Hoe een memo schrijven naar iemands baas

Een memo schrijven naar je baas kan een uitdagende taak zijn. Dit is een kans voor jou om je baas te schrijven over een specifiek onderwerp waarvan je denkt dat het moet worden aangepakt. Het kunnen uw bevindingen zijn voor een rapport dat hij u heeft gevraagd in te vullen. Het kan ook een probleem zijn waarvan u op kantoor gezien hebt dat u vindt dat het moet worden opgelost of aangepakt. Het schrijven van een georganiseerde memo kan uw baas helpen deze informatie snel te verwerken.

$config[code] not found

Begin met een kop. De kop moet de datum hebben waarop de memo wordt geschreven, samen met een korte zin die beschrijft waar het over gaat. Op deze manier weet uw baas wanneer dit probleem onder zijn aandacht is gebracht en wat de kwestie is voordat hij de rest van de memo leest. Neem de naam van je baas op in het document voor het geval het misplaatst wordt en neem de naam van je baas op zodat hij weet wie het heeft geschreven. Ga er niet vanuit, omdat u een kopie ervan naar uw baas hebt gemaild dat hij zich zal herinneren wie hem naar hem heeft gemaild.

Vat samen waarover u schrijft in de eerste alinea in twee tot drie zinnen. Tijd kan kostbaar zijn op kantoor. Neem uw mening niet op in deze samenvatting, vermeld alleen de feiten van het probleem.

Geef de belangrijkste punten van het probleem op in het tweede gedeelte van uw memo. Dit kan worden gedaan als een lijst met opsommingstekens of een overzicht. Ga niet verder dan de eerste pagina met je belangrijkste punten, categoriseer ze als je denkt dat het het voor je baas gemakkelijker zal maken om te begrijpen hoe de belangrijkste punten zich tot elkaar verhouden.

Neem achtergrondinformatie over het probleem op voor je baas. Laat je baas weten waar je deze informatie vandaan hebt. Op dit moment, als uw baas heeft besloten dat het probleem dat u in de notitie hebt gesteld belangrijk is, kan hij dit rechtstreeks met u bespreken of doorgaan met lezen voor meer informatie.

Geef uw ideeën op over hoe u het probleem dat u heeft aangekaart, kunt aanpakken. Ga er niet vanuit dat uw baas het probleem persoonlijk met u kan bespreken. Ze krijgt die kans misschien wel, maar als ze niet wil, wil je dat je haar in de memo leest die ze moet lezen, terwijl het onderwerp nieuw voor haar is. Geef relevante cijfers of informatie op die uw idee van een oplossing ondersteunen.

Vraag je baas om navraag te doen over de memo die je hebt verzonden. Vraag of je baas je een bericht stuurt, je belt of een afspraak met je maakt om de informatie in je memo te bespreken. Hierdoor weet je baas wat jij denkt dat de beste manier is om met het probleem om te gaan dat je in je memo hebt gesteld.

Tip

Als uw baas zich in hetzelfde kantoor bevindt als u, druk dan een kopie van de memo voor haar af. Je kunt het ook e-mailen, maar door het af te drukken, bespaart het haar een stap als ze het buiten het kantoor of buiten haar bureau wil lezen.

Waarschuwing

Het is een goed idee om te voorkomen dat persoonlijke gevoelens of emoties worden weerspiegeld in uw memo. Vermijd persoonlijke aanvallen op anderen of hun ideeën in uw memo, rekening houdend met het feit dat uw document door anderen dan uw baas kan worden beoordeeld.