Het genereren van een papierloze werkplek helpt bedrijven niet alleen geld te besparen en minder uit te geven, maar het maakt ze ook milieuvriendelijker. Als je denkt aan het omwisselen van archiefkasten die barsten van bergen documenten voor een papierloos systeem, maar niet zeker weet waar je moet beginnen, bekijk dan de volgende 10 stappen om papierloos te gaan werken.
Papierloos gaan werken
Deel bestanden digitaal
In plaats van te vertrouwen op de printer om hordes documenten af te drukken, kunt u bestanden delen met collega's via digitale methoden, zoals Google Docs. Bovendien, als deze gratis service via Gmail continu opslaat, zullen werkbestanden nooit verloren gaan, in tegenstelling tot een fotokopieerapparaat!
$config[code] not foundNick Candito, mede-oprichter en CEO van Progressly, vertelde Small Business Trends over een aantal belangrijke manieren waarop papierloos bedrijven helpt. Over 'therapietrouw' gesproken en hoe digitalisering de werkmethoden verbetert, zei Candito:
"Het lijdt geen twijfel dat digitalisering de samenwerking verbetert. Wanneer iedereen toegang heeft tot de essentiële documenten en consequent de juiste informatie voor de juiste persoon verzamelt wanneer dat nodig is, smeert u de wielen van uw interne communicatie-engine in. "
Bewaar bestanden in de cloud
Bedrijven van elke omvang vertrouwen op papierwerk, dat snel oploopt tot forse opslagvereisten. In plaats van belangrijk papierwerk in archiefkasten te stoppen, sla ze dan op in handige cloudsystemen, zoals Dropbox. Deze papierloze digitale systemen besparen u ongelofelijke hoeveelheden ruimte op kantoor, en niet te vergeten, helpen vitale documenten veilig te houden.
Scannen en faxen niet meer
Voor het scannen en faxen van documenten is papier nodig. Help uw bedrijf papierloos te zijn door een scanner-app op uw telefoon te gebruiken om documenten te scannen. De opgeslagen documenten kunnen vervolgens worden geconverteerd naar PDF's en via e-mail worden gedeeld met collega's.
Stimuleer digitale communicatie
Moedig uw personeel aan om een cultuur van digitale communicatie aan te nemen, waarbij vroegere op papier gebaseerde communicatiemethoden, zoals postfacturen en loonbrieven, worden vervangen door digitale methoden zoals e-mails en instant messages.
Vertrouwen op digitale communicatie in plaats van papieren berichten helpt u tijd te besparen. Candito merkt op dat het gebruik van digitale in plaats van papieren workflows het management toestaat om "uw bedrijf en belangrijke samenwerkingen in real time te volgen en met het oog op het analyseren van knelpunten om deze te verbeteren en dus de resultaten te verbeteren."
Swap papieren facturen en verklaringen voor digitale documenten
Of het nu gaat om energierekeningen, bankafschriften of contractfacturen, alle bedrijven genereren rekeningen en verklaringen. Als uw facturen nog steeds in papieren vorm worden aangemaakt, vraagt u gewoon om ze digitaal te verzenden. Over het algemeen geven mensen zoals banken en andere organisaties de voorkeur aan het verzenden van digitale verklaringen en e-mail, omdat dit bespaart op afdruk- en verzendkosten.
Genereer digitale visitekaartjes
Voor visitekaartjes, hoewel essentieel, zijn aanzienlijke hoeveelheden boomslurpend papier nodig. In plaats van uw portefeuille uit te putten met een pak visitekaartjes, digitaliseert u uw visitekaartje. Er is veel software en apps beschikbaar, zoals Pearl Scan en CamCard, die visitekaartjes scannen en deze in een digitaal document veranderen.
Gebruik elektronische handtekeningen
Zelfs onze handtekeningen kunnen elektronisch worden ondertekend. In plaats van een document af te drukken, het fysiek te ondertekenen met een pen en het naar een ontvanger te sturen, kunnen handtekeningen elektronisch worden ondertekend, wat betekent dat er geen tijdrovend en kostbaar papierwerk nodig is. Abode Reader kan worden gebruikt om documenten te ondertekenen zonder iets te hoeven printen.
Zulke digitale methoden kunnen de veiligheid van een bedrijf helpen verbeteren. Candito zegt: "Met gedigitaliseerde processen, identificeren besturingselementen en toegangscontroles ervoor zorgen dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot bepaalde documenten en systemen."
Bestaand papierwerk sorteren en sorteren
Als u een papierloos kantoor wilt maken, moet u een deel van het bestaande papierwerk dat mogelijk 20 of zelfs 30 jaar op kantoor is geweest, 'uitdunnen'. Besteed een ochtend, of langer, aan het doornemen van oud papierwerk en bepalen wat er door de shedder kan worden gedaan. Het elimineren van overbodig papierwerk vanuit het kantoor zal meer ruimte creëren, maar ook ongelooflijk bevredigend zijn!
Vergaderingen papierloos maken
In plaats van het uitdelen van papieren handouts tijdens vergaderingen, maak je gebruik van projectoren en technologie die de informatie die je wilt delen overbrengt vanuit één visuele bron.
Train het personeel om digitaal beter te worden
Een papierloze onderneming vereist enige digitale knowhow. Van taken zoals het verzenden van documenten via e-mail naar het gebruik van cloud-gebaseerde systemen om bestanden op te slaan, als uw personeel geen digitaal inzicht heeft, en tijd en geld investeren in het trainen ervan, zal dit waarschijnlijk een lonende en onschatbare langetermijninvestering blijken te zijn.
Candito zegt dat papiervrij zijn helpt bij het optimaliseren van de prestaties en de bedrijfsresultaten, met vermelding van:
"Uiteindelijk gaat het erom dat je zonder papierloos te werk gaat, een verbeterde klantervaring en dus een verbeterde winstmarge hebt.
Throwing Paper Photo via Shutterstock
2 Opmerkingen ▼
