Een memorandum of memo is een document dat wordt gebruikt om binnen een organisatie te communiceren. Dit type document communiceert meestal problemen of mededelingen aan organisatieleden, overtuigt anderen om actie te ondernemen of vraagt om feedback. Memo's zijn noodzakelijk kort en bondig en volgen een specifiek formaat. Bijna elk professioneel veld gebruikt memo's om te communiceren; het leren schrijven van een is vaak belangrijk voor professioneel succes.
$config[code] not foundNoteer het algemene idee van uw memo en uw beoogde doelgroep voordat u het eigenlijke document gaat schrijven. Publieksbelang is erg belangrijk bij het schrijven van memo's. Als een probleem bijvoorbeeld slechts een kleine groep mensen betreft, moet u de notitie niet tot de hele organisatie richten. Overweeg de taal die geschikt is voor het publiek in het algemeen. Misschien wil je een boodschap op een andere manier overbrengen aan superieuren dan aan ondergeschikten.
Vul je header-sectie in. Alle memo's moeten dezelfde secties hebben. Ten eerste zal het gedeelte "Aan" de naam van de ontvangers bevatten. Bijvoorbeeld: "To: John Smith" of "To: Smith Co. Staff" zou werken in een regel "Aan:". Voer onder de regel "Aan:" een regel "Van:" in met uw naam erin. Direct onder de regel 'Van:' staat een gedeelte 'Datum:' met de datum waarop de notitie is geschreven. Maanden worden vaak afgekort; Februari wordt 'Feb.' Tenslotte, voeg een regel 'Subject:' toe met een specifieke titel die aangeeft waar de memo over gaat.
Schrijf hierna uw bericht; streven naar niet meer dan een pagina. In uw eerste zin moet duidelijk het doel en de context van de memo worden vermeld. Leg vervolgens, indien van toepassing, de achtergrond van de gebeurtenis, situatie of omstandigheid van het onderwerp van de memo kort uiteen. Leg vervolgens precies uit wat u wilt of verwacht van degenen die de memo ontvangen. Als uw notitie noodzakelijkerwijs langer is dan een pagina, wilt u misschien een korte samenvatting aan het einde van het bericht toevoegen ter wille van de duidelijkheid.
Sluit af met een beleefd einde. Zorg ervoor dat u de ontvangers bedankt voor hun tijd bij het lezen van de memo en uitnodigingen of opmerkingen over de inhoud van de memo zelf.
Neem een regel 'Bijgevoegd' op na de afsluiting als u aanvullende documenten bij de notitie wilt voegen. Geef de titel van de bijlagen in deze regel kort op, zoals 'Bijgevoegd: Doorgaan'.
Controleer uw memo om informatie weg te halen die overbodig is en om zinvolle zinnen te vereenvoudigen. Het doel van de memo is kortheid.
Controleer uw memo op spelling en grammatica. Memo's worden meestal beschouwd als professionele documenten. Onzorgvuldige fouten en onoplettendheid in de grammatica kunnen de auteur weinig goed doen.
