Voor velen is het niet welkom om naar een vergadering te worden geroepen. Op veel werkplekken besteden werknemers veel tijd aan vergaderingen die maar al te vaak effectief niets doen. In plaats van de vergadering die je tegenkomt toe te staan om je in te laten met de rest van de waardeloze - en misschien zelfs pijnlijke - vergaderingen die aanwezigen misschien eerder hebben meegemaakt, onderscheid je je door effectief je vergadering te plannen en uit te voeren.
$config[code] not foundGestelde doelen. Alle vergaderingen moeten een doel hebben. Bepaal voorafgaand aan uw vergadering wat u wilt bereiken tijdens deze vergadering. Vermeld bij het samenstellen van uw doel een beknopte en gemakkelijk te begrijpen bewering zoals 'Een advertentiecampagne selecteren voor het vierde kwartaal'.
Bereid een agenda voor. Maak een lijst van alle onderwerpen die u in de vergadering wilt bespreken in de volgorde waarin u ze wilt bespreken. Voeg meer duidelijkheid toe aan uw agenda door een geschatte hoeveelheid tijd naast elk item te bespreken, zodat u zeker weet dat u niet te veel items hebt toegevoegd.
Deel uw doel en agenda voorafgaand aan de vergadering via e-mail. Door zowel het doel van de vergadering als de agenda te delen met diegenen die aanwezig zullen zijn voorafgaand aan hun aankomst, staat u hen toe om zich mentaal voor te bereiden op de vergadering en hen de kans te geven om te komen met papierwerk of andere materialen die relevant zijn voor de geplande onderwerp.
Stel rollen vast. Selecteer een persoon om als secretaresse te dienen en vraag deze persoon aantekeningen te maken terwijl de vergadering vordert. Wijs een andere deelnemer aan de vergadering toe om als tijdwachter te fungeren. Deze persoon zal de klok in de gaten houden en ervoor zorgen dat u uw geplande toewijzingstijd voor elk agendapunt volgt. Verklaar de vergadering moderator en neem de taak op zich om tijdig en effectief door de items op de agenda te gaan.
Beheers de controle over de vergadering als deze uit je greep raakt. Vooral als een deelnemer aan uw vergadering de neiging heeft om vergaderingen op een dwaalspoor te brengen, is het van vitaal belang dat u uw kracht als gespreksleider uitoefent en de sessie op koers houdt. Om dit effectief te doen, herinner de persoon die probeert de vergadering van de reden voor de vergadering te kapen, beleefd en vraag hem zijn zijdelingse zorgen voor discussie op een later tijdstip te redden.
Taken toewijzen. Terwijl je je discussie doorloopt en beslissingen neemt over dingen die moeten worden gedaan, wijs je deze taken ter plekke toe. Stel ook een vervaldatum in voor de voltooiing van elke taak, waardoor de kans dat de taak daadwerkelijk wordt uitgevoerd, wordt verbeterd. Vraag de persoon die notulen maakt om deze taakopdrachten op te schrijven.
Sluit de vergadering op tijd af. Als u toestaat dat de vergadering voorbij het geplande eindpunt gaat, zult u waarschijnlijk merken dat veel van de aanwezigen mentaal uit de vergadering kijken. Als je het einde van je toegewezen tijd hebt bereikt en je hebt nog punten om te bespreken, tafeleer ze dan naar een latere datum uit respect voor diegenen die hun tijd hebben gegeven om de vergadering bij te wonen.
Deel notulen na vergadering. Email de notulen van de vergadering samen met een bedankje aan de aanwezigen voor hun medewerking en toewijding met 24 uur na het einde van de vergadering. Als u tijdens de vergadering veel taken hebt toegewezen, neemt u een beleefde herinnering op voor de deelnemers om door te gaan met de toegewezen items.
