Als er één woord was om te beschrijven hoe kleine en middelgrote bedrijven het afgelopen decennium zijn veranderd, zou dat woord waarschijnlijk 'technologie' zijn.
In relatief korte tijd heeft technologie kleinere bedrijven in staat gesteld om:
- Ga van voornamelijk lokale bedrijven naar de wereldwijde markten.
- Werk met externe en gedistribueerde werknemers, waardoor de kantoorkosten worden verlaagd.
- Meer doorvoer bereiken met automatisering.
- Bedien klanten beter door middel van technologie.
- Niveau van het speelveld als het gaat om concurreren met grotere entiteiten.
- Niet-bestaande eigenaars en personeel van onze bureaus, werk en leven beter integreren.
Hoe verhoudt uw bedrijf zich tot het hedendaagse kleine bedrijf van de 21ste eeuw? Neem een kijkje in de kleine onderneming van vandaag en zijn best practices om te zien hoe u het vergelijkt. De kleine bedrijven van tegenwoordig volgen deze vijf best practices:
Beste praktijk 1: bestanden delen in de cloud
Uw belangrijkste bestanden, of het nu om documenten of foto's gaat, hoeven niet meer te worden opgeslagen op uw harde schijf of op een server ter plaatse. Of (horror) in papieren archiefkasten.
Laten we gewoon één scenario nemen. Stel je voor het maken van een klantpresentatie. In het verleden had u de presentatie moeten downloaden en meenemen. Als je het vergeten bent of als je wijzigingen op het laatste moment nodig hebt, moest een assistent het bestand onderweg naar je e-mailen. In het verleden heb ik meer tijd verspild aan het louter proberen om presentaties tijdens het reizen te coördineren dan ik me herinner om te onthouden.
Vandaag is het zoveel gemakkelijker. Het is gewoon een kwestie van bestanden uit de cloud halen, of u nu op een conferentie bent of op het hoofdkantoor van uw klant in een verre stad.
Bestanden delen in de cloud is meer dan alleen gemak tijdens het reizen. De kleine bedrijven van vandaag exploiteren virtuele kantoren met behulp van cloudtools om samenwerking met partners en werknemers in het hele land en over de hele wereld mogelijk te maken.
En u hoeft zich nooit zorgen te maken over een hardwarefout die een ramp veroorzaakt als u alle bestanden en gegevens in de cloud hebt opgeslagen. Daar geweest, dat gedaan - en urenlang proberen verloren bestanden te herstellen, is nooit mooi.
Er zijn een aantal hulpmiddelen om vandaag te helpen. Met Microsoft OneDrive kunt u bijvoorbeeld bestanden synchroniseren en opslaan, zodat ze toegankelijk zijn vanuit elke browser of elk mobiel apparaat. Sterker nog, u kunt computers instellen om alles standaard in OneDrive op te slaan, zodat u en uw personeel nooit iets handmatig naar de cloud hoeven over te zetten.
Dat betekent dat u overal kunt delen en samenwerken. Met Office 365 kunt u virtuele netwerken bouwen van maximaal 300 gebruikers die bestanden kunnen delen via webversies van Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
Als uw bedrijf snel moet groeien, kunt u goedkoop schalen via SharePoint op Microsoft Azure.
Beste praktijk 2: versterk de kracht van teamwerk door samenwerking
Technologie heeft het ook mogelijk gemaakt voor werknemers om overal mee samen te werken. Er is een echt virtueel kantoor ontstaan, waarvan de werknemers niet langer in dezelfde stad of zelfs op hetzelfde continent hoeven te zijn.
Er zijn veel technische hulpmiddelen waarmee u, uw partners en werknemers kunnen co-auteur worden in bijvoorbeeld Word, PowerPoint en OneNote.
Met Skype voor Bedrijven kunt u invoer ontvangen en vergaderingen houden via chatten, scherm delen, praten of videochatten. Bij Small Business Trends vertrouwt ons hele team op Skype om samen te werken. We houden bijvoorbeeld onze Executive Team-vergaderingen via Skype tijdens het bekijken van vergaderverslagen over gedeelde clouddocumenten. Bovendien gebruiken we Skype om contact te houden met freelancers en partners, omdat het zo alomtegenwoordig is dat bijna iedereen die we tegenkomen een Skype ID heeft.
Heb je documenten met wat informatie die je moet delen en wat informatie die je niet wilt delen? Microsoft GigJam biedt een baanbrekende manier om de juiste informatie in realtime met de juiste mensen te delen.
Beste praktijk 3: maak kernbeveiliging voor bewerkingen
In het tijdperk van internet is gegevensbeveiliging net zo belangrijk als fysieke beveiliging voor uw kantoren.
Er is een verscheidenheid aan hulpmiddelen beschikbaar om uw bedrijfsgegevens veilig te houden in een wereld van malware, phishing, hostbestandsomleidingen en meer. Het belangrijkste dat het moderne kleine bedrijf doet, is beveiliging zo diep integreren in de dagelijkse activiteiten dat u en uw medewerkers het niet behandelen als een speciale gebeurtenis. Computing-beveiliging is er gewoon op alle niveaus, altijd.
Gegevensbescherming is ingebouwd met Enterprise Data Protection en Office 365 Mobile Device Management voor alle apparaten - zelfs voor situaties waarbij u uw eigen apparaat meeneemt.
U kunt overal veilig toegang krijgen tot inhoud met multifactorauthenticatie wanneer u zich niet bij het bedrijfsnetwerk bevindt. Beveiligingsupdates voor Office 365 worden maandelijks verstrekt om ervoor te zorgen dat u uw gegevens veilig kunt houden.
Oh, en vergeet niet de gratis Windows Defender-antivirusbeveiliging die is geïntegreerd in Windows 10 en Windows Hello face-scanning loginbeveiliging voor elke werknemer.
Beste praktijk 4: gebruik maken van de kracht van AI
Technologie heeft zich bij het bedrijfsleven gevoegd als meer dan een hulpmiddel. Tegenwoordig werkt technologie in de vorm van kunstmatige intelligentie bijna als een menselijke werker.
Virtuele hulp kan worden geactiveerd vanaf een desktop of mobiel apparaat en biedt essentiële informatie in een fractie van de tijd die nodig is om het onderzoek zelf uit te voeren of toe te wijzen aan een medewerker.
Cortana, bijvoorbeeld, kan uw agenda beheren en u afspraakherinneringen, trackpakketten, teams, interesses en vluchten geven. Cortana kan e-mails en teksten verzenden, lijsten maken en beheren en elke app in uw systeem openen.
Een andere iteratie van deze slimme technologie - bots - kan de eenvoudige vragen van klanten beantwoorden en informatie bieden die van vitaal belang is voor een betere klantenservice.
Via het Microsoft Bot Framework kunt u uw eigen bots bouwen om met systeemgebruikers en klanten te communiceren via sms, Skype, uw website of Office 365-mail.
Beste praktijk 5: werk on-the-go of op afstand
Op afstand werken heeft veel voordelen.
Er is minder tijd verspild met woon-werkverkeer en minder stress. Bovendien zijn werknemers die thuis werken vaak gelukkiger, beter verbonden met hun baan en productiever wanneer ze de keuze krijgen.
Technologie maakt het gemakkelijk om verbonden te blijven.
Mijn hele bedrijf werkt bijvoorbeeld virtueel. Iedereen in Trends voor kleine bedrijven werkt vanuit zijn of haar thuiskantoor. Zonder gedeelde bestanden, samenwerkingshulpmiddelen en verschillende mobiele apparaten - we zouden niet kunnen werken.
Er zijn ook harde zakelijke voordelen. Door gebruik te maken van technologie om vrijwel te opereren, heeft mijn bedrijf de winstgevendheid kunnen maximaliseren en onze groei zelf kunnen financieren, omdat de overheadkosten laag zijn.
Bovendien maken onze werknemers banen geschikt voor ons leven - en niet andersom. We zijn niet gebonden aan onze bureaus. Als we toegang tot een bestand nodig hebben, kunnen we het op onze mobiele apparaten oproepen, waar we ook zijn. We zijn vrij om te reizen of gewoon boodschappen te doen om lichaam en geest bij elkaar te houden.
Hopelijk heb ik je een smaak gegeven voor het moderne MKB, inclusief vijf best practices. Het is belangrijk om te beseffen dat Microsoft uw partner kan zijn om uw bedrijf om te vormen tot het moderne MKB en deze best practices volledig te volgen. Daarom ben ik verheugd een Microsoft Small Business Ambassador te zijn, omdat ik de kracht van technologie heb gebruikt om mijn bedrijf op een kosteneffectieve en efficiënte manier in de wereld van vandaag te runnen. En Microsoft is de kern geweest om dat mogelijk te maken.
Op het moment van dit schrijven neemt Anita Campbell deel aan het Microsoft Small Business Ambassador-programma.
Moderne zakelijke persoon foto via Shutterstock
Meer in: gesponsorde 1
