Stel je voor dat je gedwongen bent om door archiefkasten te graven op zoek naar een oude map met een belangrijk stuk document dat je nodig hebt om een klantenonderzoek op te lossen.
Welnu, het vinden van dergelijke informatie in een ingediend papieren document kan belastend, frustrerend en zonder twijfel vertragen. Wanneer u echter uw oude documenten scant en deze opslaat in een elektronische database, kan het documentbeheer veel eenvoudiger en efficiënter voor uw bedrijf worden.
$config[code] not foundWat is documentscannen?
Documentscannen, ook wel document imaging genoemd, wordt eenvoudigweg gedefinieerd als het proces waarbij een digitaal beeld van een papieren document (of een microfilm) wordt vastgelegd.
"Op deze manier worden uw papieren documenten geconverteerd naar elektronisch doorzoekbare afbeeldingen, wat uw bedrijfsproces enorm kan helpen", aldus Neil McKeever, een document imaging-specialist bij de Britse documentbeheer- en scanningservice Kefron, aan Small Business Trends.
Het hele proces van het converteren van fysieke documenten naar digitaal formaat omvat ook het scannen en vastleggen van het beeld met behulp van Optical Character Recognition (OCR) -software. OCR herkent de digitale afbeeldingen op intelligente wijze en verandert ze in tekstdocumenten om zoeken naar sleutelwoorden binnen een document mogelijk te maken.
"Wanneer het document correct wordt gescand, kan dit de manier waarop uw bedrijf werkt ten goede veranderen en u zowel tijd als geld besparen", voegde McKeever eraan toe.
Zakelijke voordelen van het scannen van documenten
Volgens McKeever, wiens taak het is om kleine en zakelijke klanten te helpen hun informatiebeheersysteem op de meest effectieve en tijdige manier te implementeren en te onderhouden, zijn er een aantal redenen waarom het scannen van documenten (of beeldvorming) waardevol kan zijn voor uw bedrijf.
Hij legt zes belangrijke voordelen van het scannen van documenten voor bedrijven uit:
1. Scannen van documenten bespaart u tijd en geld
Met gemakkelijke toegang tot al uw bestanden en documenten met één druk op de knop, hoeft u of uw personeel geen tijd te verspillen aan het doorzoeken van kaders en bestanden in een poging het document te vinden dat u nodig hebt. U hoeft geen personeel te betalen voor een taak die uren zou kunnen duren en binnen enkele seconden voltooid zou moeten zijn.
2. Scannen van documenten Verbetert uw klantenservice
Met document imaging kunt u elk deel van een bestand digitaliseren en indexeren met een reeks metadata. Dat betekent dat als u een specifiek stuk informatie nodig hebt, zoals een factuurnummer, u het meteen kunt vinden. Dit is vooral handig als u zo snel mogelijk aan de behoeften van uw klanten wilt voldoen.
3. Scannen van documenten Vermindert opslagruimte
Door al uw fysieke documenten naar digitale bestanden om te zetten, hoeft u ze niet langer op te slaan waar ze zich in de buurt bevinden. Ze kunnen in een doos worden gestopt en naar beveiligde, speciale sites worden verzonden, zodat u meer ruimte op uw kantoor krijgt voor belangrijkere zaken en de kosten voor opslag van papieren bestanden worden verlaagd.
4. Document scannen verbetert de beveiliging
Omdat u deze papieren bestanden ter plaatse niet nodig hebt, kunt u ze bewaren in speciale opslagfaciliteiten met uitstekende beveiligingsprotocollen. U hoeft zich ook geen zorgen te maken over de beveiliging op uw kantoor, omdat alle digitale bestanden en back-ups op afstand kunnen worden opgeslagen op zeer veilige servers.
5. Document scannen Hiermee kunt u delen en samenwerken
Een ander groot voordeel van digitale bestanden op papieren is het delen van documenten. Meerdere collega's hebben toegang tot hetzelfde document wanneer dat nodig is, waardoor er opnieuw verspilde tijd verloren gaat, waarbij papieren bestanden van de ene naar de andere afdeling moeten worden doorgestuurd.
6. Scannen van documenten helpt u te voldoen aan de nalevingsvoorschriften
Ten slotte vindt u mogelijk dat complianceprocedures in uw branche vereisen dat u sommige documenten zowel digitaal als fysiek bewaart. Als u nu een veilige en efficiënte oplossing voor documentafbeeldingen plaatst, kunt u tijd en moeite besparen.
Foto scannen via Shutterstock
3 Reacties ▼
