In deze dag van het elektronische kantoor, is het mogelijk om het concept van het indienen van papieren als vanzelfsprekend te beschouwen. Het ontwikkelen van een efficiënt beleid voor het archiveren van documenten kan helpen belangrijke documenten beschikbaar te houden en actieve documenten gemakkelijk te vinden. Ongeacht hoeveel documentatie op computers wordt uitgevoerd, er zal altijd een bepaald bedrag zijn dat met de hand moet worden afgedrukt en opgeslagen. Blijf op de hoogte van het indienen van een kantoor en u kunt een efficiënter kantoor runnen.
$config[code] not foundVerantwoordelijkheid
Ongeacht hoe gedetailleerd een beleidsaanvraagbeleid is, iemand moet verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse uitvoering van het beleid om effectief te kunnen zijn. Het delegeren van de indieningsbevoegdheid kan variëren afhankelijk van de hoeveelheid te archiveren informatie, de complexiteit van het bestandssysteem en hoe vaak informatie wordt opgehaald en opnieuw moet worden gearchiveerd.
Met een goed archiveringsbeleid mag het indienen alleen door de verantwoordelijke persoon worden gedaan. Als iemand anders een document verwijdert, moet er een regel zijn dat het document in een 'in'-mandje wordt geplaatst om door de verantwoordelijke partij te worden ingediend. Als er meerdere personen verantwoordelijk zijn voor het archiveren, moet u een systeem maken voor elke map waarin de laatste persoon die iets heeft ingediend zijn initialen moet ondertekenen. Om een goed archiveringssysteem te behouden, moeten verantwoordelijke mensen ter verantwoording worden geroepen.
Kleur codering
Volgens PowerHomeBiz.com is een van de manieren om je bestanden georganiseerd te houden door ze in kleur te coderen. U kunt kleurcodebestanden gebruiken door gekleurde tabstickers te gebruiken, of u kunt bestandsmappen van verschillende kleuren aanschaffen om in uw kasten te gebruiken.
Wanneer u op kleur van elkaar scheidt, kan het efficiënter zijn om het kleurcoderingssysteem te gebruiken voor de meer uitgebreide koppen en vervolgens een ander systeem voor de subkopjes. Alle financiële documenten kunnen bijvoorbeeld in groene bestanden worden geplaatst, maar de documenten met betrekking tot belastinginformatie zouden hun eigen systeem hebben. Experimenteer met kleurcodering van uw kleurcoderingssysteem. Groene mappen kunnen worden gebruikt voor financiële documenten, maar rode tabstickers kunnen op de belastinggerelateerde informatie worden geplaatst.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingActief en archivering
De meest gebruikte bestanden zijn degene die als actief moeten worden beschouwd en de bestanden die niet regelmatig worden genoemd, kunnen worden gearchiveerd. Een actief bestandssysteem is dynamisch en laat ruimte voor uitbreiding en toevoeging. Als een document eenmaal buiten de actieve fase is gehouden, wordt het verplaatst naar archivering. Houd uw actieve bestanden beschikbaar voor diegenen die ze nodig hebben en blijf elke dag bezig met het organiseren van uw actieve bestanden.
