De meeste eigenaren van kleine bedrijven reizen de stad uit voor zaken. Sommigen doen dit vaak; anderen slechts af en toe. Hoe dan ook, de kosten kunnen oplopen. Certify meldde dat de gemiddelde jaarlijkse kosten van een zakenreis in de Verenigde Staten $ 949 bedragen voor vliegtickets, hotelkosten en andere uitgaven. Het kunnen aftrekken van reiskosten kan een aanzienlijke financiële tegemoetkoming zijn voor een klein bedrijf. Belastingregels voor zakenreizen zijn echter niet altijd eenvoudig, waardoor er een aantal beperkingen zijn aan inhoudingen voor de reiskosten van de eigenaar.
$config[code] not foundFiscale regels voor zakenreizen
Inhoudingen voor reizen zijn afhankelijk van het doel van uw reis
Ondernemers kunnen proberen plezier met het bedrijfsleven te combineren door tijd te nemen voor persoonlijke bezigheden tijdens een zakenreis. Dit kan wenselijk zijn, vooral tijdens het zomerseizoen, wanneer familieleden een ondernemer tijdens een reis kunnen vergezellen. Wat dit betekent vanuit het oogpunt van belastingaftrek hangt af van of de reis binnenlands (binnen de VS) of buitenlands is.
Voor binnenlandse reizen kunt u tijdens uw reis 100 procent van uw vliegtarief aftrekken als het doel is allereerst voor zaken. Dit is zo, zelfs als u tijd doorbrengt met het bezoeken van bezienswaardigheden, het bezoeken van familie of golfen. Er is geen heldere grens voor het bepalen van de betekenis van 'in de eerste plaats', maar als u de reis niet zou hebben gedaan, maar voor de noodzaak om zaken te doen, komt u waarschijnlijk voor de test. Uw hotel / motel en maaltijden op de dagen voor persoonlijke bezigheden zijn echter niet aftrekbaar. En u kunt geen van de kosten aftrekken voor niet-zakelijke partners.
Als de reis niet primair voor zaken is, dan is geen deel van de vliegtickets aftrekbaar. U kunt echter wel zakelijke uitgaven afschrijven, zoals lunchen bij een leverancier.
Regels voor buitenlandse reizen staan in IRS-publicatie 463.
Slechts 50 procent van de maaltijden is aftrekbaar
Ook al zijn uw reizen volledig zakelijk, u kunt slechts de helft van uw maaltijdkosten aftrekken. Dit omvat uw eigen maaltijden en die waarvoor u betaalt terwijl u zakenmensen host, zoals klanten, verkopers en prospects.
De kosten van het bijwonen van conventies kunnen aftrekbaar zijn met beperkingen
U kunt de kosten van het bijwonen van een conventie aftrekken als de aanwezigheid uw bedrijf ten goede komt. Er zijn echter een aantal beperkingen:
- U kunt geen uitgaven aftrekken voor uw familie of andere niet-zakelijke partners die u vergezellen.
- U kunt geen kosten aftrekken voor congressen buiten het Noord-Amerikaanse gebied (landen worden vermeld in IRS-publicatie 463) tenzij het redelijk is om de conventie buiten dit gebied te houden (op basis van de activiteiten, sponsorende organisatie en andere factoren) en de vergadering is direct gerelateerd aan uw bedrijf.
- Als het op een cruiseschip is, zijn de aftrekbare kosten beperkt tot $ 2000 per jaar.
Je moet goede documenten hebben om aftrek te vragen
De belastingwetgeving legt speciale onderbouwingsregels op als het gaat om reiskosten. Ontvangsten zijn niet voldoende om reiskosten af te trekken. U hebt ook een record nodig, zoals een dagboek, onkostenaccount of app, die de volgende informatie bevat:
- Kosten van elke afzonderlijke reiskosten, zoals logies, maaltijden en bijkomende kosten
- Datums voor vertrek en terugkomst voor elke reis
- Bestemming van de reis
- Bedrijfsdoel voor de kosten of het zakelijke voordeel dat wordt behaald of naar verwachting zal worden behaald
Per Diem-tarieven kunnen het bijhouden van records beperken
Mogelijk kunt u bepaalde door de overheid vastgestelde dagtarieven gebruiken om de kosten van dienstreizen te onderbouwen. Dit elimineert de noodzaak om het bedrag van de kosten bij te houden. Er zijn verschillende per dag bedragen:
- Een federaal dagloonstarief (vastgesteld door de Algemene Diensten Administratie) voor logies, maaltijden en bijkomende kosten,
- Een standaard maaltijdvergoeding en
- Een IRS hoog-laag tarief voor logies, maaltijden en bijkomende kosten.
Zelfs als uw bedrijf daggeldtarieven hanteert voor werknemers van ranglijsten (zoals deze tegen deze tarieven terugbetalen), kunnen bedrijfseigenaren (die eigenaar zijn van meer dan 10 procent van de bedrijfsvoorraad en zelfstandigen) de federale overheid niet gebruiken. diem tarief of het hoge-lage tarief van de IRS voor logies; alleen de werkelijke verblijfskosten zijn aftrekbaar. Ze kunnen de standaard maaltijdvergoeding gebruiken. Als eigenaren gebruik maken van de standaard maaltijdvergoeding, vermindert dit alleen maar de noodzaak om bonnetjes te bewaren; andere archivering is nog steeds vereist.
Conclusie
Stel goede bedrijfspraktijken op om reiskosten te volgen, zodat u de aftrek kunt claimen waarop u recht hebt. Werk samen met uw CPA of andere belastingadviseur om de belastingresultaten van uw zakenreizen te optimaliseren.
Reizigersfoto via Shutterstock
