Wat u moet weten over nieuwe regels voor overuren: 9 puntenchecklist

Op 18 mei kondigde het Amerikaanse ministerie van arbeid (DOL) de laatste updates van de 'witte kraag'-overurenvrijstellingen van de Fair Labor Standards Act aan.

De nieuwe overwerkregels (bekend als de "eindregel") verhogen de salarisdrempel die nodig is om in aanmerking te komen voor vrijstelling van overuren van $ 455 per week ($ 23.660 per jaar) tot $ 913 per week ($ 47,476 per jaar) en treffen 4,2 miljoen werknemers.

Ook zal de totale jaarlijkse compensatie-eis die nodig is om te voldoen aan de sterk gecompenseerde werknemersvrijstelling (HCE) stijgen van $ 100.000 per jaar naar $ 134.004.

$config[code] not found

Elke onderneming die werknemers met een salaris onder de nieuwe drempel aanwendt, moet rekening houden met de beste manier van handelen of duizenden betalen tegen hogere lonen. Ze kunnen ook worden onderworpen aan rechtszaken van medewerkers wegens niet-naleving van de regel. Geen enkele onderneming is vrijgesteld, ongeacht de grootte.

Naast de salarisdrempelwijzigingen, zullen de nieuwe overwerkregels:

De salarisdrempel om de drie jaar automatisch bijwerken, op basis van loongroei in de tijd, toenemende voorspelbaarheid;

Versterking van overwerkbescherming voor werknemers in loondienst die al recht hebben op overuren;
De salarisbasistest aanpassen zodat werkgevers niet-discretionaire bonussen en aanmoedigingspremies (inclusief commissies) kunnen gebruiken om te voldoen aan maximaal 10 procent van het nieuwe standaard salarisniveau;
Zorg voor meer duidelijkheid voor werknemers en werkgevers.

De laatste regel gaat in per 1 december 2016.

Met betrekking tot de wijzigingen zei Mike Trabold, directeur van de naleving van Paychex, leverancier van HR-technologie, in een telefonische uitwisseling met Small Business Trends:

"Historisch gezien was er voor personen in bepaalde functiegroepen (inclusief uitvoerende, administratieve en professionele) een langdurige salarisdrempel van $ 23,660 per jaar. Als u een werknemer had in een van die categorieën … die die drempel overschrijdt, hoefde u die individuele overuren niet te betalen als die persoon een vrijgestelde werknemer was.

"Wat er in de loop van de jaren gebeurde was een toenemende zorg met veel van de voorstanders van werknemers dat het $ 23,660-nummer te laag was - en de praktische consequenties daarvan waren dat je mensen had die manager van een restaurant waren en $ 25.000 per jaar verdienden. Maar omdat ze als vrijgesteld werden aangemerkt, kwamen ze niet in aanmerking voor overwerk. Dus we hadden mensen die 50-60-70 uur per week werkten en niet in aanmerking kwamen voor overwerk. "

$config[code] not found

Om de zorgen van advocatengroepen weg te nemen, verhoogde de regering Obama de salarisdrempel tot $ 47,476 per jaar, meer dan het dubbele van de bestaande limiet, zei Trabold.

Betalingsopties voor werknemers na het wijzigen van de nieuwe overurenregels

Werkgevers moeten een aantal beslissingen nemen als het gaat om het betalen van werknemers volgens de nieuwe overurenregels, volgens Trabold.

"De oefening waar veel werkgevers nu doorheen gaan, is dat ze mensen binnen die drempel hebben tussen wat het nu is en wat het nu zal zijn," zei hij. "Ze zullen moeten beslissen of ze het salaris van die personen boven de drempel van $ 47,476 willen verhogen, zodat ze niet in aanmerking komen voor overwerk, of ze moeten aangeven dat ze een werknemer zijn die per uur werkt en betaalt voor overwerk als ze meer dan 40 uur per week werken. "

Het beperken van werknemers tot niet meer dan 40 uur per week kan een uitdaging zijn en resulteren in een verlies aan productiviteit, zei Trabold.

"Dat heeft mogelijk invloed op de werkgever, omdat veel mensen die momenteel zijn vrijgesteld van een praktisch standpunt, meer dan 40 uur per week werken," zei hij. "Misschien heb je een hoeveelheid werk dat momenteel wordt gedaan en dat je zult moeten bedenken om te adresseren zodra de nieuwe regels van kracht worden."

9 manieren waarop werkgevers zich op de eindregel kunnen voorbereiden

Trabold heeft de volgende checklist verstrekt om werkgevers te helpen zich voor te bereiden voordat de nieuwe overwerkregels van kracht worden op 1 december 2016.

1. Bepaal de impact van de eindregel op uw bedrijf

Werkgevers moeten bekend worden met de regels van wijzigingen om hun overwerksituatie te bepalen.

Trabold zei dat recent onderzoek uitgevoerd door Paychex heeft vastgesteld dat een op de vijf werkgevers zich niet bewust was van de uiteindelijke regel en 55 procent vond dat het niet op hen van toepassing was.

2. Voer een audit uit

Voer een audit uit van de werknemers die waarschijnlijk worden getroffen. Trabold adviseerde om te beginnen met een basisoverzicht van het huidige personeel, vrijgestelde status en compensatieniveaus.

Medewerkers die momenteel zijn aangemerkt als vrijgesteld van de overurenbescherming van de Fair Labor Standards Act moeten voldoen aan de plichtstest voor hun vrijstelling en de salarisdrempel.

"Werk samen met uw boekhoud- en HR-teams om uw loonadministratie te evalueren en vrijgestelde werknemers met huidige salarissen onder of zeer dicht bij de nieuwe voorgestelde drempelwaarden te identificeren," zei Trabold.

3. Volg de tijd vrijgesteld werknemers

Werkgevers moeten beginnen met het volgen van de uren van hun vrijgestelde werknemers - degenen die onder de drempel van $ 47,476 overschrijden. Het is van cruciaal belang dat werkgevers nauwkeurige uurlijkse gegevens en een duidelijk controletraject hebben voor wanneer hun werknemers om een paar redenen hebben gewerkt.

"Er zullen veel werkgevers zijn die, om deze kosten te beheersen, mensen die momenteel zijn vrijgesteld, per uur zullen verplaatsen," zei Trabold. "Dat kan heel zinvol zijn in termen van het beheer van de economie, maar zal het belangrijker maken, natuurlijk omdat ze nu elk uur werknemers zijn, om heel nauwkeurig hun tijd en de uren die ze werken te volgen, zodat ze correct worden betaald. ”

Trabold zei ook dat werkgevers na verloop van tijd de tijd vrijgestelde werknemers moeten volgen die thuis van hun werk werken, omdat het ook compensabel zou zijn.

4. Bepaal welke werknemers overgaan op niet-vrijgestelde status

Zodra werkgevers de vrijgestelde werknemers identificeren die door de regel zullen worden getroffen, moeten ze beslissen of ze hun salarisniveau willen verhogen om de vrijgestelde status te behouden of om de werknemer over te zetten naar een niet-vrijgestelde status.

"Werkgevers die ervoor kiezen werknemers over te zetten naar een niet-vrijgestelde status, moeten de basis voor beloning (per uur of in loondienst) bepalen en ervoor zorgen dat ze voldoen aan de minimumloonseis voor het aantal uren dat de werknemer geacht wordt te werken," zei Trabold. "Ze moeten ook overwegen of overwerk noodzakelijk en toegestaan is. Consistentie is van cruciaal belang om blootstelling aan rechtszaken tegen discriminatie te verminderen. "

5. Ontwikkel een plan

"Kijk naar uw historische overurenbetalingen en bepaal of uw kosten waarschijnlijk stijgen als gevolg van gewerkte uren," zei Trabold. "Voer een aantal scenarioplanning uit met uw adviseurs en stel de volgende vragen: Moet u uw budget voor essentieel personeel verhogen? Moet u overwegen meer personeel aan te nemen of uw vergoedingsmodel opnieuw te bekijken voor specifieke werknemers? "

Als we kijken naar de impact van de nieuwe regels op het financiële plaatje van het bedrijf, zullen werkgevers in een betere positie komen om de meest geschikte vorm van actie te nemen, zei hij.

6. Werk het tijdsbeleid bij

Het bijwerken van vereisten en procedures voor het bijhouden van gegevens kan van cruciaal belang zijn om volledige naleving te garanderen, volgens Trabold.

"Bekijk uw tijdregistratiemethoden en evalueer of er behoefte is aan meer automatisering," zei hij. "Moet de nieuwe regel een aanzienlijke invloed hebben op het aantal werknemers dat hun gewerkte uren moet bijhouden, dan kan een alternatieve methode voor tracking, zoals tijdregistratiesoftware, beter aansluiten op uw behoeften."

Trabold gaf aan dat het ook belangrijk is om een duidelijk, schriftelijk beleid voor medewerkers vast te stellen voor het registreren van gewerkte tijd en overwerk.

7. Ontwikkel trainingsprocedures

Werkgevers moeten personeel opleiden over de tijdwaarnemings- en overurengoedkeuringsprocedure van het bedrijf na het updaten van het beleid voor het bijhouden en overuren van records.

8. Maak een communicatieplan

De nieuwe regel over overuren betaalt naar verwachting dit jaar een aanzienlijk aantal bedrijven. Om de vragen of zorgen die zich voordoen tegen te gaan, heeft Trabold geadviseerd een communicatieplan te ontwikkelen om intern de wijzigingen aan te kondigen.

"Bedrijven moeten wijzigingen in beleid en procedures duidelijk communiceren met werknemers, ervoor zorgen dat er veel transparantie is over eventuele wijzigingen en welke nieuwe verwachtingen werknemers verwachten", zei hij.

9. Begin nu klaar te maken

Werkgevers met werknemers die mogelijk zijn getroffen, moeten nu het initiatief nemen om de status van het bedrijf te evalueren, bekijken hoe verschillende scenario's hun bedrijfsresultaten zullen beïnvloeden en bepalen hoe ze verder zullen gaan, om looneisen en andere problemen zo goed mogelijk te voorkomen.

"Werkgevers moeten nu beginnen met het maken van plannen om ervoor te zorgen dat ze begrijpen wat de vastgestelde voorschriften betekenen, omdat de implementatiedatum niet veraf is", zei Trabold.

Hij adviseerde dat werkgevers overwegen om een professionele HR-consultant of compensatiepartner te werken om de potentiële impact van de wijzigingen in de regels en hun opties voor de toekomst beter te begrijpen.

Print deze nieuwe overwerkregelschecklist om de belangrijkste overwegingen op de voorgrond te houden:

Download het nu!