De administratief directeur staat ook bekend als een uitvoerend assistent van een lid van het team op uitvoerend niveau. Meer dan een receptionist of secretaresse gewaardeerd, is de administratief directeur verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waaronder het handhaven van de vertrouwelijkheid van het team op executive-niveau en het vertegenwoordigen van de organisatie voor andere bedrijven op uitvoerend niveau. Bestuursleden werken in middelgrote tot grote organisaties in de meeste industrieën.
$config[code] not foundAdministratieve verantwoordelijkheden
Bestuurlijke leidinggevenden zijn de primaire poortwachters van de uitvoerende kantoren. Zij zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse administratieve activiteiten van de uitvoerende kantoren. Dergelijke verantwoordelijkheden omvatten het jongleren van telefoongesprekken, het afhandelen van post en het aanbieden van administratief advies wanneer dat nodig is. Bestuurlijke verantwoordelijkheden kunnen soms verder gaan dan alleen zaken en overlappen ook in persoonlijke assistentie. Als zeer gerespecteerde leden van het uitvoerend team, kunnen administratieve leidinggevenden worden vertrouwd op dagelijkse persoonlijke behoeften, zoals het regelen van vakantievluchten of persoonlijk vervoer.
Het behouden van vertrouwelijkheid
Bestuurlijke leidinggevenden zijn ingewijd in zeer vertrouwelijke informatie tussen de uitvoerende niveaubureaus en in andere afdelingen. Het behoud van de vertrouwelijkheid van dergelijke informatie is een prioriteit voor administratieve leidinggevenden. De vertrouwelijkheid moet worden gehandhaafd met telefoongesprekken, e-mails, vergaderingen en bestuursvergaderingen.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingMinuten notuleren
Bestuurlijke leidinggevenden bereiden materiaal voor op vergaderingen op organisatieniveau, zoals bestuurscomités, vergaderingen van raad van trustees of gemeenschapsgerelateerde vergaderingen. Ze documenteren en bewaren goed wat er op die vergaderingen gebeurt door notities of notulen te maken. De administratief beheerder moet goed bekend zijn met steno of andere technieken voor het nemen van notities. De administratief beheerder transcribeert vervolgens de informatie in een geschreven formaat voor verspreiding.
Tijdsbeheer
Afhankelijk van de grootte van de organisatie en de industrie, zijn administratieve leidinggevenden vaak verantwoordelijk voor de dagelijkse planning van leden van het team op executive-niveau. Administratieve leidinggevenden kennen elektronische agenda's, planning en andere follow-uptools die nodig zijn om hun leidinggevende op het goede spoor te houden. Hoewel sommige beheerders slechts verantwoordelijk zijn voor één schema, zijn anderen verantwoordelijk voor meerdere agenda's voor leidinggevenden. Dat verhoogt de moeilijkheidsgraad van de taken van de uitvoerende macht.
