Hoewel veel kleine bedrijven gebruik kunnen maken van kant-en-klare software, zijn er soms momenten waarop een meer op maat gemaakte oplossing - hetzij als een aanpassing van bestaande software of iets geheel nieuws - noodzakelijk wordt.
Maar welke criteria bepalen wanneer een oplossing op maat, of uit de doos, de juiste keuze is? Wanneer moet je een build versus buy-softwarebeslissing nemen?
$config[code] not foundVoor het antwoord wendde Small Business Trends zich tot Jim Hutchings, business analist bij Trifecta Technologies, een bedrijf dat software aan de behoeften van een bedrijf aanpast. Hij gaf de volgende tien tips:
Stuurprogramma's achter een beslissing over bouwen versus kopen
1. Handmatige oplossingen
Het bedrijf gebruikt mogelijk tijdelijke oplossingen om routinetaken te begeleiden, omdat de software het werk niet goed doet.
"Als een taak veel langer duurt dan zou moeten, is dat het eerste teken dat het bedrijf handmatige oplossingen gebruikt, zoals het gebruik van Post-it-notities om herinneringen in te stellen", aldus Hutchings. "Een oplossing op maat kan in dat geval helpen."
2. Slechte acceptatiegraad
Een slechte acceptatiegraad van bestaande software is een andere indicatie dat maatwerk nodig kan zijn.
"Als werknemers hun best doen om de software niet te gebruiken, is dat een teken dat ze het niet leuk vinden," zei hij. "Gedwongen adoptie zal ook niet leiden tot efficiëntie, maar zal ertoe leiden dat werknemers klagen en klagen."
3. Moeilijkheidsgraad
Een bedrijf heeft mogelijk een oplossing op maat nodig wanneer het moeilijk is om medewerkers op te leiden met kant-en-klare software.
"Het kan zijn dat de materiedeskundige niet beschikbaar is om te trainen of dat de software verouderd en moeilijk te gebruiken is," zei Hutchings. "Ook kan de materiedeskundige een 'Het is gemakkelijker om het zelf te doen dan de houding van een ander trainen' vanwege de moeilijkheid aannemen. In dit geval zou een oplossing op maat worden afgestemd op de behoeften van het bedrijf.
4. Niet-ondersteund verkoopproces
Het kan voorkomen dat de gebruikte CRM-software (customer relationship management) het verkoopproces niet volledig ondersteunt. Ter illustratie herinnert Hutchings zich een geval waarbij de CRM-software van een klant niet kon voorzien in de behoefte aan contracten met een speciaal prijsmodel.
"We hebben een component toegevoegd die een aangepaste workflow heeft gebruikt om een specifiek op regels gebaseerd proces te doorlopen om de klant tegemoet te komen," zei hij. "Het stroomlijnde het verkoopproces op een manier die de kant-en-klare software niet kon."
5. Meerdere software voor een enkele taak
Een ander geval waarbij maatwerk een factor wordt, is wanneer verschillende stukjes software nodig zijn om een enkele klus te klaren - wat Hutchings de "Frankensteining" van software noemde.
"Deze aanpak is per definitie niet verkeerd, maar het produceert inefficiënties," zei hij. "Als u niet slechts één stuk software kunt gebruiken, is er een probleem."
Hutchings vermeldde twee voorbeelden om zijn punt te maken.
"Het gebruik van Word in plaats van Excel om een tafel te maken is een voorbeeld," zei hij. "CRM is een andere. Met behulp van een CRM-programma voor het grootste deel van de verkooptrechter, maar door Excel-spreadsheets toe te voegen voor rapportage, krijgt u geen echte efficiëntiewinst. "
6. Systeemconversie
Een bedrijf dat niet tevreden is met het ene softwareprogramma, wil mogelijk naar het andere migreren, een taak die niet altijd gemakkelijk is.
"Het verplaatsen van gegevens van het ene systeem naar het andere kan een zware taak zijn waarvoor mogelijk maatwerk vereist is", aldus Hutchings. "In dat geval zou een software-aanpasser een engine bouwen die de gegevens automatisch voor u omzet."
7. Automatisering Vereisten
Wanneer een bedrijf baat zou hebben bij automatisering, is dit volgens Hutchings een indicatie dat het aangepaste software nodig heeft.
"Als je gewoon dingen verkoopt, bijvoorbeeld met behulp van Point-of-Sale-software om een verandering aan te brengen, kom je misschien wel goed uit met een kant-en-klare oplossing zoals Square of Clover," zei hij. "Maar als er een koppeling is aan de salarisadministratie, urenregistratie, boekhouding, voorraad, inkoop, supply chain management of prognoses, is het het beste om een aangepaste oplossing in te zetten."
8. Schaalbaarheid en overwegingen van bedrijfsgroei
Out-of-the-box software mist mogelijk flexibiliteit of schaalbaarheid en remt de bedrijfsgroei.
"In dat geval is maatwerk nodig om de groei te ondersteunen", aldus Hutchings. "Een bedrijf kan een gefaseerde aanpak volgen, verschillende functionaliteiten toevoegen of in de loop van de tijd stapsgewijs uitbreiden naar verschillende gebruikersgroepen."
9. Aangepaste branding of ontwerp
Een bedrijf kan profiteren van een aangepaste branding of ontwerp als een manier om zich te onderscheiden van concurrenten. Hutchings noemde Carlo's Bakery (thuis van de "Cake Boss") een voorbeeld.
"Trifecta bouwde een verkooppuntensysteem dat gebruikmaakte van een iPad waar, onder andere, een klant in overleg met de bakker vanaf het begin een aangepaste cake kon maken," zei hij. "Toen de lijnen na het debuut van het tv-programma om de hoek begonnen te vormen, konden werknemers de iPad gebruiken om bestellingen te doen, waardoor de wachttijd korter werd. Het hielp klanten behouden. "
10. Licentiekosten
Een laatste criterium om te bepalen of out-of-the-box of aangepaste software het meest geschikt is voor het bedrijf, heeft te maken met licentiekosten, die volgens Hutchings onbetaalbaar kunnen zijn.
"Prijs is het belangrijkste aspect," zei hij. "Licentiekosten voor kant-en-klare software kunnen erg duur zijn. In dat geval kan maatwerk op de lange termijn minder duur zijn. Het is niet anders dan leasen versus een auto kopen. "
Aanvullende adviezen
Hutchings voegde het volgende advies toe om te helpen bij het besluitvormingsproces voor software kopen:
"Analyseer de ROI om ervoor te zorgen dat u uw geld terugkrijgt," zei hij. "Een budget van $ 5000 is mogelijk alles wat nodig is om een oplossing op maat te bouwen. Zorg er wel voor dat u uw geld kunt terugkrijgen in efficiëntie of schaalvoordelen. "
Hutchings zei dat bedrijven eerst de kant-en-klare software moeten gaan bekijken om te zien of het voldoet aan de vereisten en kijk dan naar aangepaste opties als dat nodig is.
Hij adviseerde ook dat bedrijven de verborgen kosten in verband met gebruikersacceptatie, zoals training, niet vergeten en dat ze zich bewust zijn van gemiste alternatieve kosten, waarvoor een budgetverhoging nodig zou kunnen zijn.
Samenwerken Foto via Shutterstock
Reactie ▼
