Een van de meest stressvolle tijden voor de meeste eigenaren van kleine bedrijven is wanneer de cashflow krap wordt omdat betalingen niet van klanten komen. Niet per se dat uw bedrijf niet soepel is verlopen, maar omdat uw klanten niet tijdig betalen.
In deze handleiding voor facturering en betaling worden enkele praktische tips voor het factureren van uw klanten met u gedeeld. Daarnaast willen we manieren delen om ervoor te zorgen dat u op tijd (of zo dicht mogelijk) wordt betaald, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over de cashflow.
$config[code] not foundGebruik factureringssoftware
Het gebruik van factureringssoftware zoals Hiveage heeft verschillende voordelen voor uw bedrijf. Om te beginnen toont het uw klanten dat uw boekhoudproces professioneel en georganiseerd is. Ze zullen ook weten dat ze niet in staat zullen zijn om door de kloven te glippen en een betaling te missen.
Op uw einde kunt u gemakkelijk speciale promoties volgen die aan specifieke klanten worden aangeboden, hoe snel of langzaam klanten betalen, welke facturen opeisbaar zijn en nog veel meer.
U kunt ook gedetailleerde rapporten maken die u helpen wanneer klanten geïnteresseerd zijn in hun facturering versus betalingsgeschiedenis. U kunt deze rapporten ook uitvoeren wanneer klanten protesteren tegen het aantal producten of services dat zij hebben ontvangen in verhouding tot de bedragen die zij hebben gefactureerd.
Bespreek factureringsdetails aan het begin
Wanneer u met een nieuwe klant begint te werken, is het goed om de factuurgegevens zo snel mogelijk bevestigd te krijgen. Sommige klanten blokkeren de betaling van een factuur simpelweg omdat een ding, zoals een bestelnummer, ontbreekt. Dit is wat u vanaf het begin moet doen om een succesvolle toekomst van facturering te garanderen.
Heeft uw klant uw W-9 nodig bij het begin van de samenwerking? Wil uw klant een specifieke projectnaam of een bestelnummer op elke factuur? Heeft uw klant meerdere bedrijfsadressen en heeft hij een specifieke nodig voor de juiste routing? Zoek deze dingen op zodat ze geen legitiem excuus hebben om betalingen uit te stellen.
De meeste klanten vinden het prima om online gefactureerd te worden via e-mail. Maar sommigen willen die papieren versie nog steeds ontvangen. Zorg ervoor dat u uw factuur dienovereenkomstig verzendt.
Verschillende klanten hebben verschillende regels als het gaat om facturering. Sommige facturen moeten ter goedkeuring naar de bedrijfseigenaar worden gestuurd en vervolgens naar de boekhouding gaan. Anderen moeten gaan naar de boekhouding met een CC naar de projectmanager waarmee u werkt, zodat zij hun OK naar de boekhouding kunnen sturen.
Af en toe heeft u een klant waarbij de factuur als PDF naar één persoon moet worden gestuurd ter goedkeuring. Daarna moet het ter goedkeuring naar een andere persoon worden gestuurd. Ten slotte moet het elektronisch naar een externe boekhoudafdeling worden gestuurd.
Ontdek wat het proces is voor uw klant en volg het dienovereenkomstig.
Definieer duidelijk uw voorwaarden
Verrassend genoeg vermelden sommige mensen geen betalingsvoorwaarden. Ze laten gewoon de standaardwaarde na ontvangst op de factuur. Als uw betalingsvoorwaarden bij ontvangst niet verschuldigd zijn, moet u deze op uw factuur dienovereenkomstig wijzigen. Anders gaan mensen ervan uit dat u de betalingsvoorwaarden niet heeft gewijzigd in de standaardinstelling en dat zij hun eigen betalingsvoorwaarden hebben opgesteld.
Over betalingsvoorwaarden gesproken, een manier om ervoor te zorgen dat u wordt betaald voordat u het werk doet of het product verstuurt, is om een korting te bieden voor vooruitbetaling. Uw klanten zullen de kans om een beetje te redden geweldig vinden, en u zult het geweldig vinden dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het krijgen van stijfheid.
Definieer duidelijk wanneer u facturering kunt verwachten
Laat uw klanten van tevoren weten dat u meestal factureert aan het einde van de maand, eerste van de maand, midden van de maand, wekelijks, tweewekelijks of wanneer een project is voltooid. Op die manier weten ze wanneer ze kunnen verwachten uw factuur te ontvangen en hopelijk op hun hoede te zijn.
Bied meer dan één manier van betalen aan
Alleen omdat 90 procent van uw klanten PayPal gebruikt of online betaalt, betekent niet dat de andere 10 procent dat wel zal doen. Door uw klanten toe te staan te betalen met een creditcard of cheque, kunt u de meeste van de betalingsbelemmeringen voor de meeste van uw klanten verwijderen.
Om ervoor te zorgen dat uw klanten naar believen kunnen betalen, moet u uw postadres op de factuur vermelden en extra betalingsopties inschakelen zodat zij buiten PayPal online kunnen betalen.
Goede alternatieven voor het verwerken van creditcards voor PayPal zijn Stripe, Braintree en Authorize. Alle drie hebben vergelijkbare prijzen van 2,9% + $ 0,30 per transactie. Bijkomende kosten omvatten het volgende.
- Braintree brengt geen transactiekosten in rekening op de eerste 50.000 die via hen worden verwerkt. Ze brengen wel 1% extra in rekening voor internationale valutatransacties.
- Braintree en Stripe vragen een terugvorderingstoeslag van $ 15.
- Stripe berekent een extra 2% voor internationale valutatransacties.
- Autoriseer kosten met $ 49 instelkosten, $ 25 maandelijkse gateway-kosten, 1,5% beoordelingskosten voor internationale transacties en $ 25 chargeback-kosten.
Dus hoe kies je? Hier zijn enkele vragen die u kunt stellen over uw bedrijf.
- Wilt u betalingen per telefoon of op uw mobiele apparaat persoonlijk accepteren?
- Wilt u alleen standaard creditcardbetalingen accepteren (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, etc.) of wilt u ook nieuwere betaalmethoden accepteren zoals Apple Pay, Bitcoin of Venmo?
- Heeft u abonnementfacturering nodig? Gesplitste betalingsopties?
- Heeft u klanten over de hele wereld en in landen die PayPal niet kunnen gebruiken?
Zodra u de antwoorden op deze vragen heeft, moet u in staat zijn om de functies van de betalingsprocessors aan uw behoeften aan te passen om te bepalen welke geschikt is voor uw bedrijf.
Merk ook op dat als je klanten hebt die niet via PayPal betalen omdat ze iets tegen PayPal hebben, ze misschien ook niet van Braintree houden omdat Braintree door PayPal is gekocht.
Bevestig dat u de factuur hebt verzonden
U weet dat u op uw factureringssoftware kunt vertrouwen. U doet dit dus niet noodzakelijk omdat u niet in uw software gelooft, maar meer om die eerste herinnering te krijgen dat u inderdaad uw factuur hebt verzonden.
Nadat u een factuur naar een nieuwe klant hebt gestuurd, stuurt u een e-mail naar de persoon die de factuur moet ontvangen en naar iedereen die daarop moet worden gekopieerd en die u zojuist op uw factuur hebt verzonden. Het kan worden opgenomen als een informele vermelding die bij uw projectupdates hoort.
Meestal hoeft u dit alleen te doen met klanten die voor het eerst komen of klanten die routinematig te laat zijn met betalingen. Met nieuwe klanten kunt u ervoor zorgen dat de factuurgegevens correct zijn.
Stuur vriendelijke herinneringen
Niet iedereen zal 100% op tijd betalen. Sommige mensen zullen legitiem zo druk zijn dat ze onbedoeld uw factuur vergeten. In het begin wilt u ervan uitgaan dat uw factuur per ongeluk is vergeten en kadreer uw herinneringen dienovereenkomstig.
Wanneer u een factuur opnieuw verzendt, bevat een aantal fantastische manieren om een factuurherinnering te benaderen het volgende, inclusief een aantal formuleringen voor speciale situaties.
- Ik heb gemerkt dat je mijn factuur nog niet hebt bekeken. Voor het geval het niet goed is gegaan, stuur ik het opnieuw. Ik voeg ook een kopie toe via PDF in een aparte e-mail. Je weet het nooit met spamfilters van tegenwoordig.
- Ik weet dat je de laatste tijd bezig bent geweest met de lancering van het nieuwe project. Voor het geval het in je inbox is begraven, hier is mijn factuur voor het werk van vorige maand.
- Ik hoop dat je een goede reis hebt gehad! Ik weet dat je waarschijnlijk veel inhaalbewegingen hebt gemaakt, dus ik wilde zeker weten dat dit bovenaan de lijst stond sinds het 30 dagen geleden is.
- Dit is slechts een vriendelijke herinnering over mijn factuur van vorige maand. De tijd vliegt, maar sinds het 30 dagen geleden is, dacht ik dat ik het je zou laten weten.
Grotendeels, zou dit het probleem moeten oplossen en zou u een antwoord moeten krijgen - en betaling. Als u geen reactie van één persoon ontvangt, kunt u altijd een vriendelijke herinnering naar iemand anders sturen. Laat die persoon weten dat je nog niets hebt gehoord over je factuur en dat je zeker wilt weten dat hij deze heeft gehaald.
Als u niet beschikt over gepersonaliseerde herinneringen, is dat ook goed. U kunt ervoor kiezen om in plaats daarvan automatische herinneringen te verzenden!
Zet je voet neer
Als de bovenstaande herinneringen niet worden opgemerkt, moet u misschien wat agressiever zijn. Dit is vooral belangrijk als de factuur ernstig vervallen is. Er zijn een aantal dingen die u moet overwegen voordat u deze weg neemt.
- Wilt u dat dit bedrijf als klant blijft? Als je dat doet, kan het zijn dat je sympathiek bent voor een trage betaling, en daarmee hun toekomstige loyaliteit verdienen.
- Kun je leveringen of services stoppen als gevolg van niet-betaling? Nogmaals, deze keuze kan neerkomen op of u wilt dat dit bedrijf klant blijft.
Met deze antwoorden in gedachten, handel ernaar. Begin met het opnieuw verzenden van uw factuur, zowel digitaal als per e-mail. Bel uw klant en laat hem weten dat u begrijpt dat de dingen moeilijk kunnen zijn, maar dat u de afgesproken services hebt voltooid of de producten hebt verzonden. De huidige betaling is dus onmiddellijk verschuldigd.
Ja, dit kan ongemakkelijk zijn. Maar het is ook zakelijk. U bent waarschijnlijk niet de enige leverancier waarvan uw klant te laat betaalt, dus u bent niet de enige die het probleem afdwingt. Maar als u de enige bent die hen onder druk zet, wordt u waarschijnlijk als eerste betaald. Of op zijn minst eerst nadat essentiële voorzieningen, huur en andere rekeningen zijn betaald.
Aanhouden van het probleem kan frustrerend zijn voor zowel u als uw klant, maar het kan belangrijk zijn om betaald te krijgen. Sommige eigenaars van kleine bedrijven hebben gemeld dat ze pas na twee jaar na het betalen van een factuur betaald zijn. Hoewel laat nooit goed is, is het beter dan nooit.
Factuurafbeelding via Shutterstock
Meer in: Populaire artikelen 9 Reacties ▼
