Een teamassistent helpt de werklast te dragen door administratieve taken uit te voeren om de leden van het kantoorteam te bevrijden voor andere taken. Ze stappen meteen in om te helpen met lopende projecten, zodat meer ervaren leden zich kunnen richten op manieren om het project te verbeteren, problemen op te lossen of aan de eisen van de klant te voldoen. De extra administratieve hulp is essentieel om deadlines te halen en projecten op tijd af te ronden. Assistenten werken onder de directe supervisie van teamleiders.
$config[code] not foundAdministratieve taken
Teamassistenten helpen met administratieve taken die weinig toezicht vereisen. Ze plannen afspraken met klanten en zorgen ervoor dat klanten documenten en vorderingen op tijd ontvangen. Ze organiseren interne teamvergaderingen en maken routes om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op dezelfde pagina staan. Andere verantwoordelijkheden zijn: e-mails sorteren op belangrijkheid, teamleden waarschuwen voor aankomende deadlines, kopieën maken, boodschappen doen, documenten voorbereiden en elektronische bestanden organiseren. Snelheid, effectieve communicatievaardigheden en aandacht voor detail zijn toptaakvereisten.
Gegevens en deliverables
Werkgroepen hebben vaak aanvullende administratieve ondersteuning nodig om te helpen bij het bijhouden van gegevens, gegevensbeheer en projectprestaties. Teamassistenten maken notities tijdens vergaderingen en stellen deze notities samen in projectmemo's. Ze verzamelen en voeren gegevens in elektronische bestanden in, zodat teamleden over gegevens beschikken om hun analyses en projectresultaten te ondersteunen. Assistenten bereiden projectprestaties voor door het toevoegen van paginanummers, aantrekkelijke omslagen, lijst met voorwaarden en een inhoudsopgave voor schriftelijke rapporten. Computervaardigheden, gegevensinvoervaardigheden en kracht van proeflezen helpen aanvragers op te vallen als gekwalificeerde kandidaten.
Maaltijden en reisarrangementen
Projectmedewerkers coördineren kantoorlunches en -diners met teamleden. Ze bestellen en halen maaltijden op voor werknemers die lange uren werken om deadlines te halen. Ze maken reisarrangementen, inclusief vluchten, logies en huurauto's. Door onderzoek te doen naar conferentie-routes en teamleden op de hoogte te houden van de details van het seminar, krijgen ze meer tijd voor ervaren leden om zich te concentreren op uitgebreide en tijdrovende projecten.
Financiële verantwoordelijkheden
Ervoor zorgen dat het team binnen zijn budget blijft, is een essentiële taakverantwoordelijkheid. Teamassistenten houden projectuitgaven en aankoopbonnen bij en loggen die nummers in boekhoudsoftwareprogramma's en spreadsheets. Ze nemen geen besluiten tot executive-inkoop, maar stellen teamleiders op de hoogte wanneer hun budget eruitziet alsof ze in het rood zouden kunnen gaan. Assistenten bestellen benodigdheden en producten wanneer voorraden te laag worden. Budgettering en een basiskennis van de boekhouding helpen projectassistenten bij het handhaven van de voorgestelde financiële doelstellingen.
