Terwijl veel bedrijven en scholen meer afhankelijk zijn van elektronische communicatie, bieden sommige nog steeds postkamers die elke papieren post verwerken die in en uit gaat. Een postkamer is vergelijkbaar met een persoonlijk postkantoor voor het bedrijf of de school. Degenen die in de postkamer werken, doen veel van dezelfde dingen die postmedewerkers doen.
Externe post
Een van de belangrijkste functies van een postkamer is het afhandelen van alle externe post voor het bedrijf of de school. Het postkantoor levert alle post voor de locatie aan de postkamer en haalt alle uitgaande post op. De postkamermedewerkers sorteren vervolgens alle e-mail zodat deze de beoogde ontvangers kan bereiken. Op sommige plaatsen bezorgen de postkamermedewerkers de post rechtstreeks aan elke afdeling, terwijl anderen iemand van de afdeling nodig hebben om de post op te halen.
$config[code] not foundInterne post
Veel bedrijven vertrouwen op het gebruik van interne post om correspondentie en papierwerk heen en weer te sturen. Medewerkers plaatsen documenten in speciale interoffice-enveloppen en richten deze naar de specifieke persoon en afdeling. Medewerkers van de postkamer halen de interoffice-mail op van de afdelingen of afdelingsmedewerkers brengen de interoffice-mail naar de postkamer voor distributie. In sommige bedrijven leveren postkamermedewerkers de leveringen, terwijl andere afdelingen vereisen dat ze controleren op hun eigen interoffice-post in de postkamer.
Port
Vooral in grotere scholen en bedrijven is de postkamer ervoor verantwoordelijk dat alle uitgaande post de juiste verzendkosten heeft. Scholen in het bijzonder worden vaak beschouwd als non-profitorganisaties en komen soms in aanmerking voor speciale verzendkosten. De medewerkers van de postkamer controleren alle uitgaande post en geven deze de juiste verzendkosten op basis van het doel in relatie tot het bedrijf. Medewerkers wegen ook pakketten en bepalen de verzendkosten voor verzending. In sommige gevallen kan het bedrijf zijn eigen frankeermachine gebruiken, waarmee het bedrijf geld kan besparen door exacte verzendkosten te betalen voor alles, van brieven tot grote pakketten.
Andere verzenders
Hoewel de postkamer grotendeels verantwoordelijk is voor de interne post en alles wat via het postkantoor binnenkomt of uitstroomt, heeft het ook meestal te maken met andere verladers. Alles dat naar het bedrijf wordt verzonden, loopt vaak eerst door de postkamer. Dit betekent dat bezorgers hun pakketten vaak afzetten naar de postkamer in plaats van te proberen te achterhalen waar het pakket eigenlijk hoort. Evenzo, als iemand een pakket ontvangt dat niet van hem is, kan hij het naar de postkamer brengen om het naar de juiste bestemming te brengen.
Klantenservice
Naast het omgaan met postbodes en ander scheepvaartpersoneel, hebben postkamermedewerkers vaak contact met andere werknemers binnen een school of bedrijf, evenals met studenten op een school. In gevallen waarin de postkamer de e-mail eenvoudig in afzonderlijke postvakken sorteert, komen studenten en werknemers hun post ophalen. Als er een probleem is, zoals iets dat niet is aangekomen of een probleem met het openen van e-mail, is het aan de medewerker in de postkamer om eventuele vragen en probleemoplossing af te handelen. Werken in een postkamer vereist goede klantenservice-vaardigheden om iedereen tevreden te houden.
