In de positie van een receptionist is een persoon verantwoordelijk voor het soepel en efficiënt runnen van de receptie terwijl hij het bedrijf vertegenwoordigt. Immers, de eerste persoon die je ziet als je een bedrijf binnenstapt, is meestal de receptioniste. Omdat het een effectieve receptioniste is, moet een persoon een sterke kennis hebben van administratieve en administratieve vaardigheden en interpersoonlijke communicatie.
Ken je weg op een computer. Om een goede receptie te runnen, moet een persoon de mogelijkheid hebben om goed door een computer te navigeren. Veel van het zijn van een receptioniste omvat het beantwoorden van e-mails, het afdrukken van wekelijkse agenda's en het verspreiden van berichten aan personeelsleden. Sommige programma's die nuttig zijn voor receptionisten om te weten zijn Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks en Access. Snel en nauwkeurig typen is ook een pluspunt.
$config[code] not foundPak problemen recht aan. Een groot deel van het zijn van een effectieve receptioniste is weten hoe problemen efficiënt en tijdig kunnen worden aangepakt. Snelle kritieke denkvaardigheden zijn een must-have, of je nu een papierstoring in de printer moet verwerken of je baas laat op een kritieke vergadering in een andere stad moet zijn.
Communiceer effectief met anderen. De werkende receptie is een ideale positie voor mensen met vriendelijke, heldere persoonlijkheden en sterke interpersoonlijke vaardigheden. De baan is zeker niet voor de asociaal. Om een receptioniste te zijn, moet je duidelijk en beknopt kunnen communiceren met andere mensen. Het is ook van vitaal belang om altijd een gecomponeerde, ontspannen en professionele houding aan te nemen, ongeacht hoe hectisch of overweldigd je bent.
Gebruik de telefoon als een professional. Bij de receptie moet de telefoon je beste vriend zijn. Receptionisten spenderen een groot deel van de dag aan de telefoon, of ze nu berichten voor de baas afleggen, bellers naar individuele lijnen van stafleden leiden of conferentiegesprekken opzetten. Om de telefoon correct te laten werken, moet een receptionist altijd op een beleefde toon spreken, eten vermijden tijdens het praten, zich onthouden van het gebruik van gebrekkige taal en oprechte bezorgdheid tonen bij het helpen van de persoon aan de andere kant van de lijn.
Toon een scherp gevoel van organisatie. Organisatorische vaardigheden zijn essentieel voor het goed functioneren van de receptie. Als receptioniste draait alles om multi-tasking.Soms bent u misschien verantwoordelijk voor het behandelen van een tiental dingen tegelijk, van iemand in de wacht houden tot spreken met iemand die wacht op een afspraak om faxen te verzenden en facturen te typen. De positie kan chaotisch zijn, maar een ervaren receptioniste moet het vermogen hebben om het gemakkelijk aan te kunnen.
Tip
Wees flexibel en meegaand. Om als receptionist te schitteren, moet je de bereidheid hebben om nieuwe rollen op te nemen en verder gaan dan dat, ook al maakt het geen deel uit van je functieomschrijving. Als de stagiaire op pad is voor de dag en er een grote vergadering komt, aarzel dan niet om een korte koffierun uit te voeren voor de kantoormedewerkers.
