De rol van administratief assistent is om het professionele personeel te ondersteunen zodat ze hun taken effectief kunnen uitvoeren. Of het nu in overheids-, bedrijfs- of non-profitorganisaties is, admins houden het kantoor zoemend door het verzorgen van essentiële zaken zoals papierwerk en computerrecords. Ze voeren doorgaans ook een aantal administratieve taken uit, maar de specifieke taken zijn afhankelijk van het niveau van het werk en het type kantoor.
$config[code] not foundDagelijkse verantwoordelijkheden
Administratieve assistenten voeren taken uit zoals het organiseren van vergaderingen, het plannen van afspraken, het bijhouden van de agenda op kantoor, het beantwoorden van telefoons en het bewerken van correspondentie. Ze onderhouden kantoorbestanden en databases en maken computerwerkbladen en presentaties. Vaak zijn hun verantwoordelijkheden ook het aanschaffen van benodigdheden en het beheren van de voorraadruimte.
Hun taken als klantenservice omvatten het ontvangen van kantoorbezoekers en zien dat ze de hulp krijgen die ze nodig hebben.
Aanvullende taken
Het andere werk van administratief assistenten hangt vaak af van de specifieke sector. In juridische kantoren helpen admins juridische documenten voor te bereiden, terwijl ze in medische kantoren verzekeringsmaatschappijen factureren. In schoolkantoren behoren het bijhouden van de studentendossiers en het communiceren met de ouders tot hun takenpakket.
Het niveau en de functietitel bepalen hoeveel verantwoordelijkheid valt bij een administratief medewerker. Admins op instapniveau concentreren zich op administratieve functies en basistaken voor de computer, maar senior admins met geavanceerde computervaardigheden nemen doorgaans administratieve taken op zich, waaronder het toezicht houden op bedienden en het trainen van nieuwe medewerkers. Administratieve assistenten van leidinggevenden kunnen ook onderzoek doen, rapporten schrijven, notuleren op vergaderingen, toezicht houden op andere beheerders en reisarrangementen maken.
Kennis en vaardigheden
Organisatorisch vermogen is essentieel omdat de primaire taak van de beheerder het bijhouden van kantoorgegevens is en het houden van vergaderingen en afspraken. Beheerders moeten ook mondeling en schriftelijk goed kunnen communiceren in het Engels en internetonderzoek kunnen verrichten. De functie vereist vaardigheid met kantoorapparatuur, waaronder computers, fotokopieerapparaten, telefoonsystemen, faxen en apparatuur voor videoconferenties.
Afhankelijk van de positie en branche, beheerders hebben vaardigheid nodig met verschillende computerprogramma's, zoals e-mail, boekhouding, database, spreadsheet en tekstverwerkingssoftware.
Kwalificerend voor de baan
Administratieve assistenten hebben minimaal een middelbare schooldiploma nodig dat lessen in kantoorpraktijken en computersoftware omvat. Aanvullende training in het Engels en computervaardigheden is nuttig, en veel beheerders hebben een aantal technische school- of collegelessen gevolgd of een universitair diploma. Werkgevers trainen gewoonlijk ook nieuwe medewerkers in hun kantoorprocedures en de woordenschat van de betreffende onderneming, bijvoorbeeld juridische woordenschat.
Admins kunnen een vrijwillige certificering behalen van de International Association of Administrative Professionals. Certificering vereist twee tot vier jaar ervaring, afhankelijk van het onderwijs van een beheerder, en aanvragers moeten ook slagen voor een examen.
