Zakelijke conferenties en evenementen zijn technologischer geavanceerd dan ooit. Als u een evenement host, zijn er zoveel verschillende methoden die u kunt gebruiken om meer te weten te komen over de aanwezigen en om contact met ze te maken. En u kunt CRM gebruiken om informatie te verzamelen en te organiseren op een manier die uw bedrijf ten goede kan komen.
Hieronder vindt u enkele tips over manieren om CRM te gebruiken voor evenementen, inclusief welke informatie u moet verzamelen en hoe u deze kunt verzamelen, van CRM-experts. U kunt uw volgende evenement op meerdere manieren succesvol maken.
$config[code] not foundDoe wat onderzoek
Neem voor het evenement een lijst met mensen die zich hebben aangemeld om deel te nemen. Zorg ervoor dat u in uw CRM-programma een contactpersoonsrecord hebt voor elke deelnemer en eventuele andere relevante informatie opgeeft. Overweeg een programma als Nimble te gebruiken dat u helpt bij het verzamelen en organiseren van informatie over mensen via hun online voetafdruk.
Je moet ook beslissen over een aantal doelen voor het evenement - wat wil je leren? Met wie wil je contact maken? Wat wil je nog meer bereiken?
Maak contact met belangrijke deelnemers
Overweeg daarnaast om voor aanvang van het evenement individueel contact te maken met enkele van de hoofdspelers, zoals sprekers of presentatoren. CEO van Nimble Jon Ferrara beveelt aan dat organisatoren van evenementen, of zelfs mensen die evenementen bijwonen die er het beste uit willen halen, kunnen profiteren van het van tevoren bereiken van mensen.
Hij raadt aan om contact op te nemen via sociale media door een deel van je inhoud te delen of waardevolle feedback te geven. Als je een paar keer contact hebt gehad met iemand, kun je voorstellen om op het evenement te vergaderen of om extra informatie vragen om het evenement beter te maken.
Lijsten instellen
Ook voorafgaand aan het evenement, zou je een aantal lijsten moeten hebben die je helpen de mensen die aanwezig zijn te identificeren en te categoriseren. Volgens Brent Leary, mede-oprichter van CRM Essentials, zal dit je helpen om te organiseren en te beslissen hoe je het beste contact kunt maken en follow-up kunt krijgen met mensen achteraf.
U wilt bijvoorbeeld mogelijk contact maken met mensen die verantwoordelijk zijn voor marketing binnen hun bedrijf en die inkoopautoriteit hebben. Je zou anders contact maken met die mensen dan met diegenen die in het management werken en geen inspraak hebben in marketingaankopen.
Stel vragen op het evenement
Om de nuttigste reacties van mensen te krijgen, zou u uw vragen moeten stellen terwijl de informatie nog vers in gedachten is. Er zijn een paar verschillende manieren om de informatie te verzamelen die u nodig hebt. Maar als je mensen om feedback vraagt terwijl ze daadwerkelijk bij het evenement aanwezig zijn, ontvang je waarschijnlijk meer antwoorden en meer accurate informatie.
Automatiseer zo veel als mogelijk
Om het uzelf en degenen die u hoopt feedback te krijgen zowel tijdens als na het evenement gemakkelijker te maken, stelt Leary voor om zoveel mogelijk van het proces te automatiseren. Stel contacten in voor de aanwezigen in uw CRM-systeem vóór het evenement. Wanneer mensen vervolgens uw vragen beantwoorden of hun badges scannen tijdens verschillende sessies op het evenement, kunt u die informatie automatisch verzamelen zodra het evenement voorbij is.
Hou het kort
Wanneer u deelnemers vraagt vragen te beantwoorden tijdens het evenement, wilt u zoveel mogelijk informatie krijgen. Maar u kunt niet van hen verwachten dat ze gaan zitten en een enquête van een uur afleggen. Geef prioriteit aan de informatie die u van mensen wilt krijgen en vraag alleen de essentiële zaken. Je kunt misschien meer te weten komen wanneer je later contact maakt met mensen.
Ontdek wie en waarom
Welke informatie moet je proberen te verzamelen? Dat zal grotendeels afhangen van je doelen. Maar twee stukjes informatie die je zeker zou moeten krijgen, ongeacht wat zijn 1.) wie de aanwezigen zijn en 2.) waarom ze kwamen. Dit betekent dat je op zijn minst wat achtergrondinformatie krijgt, zoals een functie, en vervolgens precies weet waarom elke persoon heeft besloten om in de eerste plaats deel te nemen.
Gebruik uw favoriete enquêtesoftware
Om deze informatie daadwerkelijk te verzamelen, stelt Leary voor om een willekeurig aantal enquêteprogramma's te gebruiken die met uw CRM werken. Salesforce kan bijvoorbeeld worden geïntegreerd met meerdere feedbackprogramma's, waaronder GetFeedback, SurveyMonkey en QuestionPro.
Als u een programma gebruikt dat automatisch verbinding maakt met uw CRM, voorkomt u dat u handmatig alle gegevens die u op een later tijdstip verzamelt, moet invoeren. Afhankelijk van de grootte van je evenement, zou dat een enorme tijdbesparing kunnen zijn.
Gebruik mobiele technologie
Leary zegt dat een groeiende trend in de afgelopen paar jaar op meerdere evenementen waaraan hij heeft deelgenomen, mensen feedbackvragen tijdens een evenement met hun mobiele apparaten heeft laten beantwoorden. Omdat de meeste mensen hun telefoons toch overal mee naartoe nemen, is dit een manier om het proces voor de deelnemers gemakkelijker te maken, merkt hij op.
Mensenopties geven
Je zou ook een paar extra opties kunnen aanbieden, zodat mensen de methode kunnen kiezen die het meest geschikt voor hen is. Leary zegt bijvoorbeeld dat sommige evenementen sms-berichten gebruiken, terwijl anderen zelfs speciale mobiele apps hebben. Door verschillende opties aan te bieden, kunt u het aantal reacties verhogen dat u van mensen krijgt. Dit biedt u de beste kans op nauwkeurige feedback over uw evenement.
Activiteit van deelnemer volgen
Maar je kunt ook informatie van mensen krijgen zonder ze eigenlijk iets te hoeven vragen. Een populaire methode voor organisatoren van evenementen om informatie te verzamelen, is door badges te gebruiken die deelnemers kunnen scannen als ze verschillende sessies of segmenten van het evenement bijwonen.
Als uw evenement bijvoorbeeld sprekers over verschillende onderwerpen bevat, kunt u meer te weten komen over de aanwezigen door te zien welke sprekende sessies zij hebben bijgewoond. Als u bijvoorbeeld specifiek contact wilt opnemen met mensen die werken voor e-commercebedrijven, kunt u een segment instellen voor mensen die sessies bijwonen die gerelateerd zijn aan die branche.
Monitor sociale media
Een andere handige tool voor het monitoren van feedback en het leren van deelnemers is sociale media. Evenementen duiden vaak hashtags aan die mensen kunnen gebruiken om feedback te delen en contact te leggen met anderen. Door door de posts te bladeren onder de hashtag van je evenement, leer je wat mensen van het evenement dachten. Maar u leert ook basisgegevens die u kunnen helpen in de toekomst met hen in contact te komen.
Voeg informatie toe aan contactbestanden
Zorg er na het evenement voor dat de informatie die u heeft verzameld over elke deelnemer volledig is bijgewerkt in uw CRM. Je moet contactgegevens hebben samen met alle feedback die je hebt verzameld. Neem de details die u hebt verzameld en deel elke deelnemer in de segmenten die u vóór het evenement hebt aangewezen.
Follow-up kort daarna
Je kunt ook kort na het evenement informatie van mensen blijven verzamelen. Stuur bijvoorbeeld een korte notitie per e-mail en bedank ze voor het bijwonen. Vraag hen dan of ze een paar vervolgvragen willen beantwoorden. Dit kunnen meer vragen over zichzelf zijn. Of je kunt je afvragen hoe ze genoten van het evenement of wat ze zouden veranderen. Met deze feedback kunt u verbeteringen aanbrengen aan de evenementen die u in de toekomst plant.
Beslissen hoe verbinding te maken met mensen die zich voortbewegen
Door de verschillende segmenten te gebruiken waarin u uw deelnemers heeft gescheiden, kunt u nu beslissen hoe u verder kunt verbinden met elke groep die vooruitgaat. Stuur bijvoorbeeld informatie naar mensen op basis van hun interesses of bedrijfstakken. Deze segmenten kunnen zijn gebaseerd op informatie die uw deelnemers u hebben gegeven voordat ze ooit op uw evenement zijn verschenen. Maar ze kunnen ook gebaseerd zijn op de sessies die ze hebben bijgewoond en de feedback die ze tijdens het evenement hebben gegeven. Als u bijvoorbeeld mensen probeert te identificeren die in de maakindustrie werken, kunt u dat misschien doen op basis van de informatie die u hebt verzameld. Hetzelfde geldt voor elk ander segment of elke niche waarmee u mogelijk verbinding wilt maken.
Maak zinvolle verbindingen
Vergeet ten slotte niet te vertrouwen op automatisering voor al uw interacties met klanten, klanten en andere contacten. De namen op uw lijst zijn niet alleen onderdeel van een marketingsegment, maar echte mensen. Behandel ze dienovereenkomstig. Vergeet niet dat automatisering het gemakkelijker kan maken om in één keer contact te leggen met een groot aantal mensen. Maar er zijn bepaalde mensen waar je op persoonlijk niveau naar uit moet kijken. In een telefonisch interview met Small Business Trends legt Ferrara uit:
"Je moet echte waarde toevoegen aan het gesprek. Als je authentieke gesprekken opbouwt en deze in de loop van de tijd vooruit betaalt, zal die persoon je beginnen te zien als een vertrouwde adviseur en dan zullen ze waarschijnlijk niet alleen terugkomen, maar ook vrienden meenemen. "
Evenementfoto via Shutterstock
4 Opmerkingen ▼
