U kunt verbazingwekkende dingen doen in het bedrijfsleven als u over de juiste tools beschikt, zowel technologisch als sociaal. Dit geldt met name voor het beheren van bedrijfsprojecten.
Met een aantal geweldige tools in je arsenaal, zoals de tools die volgen, zou je in staat moeten zijn om al je projectmanagementbehoeften aan te pakken.
Heb je alle zeven hiervan?
Project Management Software
Dankzij moderne technologie is projectbeheersoftware gemakkelijker in gebruik dan ooit. Met de beste programma's kunt u al uw bijdragers op dezelfde pagina houden, met interactieve tijdlijnen, gegevensregistratie, tijdstempels, uitgaven voor elke taak, verzameling van inhoud en delegatiemogelijkheden.
$config[code] not foundVolgens Tom Treanor, Director of Marketing bij Wrike, een softwarebedrijf voor projectmanagement: "U hebt een projectbeheeroptie nodig waarmee u eenvoudig taken kunt maken, teamleden kunt betrekken via eenvoudige tagging en die integreert met platforms voor het delen van e-mail en bestanden. Het gebruik van geweldige projectbeheersoftware is een van de sleutels tot het succesvol bereiken van uw bedrijfsdoelen. "
Deelbare platforms
Elk project heeft toegang nodig tot functies voor het delen van bestanden om relevante leden van het team altijd op de hoogte te houden. Dit geeft toegang tot bestanden van de projectmanager aan de teamleden en helpt projectproblemen en inefficiënt tijdbeheer te minimaliseren.
De beste deelprogramma's hebben de volgende kwaliteiten:
- Online en overal toegankelijk met een internetverbinding
- Eenvoudige bewerkingsfuncties
- De mogelijkheid om het project aan de taak te hechten
- Capaciteiten delen tussen medewerkers
- Beveiligingsfuncties die uw werk beschermen en een back-up maken
- Integratie met uw projectbeheersoftware
Een van de meest gebruikte deelplatforms zijn Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive en Communifire.
Project analyse
Om uw taken zo soepel mogelijk te laten verlopen, hebt u een projectanalysetool nodig die gegevens verzamelt van projectbeheersoftware. Dergelijke gegevens zullen uw efficiëntie en verwerking verbeteren.
Voor de beste projectbeheeropties wordt analyse rechtstreeks in de software geprogrammeerd, maar u kunt ook afzonderlijke alternatieven vinden die de gegevens voor u verzamelen. Het resulterende rapport toont u de tijd en het geld besteed aan elk project, het aantal betrokken personen, de hoeveelheid communicatie die nodig is en alle andere informatie die u moet weten om processen te stroomlijnen en uw bedrijfsresultaten te verbeteren.
Communicatienormen
Voordat u een project met eventuele bijdragers start, moet u uw communicatienormen definiëren. De meeste bedrijven gebruiken e-mail voor alle communicatie, maar dat werkt niet voor elk bedrijf en voor elk project.
Laat uw bijdragers weten wat de juiste kanalen zijn om doorheen te gaan wanneer ze een vraag moeten stellen, deelnemen aan teamvergaderingen, creatieve ideeën bespreken en communiceren met teamgenoten.
U wilt bijvoorbeeld misschien dat alle eenvoudige vragen en teaminteracties plaatsvinden in de commentaarfunctie van uw projectmanagementsoftware; en alle teamvergaderingen kunnen plaatsvinden via een groepsvideochat, zoals Google Hangout.
Door deze standaarden in het begin te definiëren, verkort u verspilde tijd en miscommunicatie en kunt u efficiënter werk leveren.
templates
De meeste van uw projecten zullen waarschijnlijk onder dezelfde categorieën vallen. Als u zich bijvoorbeeld specialiseert in SEO, werkt u naar alle waarschijnlijkheid met PPC-campagnes, sociale signalen en website-inhoud.
Om projecten soepeler te laten verlopen, kunt u sjablonen voor elk van deze categorieën ontwikkelen. Het kan in het begin wat extra tijd vergen, maar het zal de moeite waard zijn als de verschillende facetten van elk project efficiënter verlopen en het werk van je teamleden minder revisie kost.
Gedelegeerde verantwoordelijkheid
Een gemeenschappelijke vloek van projectmanagers is de wens om alles zelf te doen omdat je denkt dat je het goed zult kunnen doen. Meestal is het gewoon niet mogelijk om alles zelf te doen en te veel te doen zal alleen resulteren in werk van slechte kwaliteit terwijl je race om alles op tijd af te ronden.
Een goed verdeeld project tussen elk van zijn teamleden is een project dat meer kans van slagen heeft. Vergeet niet dat het delegeren van een taak betekent dat u de andere teamleden vertrouwt om het werk correct uit te voeren en dat u dat vertrouwen moet tonen door slechts af en toe in te checken en niet elk onderdeel van de taak micromanaging.
Het delegeren van verantwoordelijkheden en het vervolgens vertrouwen op uw teamleden om de taak te voltooien, zal niet alleen uw werklast verlichten, maar ook de prestaties van medewerkers in de loop van de tijd verbeteren.
Gedefinieerd leiderschap
Het succes van de meeste projecten hangt af van een bepaalde leider die over de eigenschappen van een professional beschikt. Als je geen duidelijke leider hebt, zal dit verwarring veroorzaken en het proces vertragen terwijl je teamleden het uitvechten tijdens de besluitvorming omdat niemand is aangewezen om de uiteindelijke beslissingen te nemen.
Een solide leider kan de beste ideeën van uw teamleden in de praktijk brengen en het laatste woord brengen over projectbeslissingen. De teamleider zou ook:
- Verdediger voor de visie,
- Communiceer goed,
- Communiceer openlijk en eerlijk met alle medewerkers,
- Enthousiasme uitstralen over het project,
- Delegeren zonder micromanaging,
- Vertrouwen en sterke besluitvormingsvaardigheden vertonen,
- Weet hoe problemen op te lossen terwijl ze aan de oppervlakte komen,
- Feedback geven en prijzen wanneer verdiend,
- Luister naar de input van anderen en moedig creativiteit en ideeën aan.
Een bekwaam leider is een van de belangrijkste tools in uw projectmanagementgordel. Met een gedefinieerde leider die bereid is om met al uw medewerkers samen te werken, is succesvol projectbeheer niet alleen mogelijk … het is waarschijnlijk.
Projectmanager Foto via Shutterstock
7 Opmerkingen ▼
