Beantwoord telefoons
Het beantwoorden van telefoons is een noodzakelijke taak, ongeacht uw sector of specifiek veld. Kantoorbeheerders moeten beschikken over uitstekende telefoonvaardigheden en een vriendelijke, aangename stem. Als kantoorbeheerder spreek je met klanten, leveranciers en andere professionals. Mogelijk moet u vragen beantwoorden, zorgen uiten of een beller doorverwijzen naar een andere bedrijfsvertegenwoordiger.
$config[code] not foundscheduling
Als u de enige kantoorbeheerder van het bedrijf bent, bent u waarschijnlijk verantwoordelijk voor het bijhouden van een georganiseerde agenda met afspraken en evenementen. U bent mogelijk verantwoordelijk voor slechts één persoon of voor een volledige staf. Gevallen omvatten een breed scala aan zaken, zoals het instellen van afspraken met klanten of het plannen van wekelijkse personeelsvergaderingen. In sommige gevallen dienen beheerders ook als persoonlijke assistenten, zodat u zelf gras- of zwembadzorg kunt organiseren, reserveringen voor het diner bevestigt of reisaccommodaties voor uw baas klaarmaakt.
Communicatie
Als kantoorbeheerder bent u waarschijnlijk de stem van het bedrijf, vaak sprekend namens uw meerderen. Daarom is het bezitten van voorbeeldige interpersoonlijke vaardigheden een belangrijke voorwaarde. U communiceert niet alleen tussen mensen binnen en buiten het bedrijf, maar bent ook verantwoordelijk voor het doorgeven van belangrijke informatie. Communicatie vindt persoonlijk, telefonisch, via brieven en faxen en via e-mail plaats.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingGegevensinvoer
Afhankelijk van het bedrijf en beroep bent u mogelijk verantwoordelijk voor het maken en onderhouden van gegevensspreadsheets of het invoeren van informatie in een bedrijfsdatabase. Een kantoorbeheerder bij een bouwbedrijf kan bijvoorbeeld een spreadsheet van lokale leveranciers en materiaalkosten bijhouden. De meeste bedrijven houden ook gedetailleerde gegevens bij van eerdere klantinformatie: adres, contactnummers, e-mailadressen en servicenotities.
Organisatie
Dit is de meest inclusieve en misschien wel meest belangrijke categorie. Beheerders bieden een gevoel van organisatie en efficiëntie door het hele kantoor en in andere aspecten van het bedrijf. Ze bereiken dit door het bijhouden van ordelijke archiveringssystemen en een nette, overzichtelijke omgeving.
boodschappen
Af en toe fungeren beheerders ook als 'go-fers', die boodschappen doen die niet in het bijzonder onder een functieomschrijving vallen. Deze taken kunnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot het doen van bankdeposito's, winkelen voor kantoorbenodigdheden of het ophalen van lunch voor het personeel.
