Het plannen van een evenement is een proces dat zowel uitdagend als tijdrovend kan zijn, maar is een zeer effectieve manier voor bedrijven om hun goederen en diensten te promoten. Sommige uitdagingen omvatten het kiezen van een locatie, het beheren van uitnodigingen, het organiseren van reacties en het bijhouden van betalingen.
Bekijk de volgende tips om deze uitdagingen het hoofd te bieden en transformeer uw evenementvisie in een uitzonderlijke realiteit:
Plan voor succes
Overweeg uw doelgroep bij het plannen van een evenement. Het "wanneer" en "waar" zijn belangrijke overwegingen om de aanwezigheid te maximaliseren. Voor elk evenement moet u twee doelen stellen: wat u hoopt te bereiken en wat u hoopt dat uw deelnemers zullen bereiken. Deze planningstips helpen u om uw inspanningen te concentreren, effectief te communiceren en een zinvolle ervaring te bieden voor alle betrokkenen.
Uitnodigingen - Maak het persoonlijk
Er is een zeer goede kans dat de eerste indruk van uw klant over uw evenement het resultaat is van uw e-mailuitnodiging, dus uw uitnodiging moet boeiend zijn. Uw uitnodiging moet er professioneel uitzien en de basisinformatie over uw evenement communiceren. Hier zijn enkele tips voor het verzenden van geweldige online uitnodigingen:
- Het is belangrijk om uw lijst te segmenteren. U wilt de mensen uitnodigen die het meest geïnteresseerd zijn.
- Personaliseer het (inclusief genodigdennamen).
- Maak de uitnodiging met het logo en de kleuren van uw bedrijf. Uw klanten moeten weten dat het van u komt zonder een enkel woord te zien.
- Vermeld het doel en de voordelen van het bijwonen van uw evenement.
- Geef duidelijke informatie over de waar, wanneer en de kosten die aan de gebeurtenis zijn gekoppeld, evenals contactgegevens.
- Voeg een kaart toe, indien mogelijk, en een routebeschrijving.
Promoten proactief
Uitnodigingen zijn misschien niet genoeg om een vol huis te garanderen. Er zijn een paar extra stappen die kunnen helpen bij het verhogen van het bewustzijn, het aanmoedigen van aanwezigheid en het vullen van plaatsen op uw evenement. Suggesties zijn onder meer:
- Een evenement-specifieke website. Dit is een geweldige plek om alle details van het evenement te vermelden: de algemene beschrijving, het doel, kosten, activiteiten, links naar andere websites, speciale gasten en extra bronnen.
- Net als bij de oorspronkelijke uitnodiging moet u ervoor zorgen dat alle promoties uw merk, bedrijfslogo en kleuren bevatten.
- Als het evenement open is voor het publiek, overweeg dan om uw evenement op sociale netwerksites te promoten. Mijn ervaring is dat sociale netwerken complementair zijn aan promotietools zoals e-mailuitnodigingen. Ik merk dat ik de opkomst met minstens 10% of meer kan verhogen door sociaal netwerken in de mix op te nemen.
- Vergeet niet om een herinnering te sturen in de dagen voorafgaand aan het evenement.
- Voeg een evenementenkalender toe om toekomstige evenementen te promoten.
- Leg meer vast dan standaardinformatie voor gebruik bij toekomstige marketinginspanningen.
- Als er kosten zijn voor je evenement, verzamel deze dan tijdens de registratie. Het elektronisch verzamelen van vergoedingen vermijdt de veiligheidsrisico's van het beheren en opslaan van creditcardnummers op uw eigen computer. En als u registranten kunt laten betalen op het moment van registratie, krijgt u van die personen een vaste toezegging dat zij het evenement zullen bijwonen.
- Als u vergoedingen oproept, neem dan altijd een restitutiebeleid op.
Gebruik de juiste tools
Kleine bedrijven moeten hun merk waarderen en streven naar professionaliteit bij de communicatie met hun klanten en prospects. Een tool ontworpen voor professioneel gebruik biedt de beste oplossing om aan deze eisen te voldoen. Net als bij e-mailmarketing en online enquêtes, zijn er online tools beschikbaar om u te helpen bij het plannen, volgen en beheren van uw evenement.
Laat het meetellen
Er is altijd gelegenheid om je evenement te verbeteren na het feit. Activiteiten na het evenement kunnen nuttige informatie bevatten over wat werkte en hoe u uw volgende evenement kunt verbeteren.
- Volg de aanwezigen of degenen die dat niet hebben gedaan.
- Stuur een tijdige follow-upcommunicatie met hoogtepunten van het evenement, foto's en de algehele samenvatting.
- Voer een enquête onder bezoekers van deelnemers uit om hun ervaring tijdens het evenement vast te leggen.
- Vraag naar verbeterpunten in je volgende evenement.
Van een pre-eventplanning tot een analyse na het evenement, een succesvol evenement zal enorm profiteren van het gebruik van de juiste online oplossing. Door deze suggesties te volgen, kunt u productiever zijn in minder tijd, er professioneel uitzien en een bevredigende gebeurteniservaring bieden voor uw deelnemers.
15 Opmerkingen ▼
