Wanneer u een conferentiegesprek zegt, denken de meeste mensen dat u in een kantoor bent om het gesprek aan te nemen. De kans is groot dat je tegenwoordig op een luchthaven, een hotelkamer of in je auto op een parkeerplaats tussen afspraken zit. De eigenaar van een klein bedrijf is vaak onderweg, in het veld of jongleert met taken vanuit een magazijnvloer. Omdat het niet altijd mogelijk is om op de perfecte binnenlocatie te zijn, zijn hieronder enkele mobiele vergaderhulpmiddelen en aanbevelingen om de communicatie vloeiend, helder en veilig te houden.
$config[code] not foundWe hebben ingecheckt bij Judi Hembrough, Small Business Marketing Director van Plantronics, voor aanvullende informatie over mobiele krijgerpraktijken:
Mobiele conferentietips
1. Zorg dat uw webvergaderplatform met uw apparaat (en) werkt
Als je een webdemonstratie, webinar of screensharing gaat doen, zal je waarschijnlijk een webconferentieoplossing gebruiken. De grote en kleine jongens die oplossingen voor webconferenties aanbieden, zijn snel mobiel. U zult Cisco's WebEx en Citrix GoToMeeting zien, evenals kleinere bedrijven zoals AnyMeeting en MeetingBurner, die een iPad-app aanbieden.
Bij het doen van een webdemonstratie of interactief delen van het scherm, zult u meestal een tablet gebruiken. Je zou het ook op een mobiele telefoon kunnen doen, neem ik aan, hoewel dat me behoorlijk riskant lijkt. Het zou veel scrollen zijn met een klein scherm van een smartphone! Bovendien kunnen inkomende oproepen storend zijn.
Het is absoluut noodzakelijk dat een oplossing voor webconferenties compatibel is met alle apparaten die u gebruikt. Test ze van tevoren. Het laatste dat u nodig hebt, is dat u een afspraak hebt met een potentiële klant om een verkooppresentatie in 2 minuten te doen, om erachter te komen dat u problemen ondervindt bij het downloaden van de webvergaderingssoftware of dat uw headset of een ander probleem niet wordt herkend. Het zal je flitsen, in een tijd waarin je je het meest gecentreerd, kalm en beheerst wilt voelen.
2. Gebruik handsfree apparaten
Natuurlijk kun je die telefoon of tablet tegen je oor houden, of je kunt een ingebouwde microfoon / luidsprekers op het apparaat gebruiken, maar het is tegenwoordig logisch om een handsfree apparaat te hebben. Het gebruik van een handsfree headset heeft verschillende voordelen, zoals Judi Hembrough opmerkt:
- Ongebonden bediening: Met een handsfree headset kun je natuurlijk meer productief zijn met beide handen vrij om een muis te manipuleren om over het scherm te bewegen, aantekeningen te maken, of waar je ook maar twee handen voor nodig hebt. Maar verder kun je je handen vrij bewegen om fysiek te bewegen als je informatie uit een bestandsmap nodig hebt of gewoon om je benen te strekken.
- Geoptimaliseerde geluidskwaliteit: Hembrough: "Ik merk dat ik een stuk beter kan horen en een veel effectiever gesprek heb vanuit een uitzendperspectief, met een headset die vrij dicht bij je mond zit."
- Veiligheid: "Veiligheid kan ook een probleem zijn. Als je in de auto zit, wil je ervoor zorgen dat je veilig bent. Wees … handsfree, "zegt Hembrough. Hier is een onderzoek waaruit blijkt dat de bestuurder meer veiligheid heeft bij het gebruik van headsets. En natuurlijk, als je aan het rijden bent zou je op een audio-only conferentie zijn, toch? (Dat zou u zeker doen!) Merk op dat 10 staten het gebruik van draagbare telefoons tijdens het rijden hebben verboden. Het is dus tegen de wet om een telefoon in de ene hand te houden terwijl je probeert met de andere in die staten te rijden, hoe dan ook.
Zorg ervoor dat u over het juiste handsfree gereedschap beschikt. Zoals ik al zei, zijn er producten in de draagbare luidspreker-telefoonhal die een hotelkamer of een hoek van een stille coffeeshop in je eigen kleine vergaderruimte kunnen veranderen. De meeste werken met een laptop of een mobiele telefoon via Bluetooth. Als uw laptop geen Bluetooth heeft, bieden veel van de luidsprekers een USB-dongle-apparaat dat u eenvoudig aansluit en synchroniseert met de draagbare luidspreker.
Ik gebruik een Plantronics Voyager-legende, maar ik heb ook een van hun luidspreker-telefoons, de Calisto 620, die ook fungeert als een miniluidspreker voor je eigen muzieksysteem voor hotels. Met deze twee items kan ik onderweg probleemloos heldere en duidelijke oproepen beantwoorden. (Opmerking: ik had deze twee items nog voordat ik de opdracht kreeg om dit artikel te schrijven door Small Business Trends.)
3. Ontvang een speciale app, bezoek de App Stores
Ik moet zeggen dat deze ene speciale app deel is van wat mij op de handsfree legenda verkocht - Plantronics heeft een gratis app voor conferentiegesprekken genaamd InstantMeeting voor mobiele apparaten voor iOS, Android en BlackBerry, waarmee conferentiegesprekken automatisch worden geïdentificeerd in uw Outlook-agenda en uploadt de datum, tijd, telefoonnummer en wachtwoord die aan elke telefonische vergadering zijn gekoppeld. Ik zou op een gegeven moment graag een aantal haken zien in de interface van Google Agenda.
Hoe het werkt: U ontvangt een melding op uw app wanneer het tijd is voor de telefonische vergadering en met één druk op de knop belt de app uw wachtwoord in en komt u automatisch in de oproep terecht. Dit is een grote "pijnstiller" in mijn boek, omdat de helft van de uitdaging van een telefonische vergadering is het vinden van al die informatie om succesvol in te loggen.
Met de krachtige mobiele apparaten van vandaag hoef je niet vast te zitten aan een kantoor of een locatie om een succesvolle webconferentie of conference call te houden. Met een paar apps of aanvullingen op uw mobiele telefoon, iPad of Android-tablet, kunt u merken dat u net zo productief bent in het kantoor van uw prospect of thuis op kantoor.
Laat ons in de reacties weten welke gadgets of apps uw telefonische vergaderingen of webdemonstraties meer succesvol maken.
Headset Reis foto via Shutterstock
5 Opmerkingen ▼
