasief. Deze worden gebruikt voor problemen die te complex zijn of te veel geld inhouden voor een eenvoudige correspondentie-audit, maar waarvoor geen persoonlijke audit vereist is.
- Office-audits zijn die waarbij de IRS mensen naar uw bedrijf stuurt om uw boeken te analyseren. Dit zijn de "wortelkanalen" van audits in termen van inspirerende angst en verstorende dingen.
Afhankelijk van uw branche kunt u naast IRS of software-audits ook andere soorten audits ondergaan. Zo kunnen boekhoudbedrijven en financiële dienstverleners bijvoorbeeld worden onderworpen aan sectorspecifieke audits en kunnen bedrijven in de gezondheidszorg worden onderworpen aan een HIPAA-audit met betrekking tot de privacyprocedures van patiënten. Bijna elk type bedrijf kan zich richten op OSHA- of EPA-audits. Bedrijven die zijn geregistreerd volgens een van de ISO-normen moeten regelmatig audits van de operationele systemen ondergaan. Voedselproducenten en -distributeurs worden geconfronteerd met regelmatige FDA-audits.
Nadat een IRS-audit is voltooid
Na een audit is het nodig om terug te gaan naar de normale gang van zaken corrigerende actie en doe dit met de grootste ernst. Met een correspondentie-audit, het verzenden van de juiste documentatie, het corrigeren van een fout of het betalen van restitutie zijn de belangrijkste taken, en het is belangrijk dat u deze acties grondig documenteert om er zeker van te zijn dat de kwestie is opgelost. Maak kopieën van alle verzonden cheques en verzend elke e-mail naar de IRS via een gecertificeerde e-mail.
Bij grotere audits is het schrijven van een Corrective Action Plan een slim idee. Uw corrigerende actieplan erkent
- wat het probleem is,
- hoe je het aanpakt, en
- hoe je ervoor zult zorgen dat het niet opnieuw gebeurt.
Het moet uitleggen wat het probleem in de eerste plaats heeft veroorzaakt, fouten in werkprocessen die tot de fout hebben geleid en vooruitgang door corrigerende maatregelen die het probleem volledig oplossen.
Het opvolgen van corrigerende acties
Wanneer u als gevolg van een audit corrigerende maatregelen moet nemen, moet u die corrigerende acties van begin tot eind documenteren. Aave kopieën van alle documentatie en nadat u corrigerende maatregelen hebt genomen, neemt u contact op met het auditkantoor om ervoor te zorgen dat de kwestie tot hun tevredenheid is opgelost. Een eenvoudige misleiding van correspondentie kan het lijken alsof u de bevindingen van een audit negeert. Je wilt niet dat dit gebeurt. Als de audit serieuze bevindingen heeft opgeleverd die van invloed zijn op de gezondheid van uw bedrijf, overweeg dan sterk om beroep te doen op professionele controlehulp en belastingonderhandelingen. Deze diensten kunnen zichzelf meer dan zelf betalen door ervoor te zorgen dat problemen op de meest kosteneffectieve manier worden aangepakt.
Self-Auditing en voorbereid zijn
Zelfaudits zijn een verstandige zakelijke praktijk. Het hoeft niet zo formeel te zijn, maar moet worden gedocumenteerd en moet worden gedaan door ten minste twee mensen in uw bedrijf, zodat uw zelfauditors niet verantwoordelijk zijn voor het toezicht op hun eigen acties. Niemand houdt van audits, maar je kunt gerust zijn door te weten dat je niet alleen bent en dat je er doorheen zult komen.
Opnieuw gepubliceerd met toestemming. Origineel hier.
IRS Auditfoto via Shutterstock
Meer informatie over: kanaalinhoud van uitgever
