E-mail kan belangrijk zijn, maar als u niet op de juiste manier communiceert, kunt u uw bedrijf schaden.
Er zijn enkele zakelijke regels voor e-mailetiquette en richtlijnen die u kunt volgen om ervoor te zorgen dat uw e-mailcommunicatie solide is. Hier zijn 50 tips.
Etikettips voor zakelijke e-mail
Heb een professioneel e-mailadres
Voordat u begint met e-mailen, moet u ervoor zorgen dat uw daadwerkelijke e-mailadres geschikt is. Idealiter heeft u een officieel e-mailadres dat eindigt met de URL van uw bedrijf. Maar als u een persoonlijk Gmail-account of iets dergelijks gebruikt, zorg er dan voor dat u het eenvoudig houdt met uw naam of initialen, in plaats van te proberen schattig of grappig te worden.
$config[code] not foundNeem een directe onderwerpregel op
Vermeld in elke e-mail een onderwerpregel die nauwkeurig de inhoud van de e-mail weergeeft. Slechts een paar woordsamenvatting geeft de ontvanger een idee van wat hij kan verwachten voordat hij daadwerkelijk uw bericht leest.
Gebruik alleen 'Allen beantwoorden' wanneer dat nodig is
Wanneer u e-mails ontvangt met iedereen in uw organisatie of zelfs een paar mensen, bent u misschien geneigd om iedereen in uw reactie op te nemen. Maar dit kan leiden tot veel verspilde tijd voor mensen als het bericht niet relevant voor hen is. Dus wees voorzichtig en geef alleen antwoord als het absoluut noodzakelijk is.
proeflezen
U wilt niet de tijd nemen om een geweldig e-mailbericht te maken, alleen om het te laten bezaaien met spelfouten en grammaticale fouten. Neem dus even de tijd om de proef te lezen en de spelling te controleren voordat u verzendt, zodat u eventuele fouten kunt opsporen.
Herlees voor Tone
Maar je moet ook daadwerkelijk je bericht lezen met een gedachte over hoe je ontvanger het zal lezen. Soms kan de toon in e-mail verloren gaan. Zorg er dus voor dat het leest wat u van plan bent.
Let op je manieren
En natuurlijk, zou u niceties zoals alstublieft moeten opnemen en dank u in elk bericht.
Houd het meer formeel voor klanten / oversten
Er zijn veel verschillende niveaus van formaliteit als het gaat om e-mail. Dus zorg ervoor dat u uw relatie met elke persoon overweegt voordat u zich te comfortabel voelt. "Hey guys" is misschien een goede begroeting voor je vrienden. Maar als je met klanten te maken hebt, wil je het waarschijnlijk wat professioneler houden.
Formaliteit gebruiken voor nieuwe contacten
Evenzo is het een goed idee om dingen vrij formeel te houden met mensen die je voor de eerste keer e-mailt, totdat je ze goed genoeg leert kennen om het te veranderen.
Gebruik een acceptabele begroeting
Meer specifiek, u zult de begroetingen die u voor elke persoon gebruikt, moeten overwegen. Over het algemeen moet u "Hey …" houden aan mensen die u redelijk goed kent. "Hallo" en volledige namen zijn meer geschikt voor klanten of voor de eerste keer contacten.
Blijf bij het punt
In de eigenlijke tekst van uw e-mail wilt u het zo kort mogelijk houden. Laat de ontvanger geen roman lezen om erachter te komen wat uw belangrijkste punt is.
$config[code] not foundLos lange berichten op
Als je meerdere punten hebt om te maken, verbreek dan de tekst met verschillende alinea's of even nummers om het lezen te vergemakkelijken.
Wees duidelijk met je oproep tot actie
U moet ook overwegen wat u wilt dat de ontvanger doet met uw bericht. Als u naar hen op zoek bent om te antwoorden met een specifieke informatie, laat hen dat dan aan het einde van uw e-mail weten.
Gebruik Verzorging met acroniemen en Jargon
Als u acroniemen of branchespecifiek jargon in uw e-mails hebt opgenomen, moet u rekening houden met de kennis van de ontvanger. Als u bijvoorbeeld met klanten in verschillende sectoren te maken hebt, wilt u misschien wat meer informatie opnemen dan met uw collega's.
Overweeg uw sluiting
Aan het einde van elke e-mail wilt u een passend slotoverzicht kiezen. Gebruik zoiets als 'bedankt' of 'best' voor zakelijke e-mails.
Voeg een handtekeningblok toe
U kunt ook een handtekeningblok opnemen dat meer informatie bevat onder aan uw e-mails. Vermeld uw naam en enkele contactinformatie.
Maak een notitie van eventuele bijlagen
Als u documenten aan een e-mail toevoegt, laat u de ontvanger weten wat het is, zodat ze het niet hoeven te openen om erachter te komen.
Vergeet niet te hechten
Het is ook vrij gebruikelijk dat mensen zeggen dat ze iets vastmaken en dan vergeten om het daadwerkelijk te doen. Dus controleer dit voor het verzenden.
Controleer de bestandsgrootte
Maar wees voorzichtig bij het bijvoegen van grote bestanden. Doe dit alleen wanneer absoluut noodzakelijk. Of u kunt proberen foto's te verkleinen of het bestand in kleinere stukjes op te splitsen om het overzichtelijker te maken.
Grote bestanden zip
Wanneer u grote bestanden moet bijvoegen, plaatst u ze in een.zip-bestand om het gemakkelijker te maken voor uw ontvanger.
Vraag eerst om die bijlagen
Het is ook een goede gewoonte om uw ontvanger te vragen of het in orde is om van tevoren een groot bestand te verzenden. En ontdek vervolgens wanneer het de beste tijd is om een dergelijk bestand te verzenden.
Informeer over bestandstypen
Controleer bovendien en zie welke programma's uw ontvangers kunnen gebruiken, zodat u zeker weet dat ze de bijlagen die u verzendt kunnen openen.
Stuur waar mogelijk een PDF-bestand
Maar PDF-bestanden zijn eenvoudig te bekijken op elk type apparaat. Stuur dus, indien mogelijk, PDF's in plaats van bestanden die een specifiek programma vereisen.
Open geen bijlagen van mensen die u niet kent
Aan de andere kant van die vergelijking, wanneer u een bijlage krijgt in een e-mail die u niet verwachtte, wees voorzichtig met het openen ervan. Als u ergens niet zeker van bent, vraag dan de afzender over de bijlage voordat u deze daadwerkelijk opent.
Deel geen vertrouwelijke informatie
Omdat e-mails zo gemakkelijk kunnen worden doorgestuurd en gedeeld, of per ongeluk naar de verkeerde persoon kunnen worden verzonden, is dit niet het juiste formaat om gevoelige of vertrouwelijke informatie te delen.
Wees voorzichtig met humor
Je kunt ook in de verleiding komen om een beetje plezier of humor aan je e-mails toe te voegen. Maar omdat het moeilijk kan zijn om de toon in e-mails te ontcijferen, moet u ervoor zorgen dat het heel duidelijk is of de moppen houden voor mensen met wie u zich echt comfortabel voelt.
Blijf weg van Silly Fonts
E-mail is ook niet de juiste plek om creatief te zijn met ontwerpelementen. Blijf bij lettertypen die klassiek en gemakkelijk te lezen zijn.
Blijf bij zwart en wit
Blijf ook uit de buurt van unieke lettertypekleuren en achtergrondpatronen. Klassiek zwart en wit is het gemakkelijkst om te lezen.
Gebruik van uitroeptekens beperken
Uitroeptekens kunnen u een gevoel van opwinding of nadruk geven. Maar gebruik ze niet te veel of uw bericht zal niet zo professioneel lijken.
Gebruik Caution met All Caps
Alle hoofdletters kunnen ook enige nadruk toevoegen. Maar het kan ook overkomen als schreeuwen. Dus tenzij het echt nodig is, kunt u in plaats daarvan cursief of iets dergelijks gebruiken.
Gebruik alleen emoticons met bepaalde mensen
Als het op smiley's en emoticons aankomt, houd die dan in gesprek met vrienden en collega's waarvan je weet dat ze ze niet verkeerd interpreteren of als onprofessioneel beschouwen.
Overweeg verschillende culturen en talen
Je kunt ook soms corresponderen met mensen uit verschillende culturen of achtergronden. Zorg er dus voor dat je rekening houdt met het opstellen van je antwoorden zodat je niemand beledigt of in verwarring brengt.
Stap terug voordat u emotionele berichten verzendt
Als je ooit in een situatie terechtkomt waarin je een boze of anderszins emotionele e-mail moet sturen, maak je dan een bericht en ga je een poosje weg om je hoofd leeg te maken. Breng het bericht later opnieuw door om te controleren of het echt is wat u wilt zeggen.
Antwoorden op accidentele berichten
In situaties waarin u een e-mail ontvangt die niet voor u bestemd was, beantwoordt u de afzender om hen snel op de hoogte te stellen.
Ontvangstbevestiging bevestigen voor berichten die u niet meteen kunt bereiken
En als u een e-mail ontvangt die voor u bedoeld was maar niet iets is waar u meteen volledig op kunt reageren, laat u de afzender weten dat u deze hebt ontvangen en wanneer u deze kunt bereiken.
Start een nieuwe e-mailketen voor nieuwe onderwerpen
Bij het e-mailen van iemand met wie je vaak correspondeert, kan het verleidelijk zijn om maar één ketting continu te laten lopen. Maar dit kan het voor u moeilijk maken om uw gesprekken georganiseerd te houden. Dus start een nieuwe ketting voor elk nieuw onderwerp.
Alleen doorzenden berichten indien nodig
Doorsturen kan een nuttige functie zijn voor e-mailgebruikers. Maar het kan ook te veel worden gebruikt. Dus voordat je berichten doorstuurt, zorg er gewoon voor dat ze echt nodig zijn, zodat je mensen niet bombardeert met e-mails.
Voeg een persoonlijk bericht toe tijdens het doorsturen
Wanneer u het nodig vindt om e-mails door te sturen, voeg dan bovenaan een persoonlijk bericht toe om uit te leggen in plaats van alleen vooruit te slaan en de ontvanger de volledige e-mail zonder context door te laten lezen.
Inhoud controleren voor verzending
En als je een nieuwsbericht of een ander soort informatie doorstuurt waar je niet persoonlijk voor kunt instaan, doe dan even snel onderzoek om de juistheid te verifiëren, zodat je uiteindelijk iemands tijd met informatie die niet correct is, verspilt.
Voeg geen mensen toe aan e-maillijsten waarvoor ze zich niet hebben aangemeld
Als u groepen e-mailketens of -lijsten voor groepen hebt die u regelmatig naar e-mails stuurt, voegt u alleen mensen aan die lijst toe als ze u daarvoor toestemming hebben gegeven.
Beleefd vragen om op te nemen lijsten waar je je niet voor hebt aangemeld
En als je ooit bent toegevoegd aan een lijst waarvoor je je niet hebt aangemeld, wees dan niet bang om contact op te nemen met de afzender en vraag beleefd om te worden afgenomen.
Geef mensen genoeg tijd om te reageren voordat ze herinneringen verzenden
Als je een e-mail hebt verzonden en geen antwoord hebt gekregen, kun je een snelle herinnering sturen. Zorg ervoor dat je de persoon een dag of twee hebt gegeven om te reageren, afhankelijk van hoe lang het normaal gesproken duurt om dat te doen.
Controleer je spam folder
Het is ook een goed idee om uw map met ongewenste e-mails of spam te controleren voordat u herinnerings-e-mails naar mensen stuurt, voor het geval ze de e-mail al hebben verzonden.
Gebruik Afwezigheid Berichten wanneer u op vakantie bent
Wanneer u langer dan een dag of twee op vakantie of niet op kantoor bent, stelt u een bericht in voor automatisch beantwoorden of afwezigheid, zodat mensen snel een reactie krijgen wanneer zij u een e-mail sturen.
Laat mensen weten wanneer je antwoordt
Vermeld in dat bericht de datum waarop u weer op kantoor bent en wanneer u verwacht e-mails te kunnen retourneren, zodat zij weten wanneer zij een antwoord kunnen verwachten.
Geef ze een ander contact voor dringende zaken
En voor het geval dat bepaalde vragen bijzonder dringend zijn, neem dan een ander contact op in uw bedrijf waarmee zij contact kunnen opnemen.
Voeg het laatste e-mailadres toe
Als u een geheel nieuwe e-mail opstelt, begin dan met het onderwerp en de inhoud voordat u het e-mailadres van de ontvanger toevoegt. Dit voorkomt dat u het per ongeluk te vroeg verzendt.
Controleer de ontvanger nogmaals
Je wilt ook zeker weten dat je het naar de juiste persoon stuurt. Dus controleer altijd dat voordat u verzendt.
Controleer de spelling van de naam drievoudig
En ga terug en controleer nog een keer dat je de naam van de persoon correct in je e-mail hebt gespeld. Je kunt in dit geval niet voorzichtig zijn.
Zorg ervoor dat uw naam correct wordt weergegeven
Zorg er ook voor dat uw eigen naam correct wordt weergegeven in uw handtekening en in het veld van de afzender.
Snel verwijderen indien nodig
Sommige e-mailclients zoals Gmail hebben een functie waarmee u verzonden e-mails kunt verwijderen als u dit meteen doet. Dus als u bent vergeten om iets te controleren, verwijdert u de e-mail snel voordat deze daadwerkelijk bij de ontvanger terechtkomt.
E-mail foto via Shutterstock
Meer in: Populaire artikelen 9 Reacties ▼
