Telefoongesprekken zijn een essentieel communicatiemiddel voor een medisch kantoor.Om deze reden hebben veel artsen hun telefoon 24 uur per dag, zeven dagen per week beantwoord door buiten de kantooruren een antwoordapparaat te gebruiken. Efficiënte en effectieve telefoontjesprocedures zullen de behoeften van de patiënten en het personeel op professionele wijze dienen.
Inkomende oproepen verwerken
Weet welke informatie van patiënten nodig is. Let tijdens het beantwoorden van de telefoon op de beller. Spreek duidelijk en langzaam. Notities noteren terwijl u converseert. Laat de beller zijn naam noemen. Beleef de beller tijdens het gesprek op naam. Veel oproepen zijn patiënten die afspraken moeten maken, maar voor sommige zijn medische adviezen van een verpleegkundige of arts vereist. Als een callback nodig is, noteer dan de naam en het telefoonnummer van de persoon. Vraag hem om zijn naam te spellen. Als zijn gegevens toegankelijk zijn om te reageren op zijn verzoek, vraag dan om identificerende informatie, zoals de geboortedatum. Dit zorgt ervoor dat de juiste gegevens worden geraadpleegd, aangezien de naam van de patiënt en de geboortedatum moeten overeenkomen. Maak duidelijke, korte opmerkingen over de aard van de oproep. Noteer het tijdstip, de datum en uw initialen. Geef de patiënt een indicatie wanneer hij een terugroep kan verwachten. Glimlach terwijl je spreekt. Lachende effecten hoe je klinkt. Vraag voordat u het gesprek beëindigt of u alle vragen van de beller hebt beantwoord.
Verzoeken om afhandeling van receptrevisies afhandelen
Wanneer een patiënt een voorschriftbijvulling aanvraagt, hebt u de volgende informatie nodig: patiëntnaam en telefoonnummer, naam van medicatie, tijdsduur dat de patiënt het heeft ingenomen, symptomen, naam van de apotheek en telefoonnummer van de apotheek. Informeer de patiënt of u terugbelt om te bevestigen dat de hervulling is besteld.
Video van de dag
Gebracht door jou, geboren door SaplingPatiëntenverzoeken behandelen om met een arts te spreken
Uw arts zal bepalen wat een noodsituatie is en zijn onmiddellijke aanwezigheid aan de telefoon vereist. In het algemeen nemen artsen geen telefoontjes op behalve van andere artsen en familieleden. Alle andere oproepen behalve noodoproepen worden op hun gemak geretourneerd in de loop van de dag of aan het einde van de dag. Verzeker de patiënt dat de arts zal terugbellen en geef een geschatte tijd van de dag als dat mogelijk is.
Overige essentiële functies van Office Phone
Drink, eet of kauwgom niet tijdens het beantwoorden van de telefoon. Beantwoord de telefoon bij de derde ring. Gebruik geen straattaal of onprofessionele woorden en zinnen. Vraag altijd voordat u een beller in de wacht zet. Kom binnen 30 seconden terug met de beller. Vraag indien nodig of u de patiënt binnen een paar minuten kunt terugbellen. Plaats niet meerdere gesprekken in de wacht. Onthoud altijd dat je in een professionele omgeving bent.
Een grote pediatrische praktijk beantwoordde routinematig de telefoon door zijn bedrijfsnaam op te geven en te zeggen: "Please hold," voordat de beller een woord kon uitbrengen. Deze onprofessionele manier was provocerend. Het stopte toen een van de artsen in de praktijk belde en dezelfde behandeling kreeg als de ouders van de patiënten. Hij herzag onmiddellijk hun telefoonantwoordprotocol.
