Vergaderingen zijn een steunpilaar in het bedrijfsleven - ze vragen om beslissingen en acties. De meest productieve vergaderingen beheren actie-items zonder tijd te verliezen met andere belangrijke agendapunten. Als acties niet goed worden beheerd, kan kostbare tijd worden verspild door taken te bespreken die niet worden voltooid, de beoogde doelen niet bereiken of geen waarde toevoegen aan de organisatie. Het effectief beheren van actie-items tot sluiting begint met het nauwkeurig vastleggen ervan in de vergaderminuten.
$config[code] not foundHet definiëren
Definieer taken duidelijk, laat geen ruimte voor verkeerde interpretatie. Voer de actie opnieuw uit terwijl deze wordt gedocumenteerd om te zorgen dat de deelnemers aan de vergadering het eens zijn en begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Wijs de actie toe aan iemand die aanwezig is in de vergadering en vraag die persoon mondeling de verantwoordelijkheid te erkennen. Een slecht vermeld actie-item dat is toegewezen aan iemand die niet aanwezig was toen het probleem werd opgeworpen, kon voor onbepaalde tijd open blijven.
opname
Gebruik een gestandaardiseerd formaat voor het opnemen van vergaderingen, met een specifiek gedeelte voor een actielijst met items. Door het formaat consistent te houden, kunt u ervoor zorgen dat problemen op de juiste manier worden vastgelegd om een efficiënte follow-up mogelijk te maken. Leg vast wat er moet gebeuren, wie er verantwoordelijk voor is dat het gebeurt, de datum waarop het probleem is opgeworpen of de actie is toegewezen, en de datum waarop de actie naar verwachting zal worden voltooid. Geef voor elke taak een primaire eigenaar en een back-uppersoon toegewezen - de back-up kan als medewerker voor de primaire eigenaar fungeren en de taak ondersteunen als deze wordt aangeroepen.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingVerspreiden van
Wacht niet te lang om de vergaderminuten te verspreiden. Als iemand elektronische notities neemt tijdens de vergadering, kunnen de notulen gereed zijn voor distributie zodra de vergadering wordt gesloten of kort daarna. Langdurige vertragingen kunnen ertoe leiden dat aanwezigen het gevoel van onmiddellijkheid verliezen. Meer recente actie-toewijzingen kunnen dan een hogere prioriteit krijgen dan die welke tijdens uw vergadering zijn uitgegeven.
Tracking
Gebruik de lijst met actiepunten om toewijzingen bij te houden op basis van de vastgestelde vervaldatums. Als de vergadering deel uitmaakte van een regelmatig geplande reeks, start dan de volgende vergadering met een beoordeling van open acties. Deelnemers op voorhand informeren, zodat ze alle benodigde presentatiematerialen kunnen voorbereiden voor het melden van de voortgang. Als de vergadering een unieke of op zichzelf staande sessie was, volgde de follow-up met actie-eigenaren individueel of in een nieuwe vergadering die zich uitsluitend richtte op het volgen van acties tot sluiting.
Zichtbaarheid
Als vervaldatums worden overschreden of als acties worden gemeld die niet aan de verwachtingen voldoen, maakt u deze feiten zichtbaar voor teamleden. Verdeel de lijst met actiepunten opnieuw, inclusief schriftelijke opmerkingen die duidelijk uitleggen waardoor de vertraging is veroorzaakt, waarom de actie als onvoldoende werd beschouwd en wat moet worden gedaan om weer op het goede spoor te komen. Als managementondersteuning nodig is om wegversperringen te verwijderen, plan dan tijd met de juiste leden van het managementteam om een beknopte samenvatting te geven van zowel het probleem als de aanbevolen oplossing van het team.
Sluiting
Wanneer een actie is voltooid, werkt u de lijst met actiepunten bij door de datum te identificeren waarop het probleem is gesloten. Verdeel de lijst opnieuw naar teamleden zodat ze kunnen zien welke acties zijn gesloten en wanneer. Nadat iedereen de gesloten items heeft gezien, verwijdert u deze uit de lijst. Gesloten items kunnen worden gearchiveerd of verwijderd, afhankelijk van de behoeften van het team of de verwachtingen van het management.
