Beschrijving van een Office Automation-assistent

Inhoudsopgave:

Anonim

Een assistent voor kantoorautomatisering is de titel van een gemeenschappelijke administratieve ondersteuningspositie binnen de regering van de Verenigde Staten. Zulke uiteenlopende instanties en afdelingen als het ministerie van Binnenlandse Zaken, het ministerie van Arbeid, de veteranengezondheidsadministratie, de immigratie- en douanediensten en het ministerie van landbouw huren mensen in als assistent voor kantoorautomatisering. Deze federale medewerkers zijn verantwoordelijk voor een reeks administratieve taken die het werk van het bureau waarin ze werkzaam zijn ondersteunen.

$config[code] not found

Office Automation-assistent

Assistentie voor kantoorautomatisering vergemakkelijkt kantoorcommunicatie en onderhoudt een professionele werkomgeving. Ze kunnen telefoonoproepen beantwoorden, gesprekken doorsturen, berichten opnemen, bezoekers naar kantoor halen en bezoekers begeleiden terwijl ze op kantoor zijn. Assistenten voor kantoorautomatisering kunnen e-mails en brieven van algemene aard beantwoorden, algemene verzoeken om informatie beantwoorden, technische of gespecialiseerde correspondentie doorsturen naar de meest aangewezen persoon en externe post naar het kantoorpersoneel verspreiden. Daarnaast verdelen kantoorautomatiseringsmedewerkers de communicatie tussen kantoren en onderhouden ze het prikbord op kantoor.

Informatie en productie

Medewerkers voor kantoorautomatisering zijn verantwoordelijk voor het produceren en verbeteren van geschreven materialen. Ze kunnen rapporten, brieven, formulieren, memoranda en andere soorten documenten schrijven, opmaken en bewerken. Ze bewaren records en bestanden in fysieke of elektronische vorm, inclusief kantoordienstbladen en presentielijsten, en verzenden deze zoals aangegeven. Medewerkers voor kantoorautomatisering werken ook handleidingen en instructies voor kantoorprocedures bij indien nodig.

Video van de dag

Gebracht door jou, geboren door Sapling

Planning en voorziening

Assistenten voor kantoorautomatisering plannen en zorgen ervoor dat personeelsleden zowel op officiële zaken als op de normale werking van het kantoor kunnen reizen. Zij kunnen routes voorbereiden, transport regelen, hotelreserveringen en reisboekingen maken, reisvergunningen verzamelen, reisvouchers voorbereiden en andere reisgerelateerde taken uitvoeren. Zij kunnen voor hun personeel brief- en presentatiemateriaal opstellen ter voorbereiding op hun reis. Assistenten voor kantoorautomatisering schatten ook de behoefte aan kantoorbenodigdheden, nemen aanvragen voor speciale items, volgen de vastgestelde procedures om supplies aan te schaffen en distribueren de benodigdheden. Assistenten voor kantoorautomatisering volgen de vastgestelde procedures om reparateurs te regelen wanneer er problemen zijn met de kantoorapparatuur.

Administratief en Administratief

Kantoorautomatiseringsassistenten voldoen aan de administratieve behoeften van het kantoor. Ze kunnen worden gevraagd om documenten in te typen, dictaten op te nemen, notulen te maken, fotokopieën te maken, faxen te verzenden, papieren bij te houden en kantoorbenodigdheden aan te vullen. (In feite is een typsnelheid van 40 woorden per minuut of sneller een vereiste voor de taak.) Bovendien moeten kantoorautomatiseringsassistenten de taken van andere bedienden uitvoeren wanneer ze afwezig zijn.